Managementfee tussen BV's: hoe werkt het?

Wat is een managementfee precies en hoe ontstaat het?

Een managementfee is een periodieke vergoeding — meestal maandelijks of per kwartaal — die de holdingmaatschappij van een DGA ontvangt van de werk-BV waarvoor de DGA actief is. De holding sluit hiervoor een managementovereenkomst met de werk-BV. In die overeenkomst staat beschreven welke diensten worden geleverd, tegen welke vergoeding en onder welke voorwaarden. Juridisch gezien is de DGA in dienst van de holding, niet van de werk-BV. De werk-BV betaalt dus geen salaris rechtstreeks aan de DGA, maar betaalt de holding voor de inzet van diens arbeid en kennis. Dit onderscheid is cruciaal voor de belastingbehandeling.

De managementfee-constructie ontstond niet toevallig. Ondernemers kiezen bewust voor een holdingstructuur omdat die belangrijke voordelen biedt: winsten kunnen via de deelnemingsvrijstelling belastingvrij worden doorgesluisd naar de holding, vermogen wordt beschermd tegen bedrijfsrisico's in de werk-BV, en er is meer flexibiliteit bij verkoop van (een deel van) het bedrijf. De managementfee is het mechanisme waarmee de holding haar 'inzet' vergoed krijgt en tegelijkertijd de werk-BV die kosten fiscaal kan aftrekken als bedrijfskosten. Zo stroomt geld op een gestructureerde manier van werk-BV naar holding, van waaruit de DGA vervolgens loon of dividend ontvangt.

Hoe bepaal je de hoogte van de managementfee?

De hoogte van de managementfee is geen vrije keuze. De Belastingdienst toetst of de fee zakelijk onderbouwd is, wat betekent dat hij in lijn moet zijn met wat onafhankelijke partijen onder vergelijkbare omstandigheden zouden afspreken. Dit principe heet het 'at arm's length'-beginsel en is vastgelegd in artikel 8b van de Wet op de vennootschapsbelasting. In de praktijk hanteren ondernemers en hun adviseurs doorgaans twee methoden: de kostenplus-methode en de marktprijsmethode. Bij de kostenplus-methode tel je alle kosten van de holding op (waaronder het gebruikelijk loon van de DGA) en voeg je een redelijke winstopslag toe, vaak tussen de 5% en 15%. Bij de marktprijsmethode vergelijk je de fee met wat een externe manager in een vergelijkbare positie zou verdienen.

Concrete cijfers helpen om de logica te begrijpen. Stel: de DGA werkt vijf dagen per week voor de werk-BV. Het gebruikelijk loon bedraagt in 2026 minimaal het hoogste van de volgende drie bedragen: 56.000 euro per jaar (het wettelijk vastgestelde minimumbedrag), 75% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, of het loon van de meestverdienende werknemer in de onderneming. Bovenop dit loon rekent de holding kosten zoals werkgeverslasten, eventuele pensioenopbouw, kantoorkosten en een winstmarge. Een realistische managementfee voor een DGA die fulltime actief is, ligt daardoor al snel tussen de 80.000 en 150.000 euro per jaar, afhankelijk van de sector en de complexiteit van de werkzaamheden. Laat dit altijd berekenen en vastleggen door een accountant of belastingadviseur.

Managementfee en BTW: wanneer is BTW verplicht?

De BTW-behandeling van een managementfee is een onderwerp dat regelmatig tot verwarring leidt. De basisregel is helder: als de holding een managementfee in rekening brengt bij de werk-BV voor het ter beschikking stellen van managementdiensten, is die dienst in beginsel belast met 21% BTW. De holding is dan ondernemer voor de BTW en moet zich inschrijven bij de Belastingdienst als BTW-plichtige. De factuur van de holding aan de werk-BV bevat dus standaard 21% BTW. De werk-BV kan deze BTW — mits zij zelf BTW-plichtig ondernemer is — als voorbelasting terugvragen. Per saldo heeft de BTW dan geen kosteneffect voor de groep als geheel.

