Moet ik btw corrigeren bij een creditnota?

Ja, als de oorspronkelijke factuur btw bevatte, moet je die btw corrigeren via de creditnota. Je verwerkt de btw-correctie in de aangifte van het kwartaal waarin de creditnota is uitgereikt. De ontvanger moet de eerder afgetrokken voorbelasting eveneens corrigeren.

Mag ik een factuur gewoon aanpassen in plaats van een creditnota sturen?

Nee, dit is niet toegestaan. Een eenmaal verstuurde factuur mag niet worden gewijzigd of verwijderd. De correcte werkwijze is om een creditnota uit te reiken en eventueel een nieuwe factuur te sturen met de juiste gegevens.

Wat is een creditnota? Uitleg, regels en voorbeelden | JustRunBiz

Wat is een creditnota precies?

Een creditnota, ook wel creditfactuur of creditmemo genoemd, is een document dat een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk ongedaan maakt. Het is in feite een "negatieve factuur" waarmee je aangeeft dat de klant minder verschuldigd is dan oorspronkelijk gefactureerd. De creditnota wordt altijd opgesteld door de leverancier, dus degene die de oorspronkelijke factuur heeft verstuurd.

De wettelijke basis voor de creditnota vind je in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB). Hierin staat dat wanneer de maatstaf van heffing (het bedrag waarover btw wordt berekend) wijzigt, er een correctiedocument moet worden opgesteld. De Belastingdienst beschouwt de creditnota als het officieel erkende middel om dit te doen.

Het is belangrijk om te begrijpen dat een creditnota geen losstaand document is. Het verwijst altijd naar een specifieke oorspronkelijke factuur via het factuurnummer. Zonder deze verwijzing is de creditnota niet geldig voor de btw-administratie. De creditnota krijgt een eigen uniek nummer, maar bevat ook het nummer van de oorspronkelijke factuur.

In de praktijk wordt de term "creditnota" en "creditfactuur" door elkaar gebruikt. Juridisch gezien is er geen verschil. Sommige boekhoudprogramma's gebruiken de term "tegoedbon", maar dat is iets anders: een tegoedbon geeft recht op een toekomstige aankoop, terwijl een creditnota een financiele correctie is.

Wanneer stuur je een creditnota?

De meest voorkomende reden voor een creditnota is een fout op de oorspronkelijke factuur. Denk aan een verkeerd bedrag, een onjuist btw-tarief, een typefout in de omschrijving of een verkeerde hoeveelheid. In al deze gevallen mag je de oorspronkelijke factuur niet simpelweg aanpassen of verwijderen. Je moet een creditnota opstellen en eventueel een nieuwe, correcte factuur versturen.

Een tweede veelvoorkomende situatie is retourzending van goederen. Wanneer een klant producten terugstuurt, bijvoorbeeld omdat ze beschadigd zijn of niet aan de verwachtingen voldoen, maak je een creditnota aan voor de waarde van de geretourneerde goederen. Dit geldt zowel voor volledige als gedeeltelijke retouren.

Korting achteraf of bonusafspraken vormen een derde categorie. Stel, je hebt met een klant afgesproken dat er 10% korting geldt als de jaaromzet boven de 50.000 euro uitkomt. Aan het einde van het jaar blijkt dit het geval, en je stuurt een creditnota voor het kortingsbedrag over alle facturen van dat jaar.

Daarnaast zijn er situaties zoals annulering van een dienst of project, prijsverlaging na facturering, dubbele facturering per ongeluk, of een herberekening vanwege een gewijzigde offerte. Ook bij een garantieclaim waarbij je een bedrag terugbetaalt, is een creditnota het juiste document. Tot slot kan een creditnota nodig zijn bij een geschil over geleverde kwaliteit, waarbij je een deel van het factuurbedrag laat vervallen als schikking.

Verplichte velden op een creditnota

Een creditnota moet in grote lijnen dezelfde gegevens bevatten als een reguliere factuur. Allereerst vermeld je de datum van uitgifte en een uniek, opeenvolgend creditnotanummer. Veel ondernemers gebruiken een aparte nummerreeks, zoals CN-2026-001, om creditnota's te onderscheiden van gewone facturen. Dit is niet wettelijk verplicht, maar wel aan te raden voor de overzichtelijkheid.

Vervolgens moeten de volledige naam, het adres en het btw-identificatienummer van zowel de leverancier als de afnemer op de creditnota staan. Dit is identiek aan de vereisten voor een gewone factuur. Daarnaast moet de creditnota een duidelijke verwijzing bevatten naar de oorspronkelijke factuur, inclusief het factuurnummer en de datum.

Op de creditnota vermeld je de omschrijving van de goederen of diensten waarop de correctie betrekking heeft, de hoeveelheid, de eenheidsprijs en het totaalbedrag exclusief btw. Het btw-tarief en het btw-bedrag moeten apart worden vermeld. Als er meerdere btw-tarieven van toepassing zijn, moet je deze per tarief uitsplitsen.

