Urenregistratie template en voorbeeld
Uren bijhouden die je kunt onderbouwen richting je opdrachtgever en de Belastingdienst. Bekijk het voorbeeld en download een template.
Gratis te downloaden. Geen account en geen e-mailadres nodig.
Urenregistratie doe je om twee redenen: je opdrachtgever moet kunnen zien waar zijn geld heen gaat, en als zelfstandige heb je je uren nodig voor het urencriterium. Beide vragen om hetzelfde: uren per dag, per opdracht, met een omschrijving van wat je gedaan hebt.
Voorbeeld urenstaat
Voorbeeld urenstaat
Urenregistratie
Van
M. Hendriks, zelfstandig timmerman
Ambachtsweg 5
5709 AB Helmond
KvK: 74125896
BTW: NL862345678B01
Aan
Bouwbedrijf De Groot BV
Ambachtstraat 3
5708 JK Helmond
- number
- UR-2026-W28
- date
- Week 28, 2026
- project
- Nieuwbouw Beeklaan fase 2
| Omschrijving | Aantal | Prijs | BTW | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Ma 6 juli, 07:30-16:00, kozijnen stellen begane grond | 8 uur | € 0,00 | 21% | € 0,00 |
| Di 7 juli, 07:30-16:00, kozijnen stellen verdieping | 8 uur | € 0,00 | 21% | € 0,00 |
| Wo 8 juli, 07:30-12:00, binnendeurkozijnen | 4,5 uur | € 0,00 | 21% | € 0,00 |
| Reistijd week 28 | 3 uur | € 0,00 | 21% | € 0,00 |
- Subtotaal
- € 0,00
- BTW 21%
- € 0,00
- Totaal
- € 0,00
Uren per dag geregistreerd met omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden. Akkoord opdrachtgever: ......................
Wat houd je bij in je urenregistratie?
Een urenstaat die standhoudt bij discussie of controle bevat per regel:
Datum
Per dag, niet per week samengevat.
Opdrachtgever of project
Zodat uren toewijsbaar zijn.
Begin- en eindtijd
Of het aantal uren, maar tijden zijn sterker bewijs.
Omschrijving van het werk
Kort maar specifiek, per dag.
Soort uren
Werkuren, reistijd of overuren apart.
Uurtarief
Als de uren doorbelast worden.
Factureerbaar of niet
Zodat je ziet hoeveel van je tijd daadwerkelijk omzet oplevert.
Voor het urencriterium tellen ook indirecte uren mee, zoals administratie, acquisitie en scholing. Houd die dus ook bij.
Situaties die vaak voorkomen
Urencriterium voor zelfstandigenaftrek
Om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek moet je voldoen aan het urencriterium: een minimum aantal uren per jaar dat je aan je onderneming besteedt. Daarbij tellen niet alleen declarabele uren mee, maar ook administratie, acquisitie, scholing en reistijd. Een registratie die alleen je factureerbare uren bevat, is daarvoor dus onvoldoende. Raadpleeg de actuele voorwaarden en het geldende urenaantal bij de Belastingdienst.
Uren in Excel of in een app
Excel werkt prima als je voor één opdrachtgever werkt en je uren zelf bijhoudt. Zodra er meerdere projecten, meerdere tarieven of meerdere mensen bij komen, wordt het foutgevoelig: formules breken, uren worden achteraf ingevuld en de koppeling met je facturatie ontbreekt. Een app die op locatie in- en uitklokt, legt de tijd vast op het moment zelf, en dat is precies wat een urenstaat geloofwaardig maakt.
Veelgemaakte fouten
- Uren achteraf invullen op basis van je geheugen; dat houdt geen stand bij discussie.
- Alleen declarabele uren bijhouden, waardoor je voor het urencriterium te weinig kunt aantonen.
- Reistijd niet apart registreren.
- Geen omschrijving per dag, waardoor je opdrachtgever niet kan zien waar de uren heen zijn gegaan.
Doe je dit vaker dan incidenteel? Dan is een template al snel te omslachtig.
Urenregistratie in de appVeelgestelde vragen over de urenregistratie
Hoe houd ik mijn uren bij als ZZP'er?▾
Registreer per dag per opdracht je begin- en eindtijd met een korte omschrijving van het werk. Houd daarnaast je indirecte uren bij, zoals administratie, acquisitie en scholing, want die tellen mee voor het urencriterium maar zijn niet factureerbaar.
Waarom is urenregistratie belangrijk voor de Belastingdienst?▾
Voor de zelfstandigenaftrek moet je voldoen aan het urencriterium. Je moet aannemelijk kunnen maken dat je het vereiste aantal uren aan je onderneming hebt besteed, en een bijgehouden urenregistratie is daarvoor het meest gebruikte bewijs.
Tellen reisuren mee voor het urencriterium?▾
Reistijd die je maakt voor je onderneming telt in beginsel mee als aan de onderneming besteed. Registreer ze wel apart van je declarabele uren, want dat is ook voor je opdrachtgever relevant.
Is urenregistratie in Excel voldoende?▾
Voor eenvoudige situaties wel, mits je hem consequent en tijdig bijhoudt. Zodra je meerdere projecten, tarieven of medewerkers hebt, wordt Excel foutgevoelig en ontbreekt de koppeling met je facturatie.