Hoe maak je een factuur? Stap-voor-stap handleiding
Een factuur maken is niet ingewikkeld, maar er zijn wel wettelijke eisen waar je aan moet voldoen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een correcte factuur maakt — en hoe je het kunt automatiseren.
De 14 verplichte velden op een factuur
Volgens artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 en de uitwerking door de Belastingdienst moet elke factuur in Nederland minimaal veertien gegevens bevatten. Het niet naleven van deze vereisten kan leiden tot boetes en tot het weigeren van BTW-aftrek door je klant. Als ondernemer is het dus essentieel dat je facturen aan alle eisen voldoen.
De eerste groep gegevens betreft jouw eigen bedrijf: je volledige naam of handelsnaam, je vestigingsadres, je KvK-nummer en je BTW-identificatienummer (btw-id). Sinds 2020 hebben alle ondernemers in Nederland een nieuw btw-id dat begint met NL en eindigt op B01, B02 of hoger. Dit nummer moet op elke factuur staan.
De tweede groep betreft je klant: de naam of handelsnaam van de afnemer en het adres. Bij zakelijke klanten in de EU moet je ook het BTW-identificatienummer van de afnemer vermelden, met name als je BTW verlegt. Controleer dit nummer altijd via het VIES-systeem van de Europese Commissie.
De derde groep betreft de factuur zelf: een uniek, opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, de hoeveelheid, de prijs per eenheid exclusief BTW, eventuele kortingen, het toegepaste BTW-tarief, het BTW-bedrag, en het totaalbedrag inclusief BTW. Daarnaast vermeld je de datum van levering als die afwijkt van de factuurdatum.
Stap-voor-stap een factuur maken
Stap een is het kiezen van je facturatiemethode. Je hebt drie opties: handmatig in Word of Excel, via een online facturatietool, of via een geïntegreerd boekhoudprogramma. Word en Excel zijn gratis maar foutgevoelig: je moet zelf de BTW berekenen, factuurnummers bijhouden en het ontwerp maken. Facturatietools als FreshBooks of Moneybird automatiseren dit, maar staan los van je boekhouding. Een geïntegreerd platform als JustRunBiz combineert facturatie met boekhouding, CRM en meer.
Stap twee is het invullen van je eigen bedrijfsgegevens. In de meeste software stel je dit eenmalig in: je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id en bankgegevens. Vanaf dat moment verschijnen deze gegevens automatisch op elke factuur die je maakt. Controleer bij het instellen of alles correct is, want een fout in je BTW-nummer kan leiden tot problemen bij je klant.
Stap drie is het selecteren of aanmaken van de klant. Voer de naam, het adres en eventueel het BTW-nummer van je klant in. Bij een terugkerende klant selecteer je het bestaande klantprofiel, zodat je niet elke keer dezelfde gegevens hoeft in te typen. Controleer of het adres en BTW-nummer actueel zijn, vooral bij zakelijke klanten.
Stap vier is het toevoegen van factuurregels. Beschrijf per regel wat je hebt geleverd, de hoeveelheid, de prijs per eenheid en het BTW-tarief. Wees specifiek: schrijf niet "werkzaamheden" maar "ontwerp website homepage, 8 uur x 85 euro". Hoe duidelijker de omschrijving, hoe minder discussie achteraf. Voeg het juiste BTW-tarief toe per regel (21%, 9% of 0%). De software berekent automatisch de BTW en het totaal.
Factuurontwerp: tips voor een professionele uitstraling
Een professioneel ogende factuur wordt serieuzer genomen en sneller betaald. Uit onderzoek van FreshBooks blijkt dat facturen met een professioneel ontwerp gemiddeld 5 dagen sneller worden betaald dan facturen die er amateuristisch uitzien. Investeer dus even in het ontwerp van je factuurtemplate.
Plaats je logo linksboven of midden bovenaan. Gebruik je huisstijlkleuren voor accenten, maar overdrijf niet: een factuur moet overzichtelijk en leesbaar zijn. Kies een schreefloos lettertype (zoals Arial, Helvetica of Open Sans) in een leesbare grootte (10 tot 12 punt). Zorg voor voldoende witruimte tussen de elementen.