De Belastingdienst eist ook dat duidelijk op het document staat dat het om een creditnota gaat. Gebruik daarom de aanduiding "Creditnota" of "Creditfactuur" prominent bovenaan het document. Tot slot is het verstandig om de reden van de creditnota te vermelden, bijvoorbeeld "retourzending", "prijscorrectie" of "korting conform afspraak". Dit is niet strikt wettelijk verplicht, maar het voorkomt vragen bij een controle.

Verschil tussen creditnota en correctiefactuur

In de praktijk worden de termen creditnota en correctiefactuur vaak door elkaar gebruikt, maar er is een belangrijk verschil. Een creditnota maakt (een deel van) de oorspronkelijke factuur ongedaan: het bedrag gaat omlaag. Een correctiefactuur kan zowel een verlaging als een verhoging zijn. Als je te weinig hebt gefactureerd, stuur je een aanvullende factuur (debet). Als je te veel hebt gefactureerd, stuur je een creditnota.

Bij een volledige fout in een factuur is de beste werkwijze om eerst een creditnota te sturen voor het volledige bedrag van de oorspronkelijke factuur, en daarna een geheel nieuwe factuur met de juiste gegevens. Dit heet de "credit-en-herbefactureer-methode". Hiermee voorkom je verwarring en is de administratie altijd sluitend.

Sommige ondernemers proberen een factuur te corrigeren door simpelweg een nieuwe versie te sturen met hetzelfde factuurnummer. Dit is niet toegestaan. Elke factuur moet een uniek nummer hebben, en je mag een eenmaal verstuurd document niet zomaar wijzigen. De Belastingdienst kan dit aanmerken als fraude of in ieder geval als ondeugdelijke administratie.

Een bijzondere variant is de verzamelde creditnota. Wanneer je maandelijks veel retouren of correcties verwerkt voor dezelfde klant, mag je deze bundelen in een enkele creditnota. Voorwaarde is dat elke oorspronkelijke factuur apart wordt vermeld met factuurnummer, bedrag en reden van correctie.

Creditnota en btw-aangifte

Een creditnota heeft directe gevolgen voor je btw-aangifte. Als leverancier heb je bij de oorspronkelijke factuur btw afgedragen aan de Belastingdienst. Door de creditnota krijg je een deel van die btw terug. Je verwerkt dit in de btw-aangifte van het tijdvak waarin je de creditnota uitreikt, niet in het tijdvak van de oorspronkelijke factuur.

Concreet betekent dit dat je in rubriek 1a (leveringen belast met 21%) of 1b (leveringen belast met 9%) het gecrediteerde bedrag in mindering brengt op je omzet van dat kwartaal. De bijbehorende btw verminder je eveneens. Als de creditnota hoger is dan je omzet in dat kwartaal, ontstaat er een negatief bedrag en krijg je btw terug van de Belastingdienst.

Voor de ontvanger van de creditnota geldt het omgekeerde. De klant heeft bij de oorspronkelijke factuur btw als voorbelasting afgetrokken. Door de creditnota moet de klant deze aftrek gedeeltelijk terugdraaien in het tijdvak waarin de creditnota wordt ontvangen. Als de klant dit niet doet, kan de Belastingdienst de te veel afgetrokken btw naheffen, inclusief een boete tot 100% van het btw-bedrag.

Let op: als je een creditnota uitreikt maar het bedrag niet daadwerkelijk terugbetaalt (of verrekent met een nieuwe factuur), kan de Belastingdienst de btw-correctie weigeren. Er moet sprake zijn van een werkelijke prijsvermindering of retourzending. Een creditnota zonder economische grondslag wordt niet geaccepteerd.

Creditnota en boekhouding: de journaalpost

In je boekhouding verwerk je een creditnota als een tegenboeking op de oorspronkelijke factuur. Stel, je hebt een factuur gestuurd van 1.000 euro exclusief btw met 21% btw (totaal 1.210 euro). De klant stuurt goederen ter waarde van 400 euro terug. Je maakt dan een creditnota van 400 euro exclusief btw plus 84 euro btw, totaal 484 euro.

De journaalpost voor deze creditnota ziet er als volgt uit. Je debiteert de omzetrekening (bijvoorbeeld 8000 Omzet) voor 400 euro en debiteert de rekening Af te dragen btw (bijvoorbeeld 1500 Af te dragen OB) voor 84 euro. Aan de creditzijde boek je 484 euro op de rekening Debiteuren (bijvoorbeeld 1300 Debiteuren). Hiermee vermindert zowel je omzet als je btw-schuld en het openstaande debiteurensaldo.

Als je de creditnota direct verrekent met een nieuwe factuur, boek je het saldo. Maar als je het bedrag terugbetaalt aan de klant, maak je een aparte betaalboeking: debet Debiteuren 484 euro, credit Bank 484 euro. In de meeste boekhoudprogramma's gaat dit automatisch wanneer je de creditnota koppelt aan een bankafschrijving.