Er zijn echter uitzonderingen en bijzondere situaties die je moet kennen. Als de werk-BV activiteiten verricht die zijn vrijgesteld van BTW — zoals bepaalde zorgdiensten, verzekeringen of financiële diensten — kan zij de BTW op de managementfee niet terugvorderen. In dat geval wordt de BTW een extra kostenpost. Daarnaast bestaat de fiscale eenheid voor de BTW: als de holding en de werk-BV samen een fiscale eenheid vormen, vallen de onderlinge transacties buiten de BTW-heffing en hoeft er geen BTW op de managementfee te worden gezet. Of een fiscale eenheid voordelig is, hangt af van de concrete situatie en vereist een bewuste keuze en melding bij de Belastingdienst. Bespreek dit altijd met jouw fiscalist.

Managementfee en gebruikelijk loon: de verplichte koppeling

Een van de meest kritieke fiscale regels rondom de managementfee is de koppeling met het gebruikelijk loon voor de DGA. Op grond van artikel 12a van de Wet op de loonbelasting moet een DGA die werkzaamheden verricht voor zijn BV een salaris ontvangen dat 'gebruikelijk' is voor die functie. Dit gebruikelijk loon moet minimaal 56.000 euro bedragen in 2026, tenzij aannemelijk gemaakt kan worden dat een lager loon zakelijk is. De gedachte hierachter is dat de overheid wil voorkomen dat DGA's hun volledige inkomen als dividend uitkeren — belast tegen het lagere aanmerkelijkbelangtarief — in plaats van als loon, dat progressief belast wordt in box 1.

De managementfee en het gebruikelijk loon zijn communicerende vaten. De holding ontvangt de managementfee van de werk-BV en betaalt daaruit het verplichte gebruikelijk loon aan de DGA. Als de managementfee te laag is om het gebruikelijk loon te dekken, ontstaat er een probleem: de Belastingdienst kan een fictief loon opleggen aan de DGA, ook al heeft hij het niet daadwerkelijk ontvangen. Omgekeerd moet de managementfee ook niet kunstmatig hoog worden vastgesteld om winst uit de werk-BV weg te sluizen zonder zakelijke grondslag. De vuistregel is: de managementfee moet minimaal het gebruikelijk loon plus de bijbehorende werkgeverslasten dekken, aangevuld met een redelijke vergoeding voor de overige diensten van de holding.

De managementovereenkomst: wat moet er in staan?

Een managementfee zonder schriftelijke managementovereenkomst is een risico dat je moet vermijden. De Belastingdienst verwacht dat de afspraken tussen de holding en de werk-BV op papier staan en zakelijk zijn onderbouwd. Een goede managementovereenkomst bevat minimaal de volgende elementen: een duidelijke omschrijving van de te leveren diensten (directievoering, commerciële leiding, HR-beleid, et cetera), de hoogte van de managementfee en de indexeringsregeling, de facturatiefrequentie, de betalingstermijnen, de looptijd en opzegtermijnen, aansprakelijkheidsbepalingen, en een bepaling over de jaarlijkse evaluatie van de zakelijkheid van de fee.

Een veelgemaakte fout is het opstellen van een te vage overeenkomst waarbij de diensten niet specifiek worden omschreven of waarbij de fee jarenlang ongewijzigd blijft zonder herziening. De Belastingdienst kan bij een boekenonderzoek stellen dat de vergoeding niet zakelijk is als er geen actuele onderbouwing is. Pas de managementfee jaarlijks aan op basis van een herberekening: hoe zijn de werkzaamheden veranderd, wat is het actuele gebruikelijk loon, zijn er nieuwe kostenposten in de holding? Leg deze herziening schriftelijk vast als addendum op de bestaande overeenkomst. Bewaar alle documentatie minimaal zeven jaar in jouw administratie, conform de wettelijke bewaarplicht.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

De drie meest voorkomende fouten bij managementfees zijn: een fee die lager is dan het verplichte gebruikelijk loon plus lasten, het ontbreken van een schriftelijke en onderbouwde managementovereenkomst, en het vergeten van de BTW-facturering of de keuze voor een fiscale eenheid zonder goede afweging. Elk van deze fouten kan leiden tot naheffingen, boetes en rente. Vooral de combinatie van een te lage managementfee en een tegelijkertijd laag vastgesteld gebruikelijk loon is een rode vlag voor de Belastingdienst. Naast correcties over de belaste periode kan de inspecteur ook de opzet- of grofschuldboete opleggen, die kan oplopen tot 100% van de verschuldigde belasting bij kwade opzet.