Aanmaning voorbeeld en template
Van vriendelijke herinnering tot ingebrekestelling. Bekijk de voorbeeldteksten per fase en download een template.
Gratis te downloaden. Geen account en geen e-mailadres nodig.
Een klant die niet betaalt, is zelden een klant die niet wil betalen. Meestal is de factuur zoekgeraakt of blijft hij liggen. Daarom werk je in stappen: eerst een vriendelijke herinnering, dan een stevigere aanmaning, en pas daarna een ingebrekestelling met een laatste termijn. Elke stap heeft een eigen toon en een eigen doel.
Voorbeeld aanmaning (fase 2)
Voorbeeld aanmaning (fase 2)
Aanmaning
Van
Bakker Schilderwerken
Vakmanstraat 22
5709 CD Helmond
KvK: 72139845
BTW: NL859876543B01
IBAN: NL45 INGB 0987 6543 21
Aan
Horecagroep Zuid BV
Marktplein 15
5701 RK Helmond
- number
- AAN-2026-019
- date
- 15 juli 2026
- reference
- Factuur 2026-0221 d.d. 20 mei 2026, vervallen op 19 juni 2026
| Omschrijving | Aantal | Prijs | BTW | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Openstaand factuurbedrag factuur 2026-0221 | 1 | € 0,00 | € 0,00 |
- Subtotaal
- € 0,00
- Totaal
- € 0,00
Ondanks onze herinnering van 26 juni 2026 hebben wij uw betaling nog niet ontvangen. Wij verzoeken u het openstaande bedrag uiterlijk 29 juli 2026 over te maken op bovenstaand IBAN onder vermelding van het factuurnummer. Blijft betaling uit, dan zijn wij genoodzaakt de vordering ter incasso uit handen te geven, vermeerderd met wettelijke rente en incassokosten. Heeft u vragen of lukt betalen in één keer niet, neem dan contact met ons op.
Wat zet je in een aanmaning?
Ongeacht de fase bevat elke aanmaning:
Verwijzing naar de factuur
Factuurnummer, factuurdatum en het openstaande bedrag.
De vervallen betaaltermijn
Sinds wanneer de factuur openstaat.
Een concrete nieuwe termijn
Een datum, geen vage aanduiding als "zo spoedig mogelijk".
Betaalgegevens
IBAN en het te vermelden kenmerk, of een betaallink.
Wat er gebeurt als er niet betaald wordt
Alleen als je het ook daadwerkelijk gaat doen.
Contactgegevens
Zodat een klant met een vraag of betalingsprobleem je kan bereiken.
Bij particuliere klanten moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met een termijn van veertien dagen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Vermeld daarin het bedrag aan incassokosten dat volgt.
Situaties die vaak voorkomen
Fase 1: vriendelijke herinnering
Kort na het verstrijken van de termijn. Ga uit van een vergissing en houd de toon licht: de factuur staat nog open, mogelijk is hij aan de aandacht ontsnapt, met het verzoek hem binnen zeven dagen te voldoen. Voeg de factuur als bijlage bij, want in de meeste gevallen is dat precies wat er ontbrak.
Fase 2: aanmaning
Ongeveer twee weken later. Zakelijker van toon: de factuur staat inmiddels zoveel dagen open, ondanks een eerdere herinnering. Noem een concrete uiterste datum en kondig aan welke stap volgt. Bij een particuliere klant is dit het moment voor de wettelijk voorgeschreven veertiendagenbrief.
Fase 3: ingebrekestelling
De laatste stap voor incasso. Stel de klant formeel in gebreke, geef een laatste redelijke termijn en vermeld dat je bij uitblijven van betaling de vordering uit handen geeft, vermeerderd met wettelijke rente en incassokosten. Doe dit alleen als je die stap daadwerkelijk gaat zetten.
Veelgemaakte fouten
- Geen concrete datum noemen, maar "zo spoedig mogelijk".
- Direct dreigen met incasso bij de eerste herinnering; dat beschadigt de relatie zonder dat het sneller werkt.
- Bij particulieren incassokosten rekenen zonder eerst de kosteloze veertiendagenbrief te sturen.
- Een gevolg aankondigen dat je niet gaat uitvoeren; daarna neemt niemand je aanmaning nog serieus.
- De factuur niet meesturen, terwijl dat vaak precies het probleem is.
Veelgestelde vragen over de aanmaning
Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?▾
Een betalingsherinnering is de eerste, vriendelijke melding dat een factuur openstaat en gaat uit van een vergissing. Een aanmaning is de stevigere vervolgstap met een concrete uiterste termijn en een aangekondigd gevolg. Juridisch is het onderscheid niet scherp, maar in de praktijk is het verschil in toon en doel groot.
Wanneer mag ik incassokosten in rekening brengen?▾
Bij een particuliere klant moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met een betaaltermijn van veertien dagen, waarin je het bedrag aan incassokosten noemt dat volgt. Pas als die termijn verstrijkt, mag je die kosten rekenen. Bij zakelijke klanten kun je hierover afwijkende afspraken maken in je algemene voorwaarden.
Hoeveel aanmaningen moet ik sturen?▾
Er is geen voorgeschreven aantal. In de praktijk werkt een reeks van drie: een vriendelijke herinnering, een aanmaning en een ingebrekestelling. Belangrijker dan het aantal is dat elke stap een concrete termijn bevat en dat je doet wat je aankondigt.
Mag ik wettelijke rente rekenen?▾
Ja, over de periode dat de klant in verzuim is. Voor handelstransacties tussen bedrijven geldt een hoger rentepercentage dan voor consumenten. Vermeld in je algemene voorwaarden wat je hanteert.