De structuur van je factuur moet logisch zijn. Bovenaan je eigen gegevens en het klantadres. Daaronder het factuurnummer, de factuurdatum en eventueel het projectnummer of de referentie. Dan de factuurregels in een overzichtelijke tabel met kolommen voor omschrijving, aantal, prijs, BTW en bedrag. Onderaan de subtotaal, BTW-specificatie en het totaalbedrag, duidelijk zichtbaar en vetgedrukt.
Vergeet de footer niet. Hier vermeld je je betalingsgegevens (IBAN, tenaamstelling), de betalingstermijn en eventuele betaallink. Je kunt hier ook je algemene voorwaarden vermelden of ernaar verwijzen. Een professionele afsluiting zoals "Hartelijk dank voor uw vertrouwen" voegt een persoonlijk tintje toe.
Digitale factuur vs. papieren factuur
In Nederland is er geen wettelijke verplichting om facturen digitaal of op papier te versturen. Beide zijn rechtsgeldig. In de praktijk versturen de meeste ondernemers hun facturen digitaal per e-mail, als PDF-bijlage. Dit is sneller, goedkoper en makkelijker te archiveren dan papieren facturen.
Een digitale factuur (e-factuur) in PDF-formaat is het meest gangbaar. Je maakt de factuur in je software, exporteert naar PDF en stuurt per e-mail. De klant ontvangt de factuur binnen seconden, in plaats van de twee tot vijf werkdagen die een papieren factuur via de post kost. Bovendien bespaar je op papier, inkt, enveloppen en postzegels.
Steeds meer bedrijven stappen over op UBL-facturen (Universal Business Language). Dit is een gestandaardiseerd XML-formaat waarmee facturen automatisch verwerkt kunnen worden door het boekhoudprogramma van je klant. De Nederlandse overheid en veel grote bedrijven vereisen inmiddels UBL-facturen. JustRunBiz kan facturen exporteren als UBL, zodat je voldoet aan deze eis.
Bewaarplicht is een belangrijk aandachtspunt. Volgens de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) moet je facturen zeven jaar bewaren. Voor onroerend goed-gerelateerde facturen geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar. Digitale facturen mag je digitaal bewaren, mits ze niet meer gewijzigd kunnen worden (integriteit) en leesbaar blijven gedurende de bewaartermijn.
Betaalmethoden: iDEAL, betaallinks en meer
Hoe makkelijker je het maakt om te betalen, hoe sneller je je geld ontvangt. In Nederland is iDEAL verreweg de populairste online betaalmethode, met meer dan 1,2 miljard transacties per jaar. Door een iDEAL-betaallink op je factuur te zetten, kan je klant met een klik betalen vanuit zijn eigen bankomgeving. Uit onderzoek blijkt dat facturen met een betaallink twee keer sneller worden betaald.
Een betaallink genereer je via een payment service provider (PSP) zoals Mollie, Stripe of Adyen. De meeste facturatiesoftware heeft een ingebouwde koppeling met deze diensten. Bij JustRunBiz kun je een Mollie- of Stripe-account koppelen, waarna elke factuur automatisch een betaallink bevat. De klant klikt op de link, betaalt via iDEAL, creditcard of een andere methode, en de betaling wordt automatisch gematcht met de factuur.
Automatische incasso (SEPA Direct Debit) is een andere optie, vooral voor terugkerende betalingen. Je klant geeft een machtiging af waarmee je periodiek bedragen van zijn rekening kunt afschrijven. Dit is ideaal voor abonnementen en vaste maandelijkse bedragen. Het nadeel is dat de klant de incasso tot acht weken na afschrijving kan storneren.
Voor internationale klanten bied je creditcard, PayPal of bankoverschrijving aan. Vermeld bij bankoverschrijving altijd je IBAN, de tenaamstelling en bij internationale transacties je BIC/SWIFT-code. Zorg dat het factuurnummer als betalingskenmerk wordt gebruikt, zodat je de betaling makkelijk kunt matchen met de factuur.
