Inkooporder voorbeeld en template
Formeel bestellen bij je leverancier, zodat prijs en levertijd vastliggen. Bekijk het voorbeeld en download een template.
Gratis te downloaden. Geen account en geen e-mailadres nodig.
Een inkooporder is je formele bestelling bij een leverancier. Het legt vast wat je bestelt, tegen welke prijs en wanneer het geleverd moet worden. Bij een controle van de inkoopfactuur kun je terugvallen op de order: klopt het geleverde aantal, klopt de prijs, is er op tijd geleverd.
Voorbeeld inkooporder
Voorbeeld inkooporder
Inkooporder
Van
Van Dijk Installatietechniek
Industrieweg 14
5711 AB Someren
KvK: 68452193
BTW: NL861234567B01
Aan
Technische Groothandel Vos BV
Distributieweg 60
5708 JR Helmond
- number
- INK-2026-0233
- date
- 15 juli 2026
- delivery
- Gewenste levering: 22 juli 2026
- address
- Aflevering: projectlocatie Beeklaan 27, 5712 AB Someren
| Omschrijving | Aantal | Prijs | BTW | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Koperen buis 15 mm, lengte 5 m (art. 100482) | 30 stuks | € 0,00 | 21% | € 0,00 |
| Knelkoppeling 15 mm recht (art. 100731) | 50 stuks | € 0,00 | 21% | € 0,00 |
- Subtotaal
- € 0,00
- BTW 21%
- € 0,00
- Totaal
- € 0,00
Contactpersoon op locatie: J. van Dijk, 06-12345678. Gelieve ons ordernummer INK-2026-0233 te vermelden op pakbon en factuur. Betaling conform afspraak: 30 dagen netto.
Wat hoort er op een inkooporder?
Een bruikbare inkooporder bevat:
Ordernummer en datum
Jouw eigen nummer, dat de leverancier op de factuur moet vermelden.
Jouw bedrijfsgegevens
Inclusief factuuradres.
Gegevens van de leverancier
Met contactpersoon.
Afleveradres
Als dat afwijkt van het factuuradres, bijvoorbeeld een bouwlocatie.
Artikelen
Omschrijving, artikelnummer, aantal en eenheid.
Overeengekomen prijs per eenheid
Zodat de inkoopfactuur controleerbaar is.
Gewenste leverdatum
Concreet, niet "zo snel mogelijk".
Betaalconditie
De afgesproken betaaltermijn.
Vraag de leverancier je ordernummer op de pakbon en de factuur te vermelden. Dat maakt het matchen van order, ontvangst en factuur een kwestie van seconden.
Situaties die vaak voorkomen
Order, ontvangst en factuur matchen
De sterkste controle op inkoop is de drieweg-match: de inkooporder zegt wat je besteld hebt, de pakbon wat er geleverd is en de factuur wat je moet betalen. Komen die drie overeen, dan kun je met vertrouwen betalen. Wijkt er iets af, dan zie je meteen waar. Zonder ordernummer op de factuur is die controle handwerk.
Levering op een ander adres
Laat je materiaal rechtstreeks op een projectlocatie leveren, vermeld dan expliciet het afleveradres en een contactpersoon ter plaatse met telefoonnummer. Vermeld ook of er losmateriaal of een kraan nodig is, want een chauffeur die voor een dichte poort staat, kost je een dag.
Veelgemaakte fouten
- Geen prijs per eenheid vastleggen, waardoor je de inkoopfactuur niet kunt controleren.
- Geen ordernummer laten vermelden op de factuur, waardoor matchen handwerk wordt.
- Een vage leverdatum afspreken.
- Bij levering op locatie geen contactpersoon vermelden.
Doe je dit vaker dan incidenteel? Dan is een template al snel te omslachtig.
Inkooporders in de appVeelgestelde vragen over de inkooporder
Wat is een inkooporder?▾
Een inkooporder is je formele bestelling bij een leverancier, met daarin wat je bestelt, het aantal, de afgesproken prijs en de gewenste leverdatum. Het is de basis waartegen je later de pakbon en de inkoopfactuur controleert.
Wat is het verschil tussen een inkooporder en een offerte?▾
Bij een offerte biedt de leverancier jou iets aan. Bij een inkooporder bestel je zelf, meestal op basis van een eerder ontvangen offerte of een prijsafspraak. De order is dus jouw opdracht aan de leverancier.
Is een inkooporder juridisch bindend?▾
Een order die de leverancier aanvaardt, vormt een overeenkomst. Daarom is het verstandig prijs, aantal en leverdatum expliciet vast te leggen, en de leveringsvoorwaarden te benoemen die van toepassing zijn.
Wat is een drieweg-match?▾
Het naast elkaar leggen van de inkooporder, de pakbon en de inkoopfactuur. Komen aantal en prijs op alle drie overeen, dan kun je de factuur zonder verdere controle betalen. Dit is de standaardcontrole in voorraad- en inkoopsoftware.