Boekhouding voor installateurs

Btw-verlegging bij onderaanneming: zo verwerk je het foutloos

Een groot deel van de installateurs werkt als onderaannemer voor een hoofd-aannemer of bouwbedrijf. In dat geval geldt btw-verlegging: jij factureert zonder btw, de opdrachtgever draagt de belasting zelf af aan de Belastingdienst. In de praktijk gaat het hier regelmatig mis. Stel dat je als cv- en klimaatinstallateur een warmtepompinstallatie uitvoert voor een erkend installatiebedrijf dat als hoofdaannemer optreedt. Op jouw factuur staat '0% btw – btw verlegd naar afnemer (art. 12 lid 5 Wet OB 1968)'. Als je in jouw boekhoudmodule de factuur toch op 21% aanmaakt, betaal je onterecht btw af of – erger – vraagt jouw klant een btw terug die nooit betaald is. Een goede boekhoudmodule biedt een aparte belastingcode voor verlegde btw, zodat de aangifte automatisch correct wordt gevuld in rubriek 4a.

Naast de aangifte speelt ook de projectadministratie een rol. Installatieopdrachten bestaan vaak uit meerdere fasen: ruwbouw, montage en oplevering. Per fase stel je een termijnfactuur op, waarbij de btw-behandeling per factuurmoment identiek moet zijn. Als halverwege het project de contractvorm wijzigt – van onderaanneming naar rechtstreekse oplevering aan de eindgebruiker – switch je van verlegd tarief naar 21% of zelfs 9% (voor arbeidskosten bij woningbouw ouder dan twee jaar). Jouw boekhoudmodule moet deze overgang ondersteunen zonder dat je handmatig moet herberekenen. Leg per project in de software vast welk btw-regime van toepassing is, en koppel dit aan het klant- en projectdossier.

De valkuil van gemengde projecten: materiaal én arbeid op één factuur

Installateurs leveren zowel materiaal als arbeid, en die combinatie creëert een fiscale grijze zone die bij controles bovenaan de lijst staat. Voor arbeid bij renovatie van woningen ouder dan twee jaar geldt het verlaagde btw-tarief van 9%, maar uitsluitend op de arbeidscomponent. Materialen blijven 21%. Als je een badkamerrenovatie factureert en de volledige factuur op 9% zet, maak je een fout die bij een controle kan leiden tot naheffingen plus heffingsrente. In 2025 bedroeg de heffingsrente voor de omzetbelasting 8% op jaarbasis, een fors bedrag als de naheffing over meerdere jaren loopt. Gebruik in jouw boekhoudmodule aparte factuurrijen met de juiste btw-tarieven en zorg dat de specificatie van arbeid en materiaal altijd zichtbaar is op de factuur zelf.

Een tweede valkuil is de verwerking van inkoopfacturen van groothandels zoals technische installatiematerialen. Die worden doorgaans inclusief 21% btw geleverd, ook als jij het werk uiteindelijk tegen 9% factureert. Dat betekent dat je te maken krijgt met een tijdelijk verschil in de btw-positie: je betaalt meer voorbelasting dan je ontvangt, en dat geeft recht op teruggaaf. Als je dit niet maandelijks bijhoudt in je boekhoudmodule, loop je liquiditeitsproblemen op. Stel een automatische btw-reconciliatie in per kwartaal of maand, afhankelijk van jouw aangifte-frequentie, zodat je altijd een actueel beeld hebt van de teruggaafpositie.

Financiële kengetallen voor installateurs in 2026

Voor installatiebedrijven in Nederland liggen de gemiddelde uurtarieven in 2026 voor een erkend installateur (niveau 3/4 VMBO-MBO) tussen de 58 en 75 euro exclusief btw, afhankelijk van specialisatie en regio. Monteurs met een F-gassen-certificaat of STEK-erkenning voor koudetechniek kunnen rekenen op tarieven tot 85 euro per uur. De CAO Metaal en Techniek 2025-2026 – die van toepassing is op de meeste installatiebedrijven – kent een loonsverhoging van 3,5% per 1 april 2025 en een aanvullende 1,75% per 1 oktober 2025. Dit heeft direct effect op jouw loonkostenberekening in de boekhoudmodule: controleer of de salarisverwerking de juiste schalen hanteert voor loonklassen A t/m J.

Naast lonen spelen branchespecifieke premies een grote rol. Via het Pensioenfonds Metaal en Techniek (PMT) draag je als werkgever in 2026 een totale pensioenpremie af van circa 21,5% van de pensioengrondslag, waarvan het werkgeversaandeel ongeveer 14,5% bedraagt. Daarbovenop kent de sector verplichte afdrachten aan het Sociaal Fonds Metaal en Techniek (SFMT) voor opleidings- en re-integratiedoeleinden: circa 0,6% van de loonsom. Als je een boekhoudmodule koppelt aan jouw salarisadministratie, zorg dan dat deze fondsbijdragen als separate grootboekrekeningen worden geboekt, zodat je bij een audit direct kunt aantonen dat de afdrachten kloppen.

Van werkbon naar betaalde factuur: de ideale workflow voor een installateur

Een efficiënte boekhoudworkflow begint op de werkplek, niet achter een bureau. Jouw monteur sluit de werkbon digitaal af op de tablet, inclusief gebruikte materialen en gewerkte uren. De boekhoudmodule importeert deze gegevens automatisch en maakt een conceptfactuur aan op basis van de vooraf ingestelde prijslijst en het toepasselijke btw-regime. Jij controleert de factuur, voegt eventueel een projectomschrijving of meerwerkregel toe, en verstuurt direct vanuit de module naar de opdrachtgever. De module bewaakt de betaaltermijn – in de bouw standaard 30 dagen op basis van de UAV 2012 – en stuurt bij overschrijding automatisch een aanmaning. Zo houd je de debiteurenportefeuille strak, wat in de installatiesector cruciaal is: gemiddeld heeft een installatiebedrijf 15 tot 22% van zijn jaaromzet uitstaan als openstaande debiteuren. Door de workflow te automatiseren van werkbon tot incasso, verklein je die positie structureel en verbeter je de cashflow zonder extra administratief personeel.