Bij een volledige creditering van een factuur boek je exact de omgekeerde journaalpost van de oorspronkelijke factuur. Het debiteurensaldo voor die klant gaat dan naar nul. Controleer altijd of het openstaande saldo na verwerking klopt, vooral als er al deelbetalingen zijn gedaan op de oorspronkelijke factuur.

Creditnota bij internationale handel

Bij intracommunautaire leveringen (verkopen aan btw-plichtige afnemers binnen de EU) gelden aanvullende regels. De oorspronkelijke factuur is met 0% btw verstuurd onder de verleggingsregeling. De creditnota moet ook met 0% btw worden opgesteld, maar je moet de correctie wel opnemen in je Opgaaf Intracommunautaire Prestaties (ICP). Het gecrediteerde bedrag breng je in mindering op de ICP-opgave van het betreffende tijdvak.

Bij export buiten de EU (nultarief) geldt een vergelijkbaar principe. De creditnota wordt opgesteld met 0% btw. De correctie verwerk je in rubriek 3a van je btw-aangifte. Zorg ervoor dat je de creditnota kunt koppelen aan de exportdocumentatie, zoals het uitvoerdocument of de CMR-vrachtbrief.

Wanneer je een creditnota ontvangt van een buitenlandse leverancier voor een intracommunautaire verwerving, moet je de btw-verlegging corrigeren. Je hebt bij de oorspronkelijke factuur btw verlegd (zowel als verschuldigde btw als als voorbelasting geboekt). Bij de creditnota draai je beide boekingen gedeeltelijk terug.

Voor creditnota's aan afnemers buiten de EU die niet btw-plichtig zijn, gelden de reguliere exportregels. Vermeld op de creditnota dat het een correctie betreft op een eerder uitgevoerde levering en verwijs naar het oorspronkelijke factuurnummer. Bewaar de creditnota samen met de oorspronkelijke exportdocumentatie.

Veelgemaakte fouten bij creditnota's

De meest voorkomende fout is het ontbreken van een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Zonder factuurnummer van de originele factuur is de creditnota ongeldig voor btw-doeleinden. De Belastingdienst kan dan de btw-correctie weigeren. Controleer altijd of het oorspronkelijke factuurnummer, de datum en de afnemer correct zijn vermeld.

Een tweede veelgemaakte fout is het aanpassen of verwijderen van de oorspronkelijke factuur in plaats van een creditnota te maken. Dit is niet alleen in strijd met de wet (art. 52 AWR: bewaarplicht), maar maakt je administratie ook onbetrouwbaar. De oorspronkelijke factuur moet altijd bewaard blijven, en de creditnota vormt de officieel correctie.

Veel ondernemers vergeten de creditnota te verwerken in de juiste btw-periode. De creditnota hoort in de btw-aangifte van het kwartaal waarin deze is uitgereikt, niet in het kwartaal van de oorspronkelijke factuur. Als je dit fout doet, klopt je btw-aangifte niet en riskeer je een naheffing of boete.

Andere veelgemaakte fouten zijn: het niet vermelden van het btw-bedrag op de creditnota, het hanteren van een verkeerd btw-tarief (gebruik altijd hetzelfde tarief als de oorspronkelijke factuur), het niet communiceren van de creditnota aan de klant, en het vergeten om het debiteurensaldo bij te werken in de boekhouding.

Stap voor stap een creditnota maken

Stap 1: Identificeer de oorspronkelijke factuur. Zoek het factuurnummer, de datum, het bedrag en het btw-tarief op. Bepaal of je de factuur geheel of gedeeltelijk wilt crediteren en wat de reden is. Documenteer de reden schriftelijk, bijvoorbeeld in een e-mail of retouraanvraag.

Stap 2: Maak de creditnota aan in je boekhoudsoftware. Vul alle verplichte velden in: jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, een uniek creditnotanummer, de datum, de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, de omschrijving, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Vermeld duidelijk "Creditnota" bovenaan.

Stap 3: Verstuur de creditnota aan de klant per e-mail of post. Vermeld erbij hoe de verrekening plaatsvindt: wordt het bedrag teruggestort, verrekend met een openstaande factuur, of als tegoed aangehouden? Vraag de klant om een ontvangstbevestiging, zodat je kunt aantonen dat de creditnota is bezorgd.

Stap 4: Verwerk de creditnota in je boekhouding. Controleer of de journaalpost correct is geboekt (omzet en btw verminderd, debiteurensaldo aangepast). Verwerk de creditnota in je eerstvolgende btw-aangifte. Bewaar de creditnota samen met de oorspronkelijke factuur en eventuele onderliggende documentatie (retourbon, e-mailcorrespondentie) gedurende de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Wat is een creditnota? Uitleg, regels en voorbeelden