Declaratieformulier voorbeeld en template
Onkosten van medewerkers vastleggen op een manier die klopt voor je boekhouding. Bekijk het voorbeeld en download een template.
Gratis te downloaden. Geen account en geen e-mailadres nodig.
Een declaratieformulier is het document waarmee een medewerker gemaakte onkosten terugvraagt. Voor jou als werkgever is het de onderbouwing van een uitgave: zonder bon en zonder duidelijke omschrijving is een declaratie geen aftrekbare kostenpost en kun je de BTW niet terugvragen.
Voorbeeld declaratieformulier
Voorbeeld declaratieformulier
Declaratieformulier
Van
Van Dijk Installatietechniek
Industrieweg 14
5711 AB Someren
KvK: 68452193
BTW: NL861234567B01
Aan
Medewerker: R. Peters, monteur
Personeelsnummer 0042
Periode: juli 2026
- number
- DEC-2026-0117
- date
- 15 juli 2026
| Omschrijving | Aantal | Prijs | BTW | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| 3 juli, parkeerkosten project Helmond (bon 1) | 1 | € 0,00 | 21% | € 0,00 |
| 7 juli, kilometers eigen auto Someren-Eindhoven v.v. (68 km) | 68 km | € 0,00 | 0% | € 0,00 |
| 9 juli, klein gereedschap bouwmarkt (bon 2) | 1 | € 0,00 | 21% | € 0,00 |
- Subtotaal
- € 0,00
- BTW 21%
- € 0,00
- Totaal
- € 0,00
Bonnen 1 en 2 bijgevoegd. Akkoord medewerker: ...................... Akkoord leidinggevende: ......................
Wat hoort er op een declaratieformulier?
Een declaratie die je zonder navragen kunt verwerken bevat:
Naam van de medewerker
En eventueel personeelsnummer en afdeling.
Periode of datum
Waarop de kosten betrekking hebben.
Datum per kostenpost
Niet alleen de indieningsdatum.
Omschrijving en zakelijk doel
Bij een lunch bijvoorbeeld met welke relatie en waarom.
Bedrag inclusief BTW
Zoals op de bon staat.
BTW-bedrag en tarief
Zodat je de BTW kunt terugvragen waar dat mag.
Kilometers bij reiskosten
Met vertrek- en bestemmingsadres en het gehanteerde tarief.
Bijgevoegde bonnen
Genummerd en gekoppeld aan de regels.
Handtekening of akkoord
Van de medewerker en van de leidinggevende.
Voor sommige kostensoorten geldt een beperkte of geen BTW-aftrek en gelden fiscale grenzen. Toets je declaratieregeling aan de actuele regels van de Belastingdienst.
Situaties die vaak voorkomen
Reiskosten declareren
Bij reiskosten met de eigen auto declareer je kilometers tegen een vast bedrag per kilometer. Registreer het vertrek- en bestemmingsadres en het doel van de rit, want een kilometerstand alleen zegt niets. Reis je met openbaar vervoer, dan declareer je de werkelijke kosten met het vervoersbewijs erbij.
Bonnen digitaal aanleveren
Een gefotografeerde bon is prima, mits leesbaar en volledig. Laat medewerkers de bon direct fotograferen in plaats van hem in een broekzak te bewaren, want een vervaagde kassabon is na twee weken waardeloos. Software die de bon scant en bedrag, BTW en leverancier herkent, scheelt aan beide kanten werk.
Veelgemaakte fouten
- Bonnen niet bijvoegen, waardoor de kosten niet aftrekbaar zijn en de BTW niet terugvraagbaar.
- Geen zakelijk doel vermelden bij representatiekosten.
- Kilometers declareren zonder vertrek- en bestemmingsadres.
- Declaraties maanden laten liggen, waardoor ze in het verkeerde BTW-tijdvak vallen.
Veelgestelde vragen over de declaratieformulier
Wat moet er op een declaratieformulier staan?▾
De naam van de medewerker, de datum per kostenpost, een omschrijving met het zakelijke doel, het bedrag inclusief BTW, het BTW-bedrag en tarief, bij reiskosten het aantal kilometers met vertrek- en bestemmingsadres, en een akkoord van medewerker en leidinggevende. De bonnen horen er genummerd bij.
Kan ik de BTW op declaraties terugvragen?▾
Voor veel zakelijke kosten wel, mits je een geldige factuur of bon hebt met het BTW-bedrag erop. Voor sommige kostensoorten is de aftrek beperkt of uitgesloten. Toets dit aan de actuele regels van de Belastingdienst.
Welk bedrag per kilometer mag ik onbelast vergoeden?▾
Er geldt een maximaal bedrag per zakelijke kilometer dat je onbelast mag vergoeden. Dat bedrag wordt periodiek aangepast, dus controleer het geldende tarief bij de Belastingdienst voordat je je declaratieregeling vaststelt.
Hoe lang moet ik declaraties en bonnen bewaren?▾
Declaraties en de onderliggende bonnen horen bij je administratie en vallen onder de bewaarplicht van zeven jaar.