Factuurnummering: regels en best practices
De Belastingdienst vereist dat je een doorlopende, opeenvolgende factuurnummering hanteert. Dat betekent dat elk factuurnummer uniek moet zijn en dat er geen gaten in de nummering mogen zitten. Als je factuur 2026-042 hebt verstuurd, moet de volgende 2026-043 zijn. Een gat (bijvoorbeeld van 042 naar 044) kan bij een controle vragen oproepen.
De meest gebruikte formaten zijn: jaarnummer met volgnummer (2026-001), een prefix met volgnummer (F2026-001) of simpelweg een oplopend nummer (1001, 1002, 1003). Welk format je kiest maakt niet uit, zolang de nummering maar uniek en opeenvolgend is. Het is verstandig om het jaartal in het factuurnummer op te nemen, zodat je facturen makkelijk kunt sorteren.
Begin elk boekjaar niet opnieuw bij 001 als je hetzelfde nummeringsformaat zonder jaartal gebruikt. Dan heb je immers twee facturen met hetzelfde nummer (bijv. 001 uit 2025 en 001 uit 2026). Met het format JJJJ-NNN voorkom je dit probleem, omdat het jaartal onderdeel is van het nummer.
Facturatiesoftware beheert de nummering automatisch voor je. Je stelt eenmalig het format en het startnummer in, en de software kent bij elke nieuwe factuur automatisch het volgende nummer toe. Dit voorkomt dubbele nummers en gaten in de reeks. Als je een factuur annuleert (creditnota), blijft het oorspronkelijke nummer in de reeks staan en maak je een aparte creditnota met een eigen nummer.
Creditnota's: wanneer en hoe
Een creditnota (ook wel creditfactuur) is het tegenhanger van een factuur. Je stuurt een creditnota wanneer je een eerder gefactureerd bedrag geheel of gedeeltelijk moet terugdraaien. Veelvoorkomende redenen zijn: een fout in de factuur, een retourzending, een achteraf gegeven korting, of het annuleren van een order.
Een creditnota heeft dezelfde wettelijke vereisten als een factuur, plus een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (het factuurnummer). De bedragen op een creditnota zijn negatief: ze verminderen de omzet en de af te dragen BTW. Je creditnota krijgt een eigen uniek nummer in een aparte of dezelfde reeks als je facturen.
Let op de BTW-consequenties. Een creditnota verlaagt je BTW-afdracht in het kwartaal waarin je de creditnota uitreikt. Als de oorspronkelijke factuur in Q1 was en de creditnota in Q2, verwerk je de correctie in de BTW-aangifte van Q2. De Belastingdienst verwacht dat je creditnota's op dezelfde manier administreert als facturen.
In je boekhoudprogramma maak je een creditnota aan door de oorspronkelijke factuur te selecteren en te kiezen voor "crediteren". De software maakt dan automatisch een creditnota aan met de juiste bedragen, BTW en verwijzing. Bij JustRunBiz kun je kiezen of je het volledige bedrag crediteert of slechts een deel.
Internationale facturen: waar moet je op letten?
Bij het factureren aan buitenlandse klanten gelden aanvullende regels. Het belangrijkste is het BTW-tarief. Bij zakelijke klanten (B2B) in de EU factureer je zonder BTW als je de BTW verlegt. Vermeld op de factuur: "BTW verlegd" (of in het Engels: "VAT reverse charged"), het BTW-nummer van de afnemer en de wettelijke grondslag (artikel 196 BTW-richtlijn).
Bij verkoop aan consumenten (B2C) in de EU reken je Nederlandse BTW, tenzij je boven de drempel van 10.000 euro aan afstandsverkopen zit. In dat geval moet je het BTW-tarief van het land van de consument rekenen. Via de One Stop Shop (OSS) regeling kun je dit centraal afhandelen bij de Nederlandse Belastingdienst.
Bij klanten buiten de EU (bijvoorbeeld het Verenigd Koninkrijk na Brexit, of de Verenigde Staten) factureer je met 0% BTW. Vermeld op de factuur de reden voor het nultarief: "export buiten EU" of "diensten verricht buiten de EU". Bewaar het bewijs van export (bijvoorbeeld het verzendbewijs of de douanedocumenten) bij je administratie.
