Kwitantie voorbeeld en template
Een kwitantie is je bewijs dat er contant betaald is. Bekijk het voorbeeld en download een template.
Gratis te downloaden. Geen account en geen e-mailadres nodig.
Een kwitantie is een ontvangstbewijs: de verklaring dat je een bedrag hebt ontvangen, meestal contant. Het is iets anders dan een factuur. Een factuur is het verzoek om te betalen, een kwitantie het bewijs dat er betaald is. Bij contante betalingen is een kwitantie belangrijk, omdat er geen bankafschrift is dat de betaling aantoont.
Voorbeeldkwitantie
Voorbeeldkwitantie
Kwitantie
Van
Fietsservice Van Loon
Dorpsstraat 41
5711 EM Someren
KvK: 65478213
BTW: NL857412369B01
Aan
P. de Vries
Kerkweg 12
5711 GH Someren
- number
- KW-2026-031
- date
- 15 juli 2026
- method
- Contant
| Omschrijving | Aantal | Prijs | BTW | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Reparatie versnellingsnaaf, incl. onderdelen (factuur 2026-0312) | 1 | € 0,00 | 21% | € 0,00 |
- Subtotaal
- € 0,00
- BTW 21%
- € 0,00
- Totaal
- € 0,00
Bovenstaand bedrag contant ontvangen op 15 juli 2026. Voor ontvangst: ......................
Wat hoort er op een kwitantie?
Er zijn geen wettelijk voorgeschreven velden, maar zonder deze gegevens is een kwitantie als bewijs weinig waard:
Datum van ontvangst
De dag waarop het geld daadwerkelijk is ontvangen.
Ontvangen bedrag
In cijfers en bij voorkeur ook voluit geschreven.
Naam van de betaler
Wie het bedrag heeft betaald.
Naam van de ontvanger
Wie het bedrag heeft ontvangen, met bedrijfsgegevens.
Waarvoor betaald is
Verwijs naar het factuurnummer of omschrijf de prestatie.
Wijze van betaling
Contant, pin of overboeking.
Handtekening van de ontvanger
Dit maakt het pas echt een bewijs.
Bewaar altijd een kopie voor je eigen administratie. Contante ontvangsten moeten net zo goed in je boekhouding als betalingen via de bank.
Situaties die vaak voorkomen
Kwitantie of factuur?
Als ondernemer heb je bijna altijd allebei nodig. De factuur is het document waarmee je betaling vraagt en dat je klant nodig heeft om de BTW terug te vragen. De kwitantie is het bewijs dat er betaald is. Bij een contante verkoop kun je beide combineren door op de factuur te vermelden dat het bedrag contant is voldaan, met datum en handtekening.
Contante betalingen en je administratie
Contante ontvangsten horen net zo goed in je administratie als bankbetalingen. Houd een kasboek bij waarin elke contante ontvangst en uitgave staat, met datum, bedrag en omschrijving. Bij een controle is een kasboek dat niet aansluit op je kwitanties een van de eerste dingen waar naar gekeken wordt.
Veelgemaakte fouten
- Geen handtekening van de ontvanger, waardoor de kwitantie geen bewijskracht heeft.
- Geen verwijzing naar de factuur of de prestatie, waardoor onduidelijk is waarvoor betaald is.
- Geen kopie bewaren voor de eigen administratie.
- Contante ontvangsten niet in een kasboek verwerken.
Veelgestelde vragen over de kwitantie
Wat is het verschil tussen een kwitantie en een factuur?▾
Een factuur is het verzoek om te betalen en bevat wettelijk verplichte gegevens voor de BTW. Een kwitantie is het bewijs dat er betaald is. Je kunt beide combineren door op de factuur te vermelden dat het bedrag contant is voldaan, met datum en handtekening.
Is een kwitantie wettelijk verplicht?▾
Nee, maar bij contante betalingen is het in de praktijk onmisbaar, omdat er geen bankafschrift is dat de betaling aantoont. Je klant kan erom vragen en jij hebt het nodig om je kasadministratie sluitend te maken.
Moet er BTW op een kwitantie staan?▾
Als de kwitantie ook als factuur dient, moeten alle factuureisen erop staan, inclusief het BTW-bedrag. Dient de kwitantie puur als ontvangstbewijs bij een al verstuurde factuur, dan volstaat een verwijzing naar dat factuurnummer.
Hoe lang moet ik kwitanties bewaren?▾
Kwitanties horen bij je administratie en vallen daarmee onder de bewaarplicht van zeven jaar.