Maak je factuur op in de taal die je klant begrijpt, of in het Engels. Vermeld bedragen in de afgesproken valuta. Als je in een andere valuta dan euro factureert, vermeld dan de wisselkoers en het eurobedrag voor je eigen BTW-administratie. De Belastingdienst accepteert de dagkoers van de Europese Centrale Bank.
Veelgemaakte fouten bij factureren (uitgebreid)
Fout nummer een: het BTW-nummer ontbreekt op de factuur. Dit is verplicht op elke factuur en je klant heeft het nodig om de BTW als voorbelasting af te trekken. Zonder jouw BTW-nummer kan de Belastingdienst de aftrek van je klant weigeren. Stel je BTW-nummer eenmalig in je software in zodat het automatisch op elke factuur verschijnt.
Fout nummer twee: te vage omschrijvingen. "Werkzaamheden maart" of "diverse diensten" zijn onvoldoende. De Belastingdienst vereist een duidelijke omschrijving van wat er is geleverd. Schrijf: "Webdesign en development landingspagina, 16 uur x 95 euro" of "Levering 200 stuks product X, artikelnummer 12345". Hoe specifieker, hoe beter.
Fout nummer drie: te laat factureren. Wettelijk moet je uiterlijk op de vijftiende dag van de maand volgend op de levering factureren. In de praktijk is het slim om direct na levering te factureren. Elke dag dat je wacht met factureren, is een dag extra wachten op betaling. Ondernemers die direct factureren, ontvangen hun geld gemiddeld tien dagen eerder.
Fout nummer vier: geen betalingstermijn vermelden. Als je geen betalingstermijn op je factuur zet, geldt de wettelijke termijn van 30 dagen (Wet betalingstermijnen). Je kunt een kortere termijn afspreken (bijvoorbeeld 14 dagen), maar niet langer dan 60 dagen bij grote bedrijven en overheidsinstanties. Vermeld de termijn duidelijk op je factuur, samen met de uiterste betaaldatum.
Facturatie automatiseren: tijd besparen
Handmatig facturen maken kost gemiddeld 15 tot 30 minuten per factuur als je alles meeneemt: gegevens opzoeken, bedragen berekenen, BTW controleren, PDF maken, e-mailen en archiveren. Bij tien facturen per maand is dat al drie tot vijf uur. Met facturatiesoftware breng je dit terug naar twee tot drie minuten per factuur.
De grootste tijdsbesparing zit in terugkerende facturen. Als je maandelijks dezelfde klanten factureert voor dezelfde diensten (abonnementen, retainers, onderhoud), kun je terugkerende facturen instellen. De software maakt elke maand automatisch de factuur aan en verstuurt deze per e-mail. Je hoeft niets te doen, tenzij het bedrag verandert.
Automatische betalingsherinneringen zijn een andere krachtige functie. Je stelt in dat drie dagen voor de vervaldatum een vriendelijke herinnering wordt gestuurd, op de vervaldatum een tweede herinnering, en zeven dagen erna een dringende herinnering. De software doet dit automatisch, zodat je niet zelf hoeft bij te houden welke facturen openstaan.
De ultieme automatisering is de koppeling tussen CRM, offertes en facturen. Je maakt een offerte in het CRM, de klant accepteert, en met een klik wordt de offerte omgezet in een factuur. De factuur wordt geboekt in de boekhouding, de BTW wordt berekend en het openstaande bedrag verschijnt in je debiteurenoverzicht. Bij JustRunBiz is deze volledige workflow beschikbaar in een systeem, zonder dat je tools hoeft te koppelen.
Samenvatting
Een correcte factuur bevat veertien verplichte gegevens volgens de Wet op de omzetbelasting: bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurnummer, omschrijving, bedragen, BTW-tarief en totaal. Met betaallinks (iDEAL) worden facturen twee keer sneller betaald. Automatiseer je facturatie om tijd te besparen en fouten te voorkomen. Denk ook aan creditnota's voor correcties en speciale regels bij internationale facturen.
Maak je eerste factuur in 30 seconden
JustRunBiz berekent BTW automatisch, houdt factuurnummers bij en stuurt herinneringen.
Gratis proberen