Hoeveel verplichte velden heeft een factuur?

Een factuur in Nederland moet 14 verplichte velden bevatten volgens artikel 35a Wet OB. Dit omvat onder meer de factuurdatum, factuurnummer, gegevens van leverancier en afnemer, btw-nummers, omschrijving, btw-tarief en btw-bedrag.

Wat is een vereenvoudigde factuur?

Een vereenvoudigde factuur mag worden uitgereikt voor bedragen tot 100 euro inclusief btw. Een kassabon of parkeerkaartje is een voorbeeld. Er hoeven minder gegevens op te staan dan bij een volledige factuur, zoals de naam van de afnemer en een factuurnummer.

Wat moet er op een factuur staan? Alle 14 verplichte velden | JustRunBiz

Wettelijke basis: artikel 35a Wet OB

De factuureisen zijn vastgelegd in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB). Dit artikel implementeert de Europese btw-richtlijn (Richtlijn 2006/112/EG) in Nederlandse wetgeving. Elke ondernemer die een btw-belaste levering of dienst verricht, is verplicht een factuur uit te reiken die aan de wettelijke eisen voldoet.

De factuurverplichting geldt voor alle btw-belaste leveringen en diensten aan andere ondernemers (B2B). Bij leveringen aan particulieren (B2C) geldt de factuurverplichting alleen in specifieke gevallen, zoals bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en leveringen van nieuwe vervoermiddelen. In de praktijk is het verstandig om altijd een correcte factuur uit te reiken.

De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand waarin de levering of dienst heeft plaatsgevonden. Bij vooruitbetaling moet een factuur worden uitgereikt op het moment van betaling. Het te laat uitreiken van facturen is een overtreding die kan leiden tot een boete.

Het belang van een correcte factuur kan niet worden onderschat. De ontvanger van de factuur heeft de factuur nodig om btw als voorbelasting af te trekken. Als de factuur niet aan de wettelijke eisen voldoet, kan de Belastingdienst de btw-aftrek van de ontvanger weigeren. Dit maakt een correcte factuur een gezamenlijk belang van zowel de leverancier als de afnemer.

De 14 verplichte velden uitgelegd

Veld 1 tot 4: De factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de volledige naam en het adres van de leverancier, en de volledige naam en het adres van de afnemer. Het factuurnummer moet onderdeel zijn van een doorlopende reeks. Gaten in de nummering zijn een signaal voor de Belastingdienst dat er facturen ontbreken.

Veld 5 tot 8: Het btw-identificatienummer van de leverancier, het btw-identificatienummer van de afnemer (verplicht bij verlegging van btw en intracommunautaire leveringen), de hoeveelheid en aard van de geleverde goederen of de omvang en aard van de verrichte diensten, en de datum van levering of dienst als deze afwijkt van de factuurdatum.

Veld 9 tot 12: De vergoeding per tarief of per vrijstelling (het bedrag exclusief btw), het toegepaste btw-tarief (21%, 9% of 0%), het btw-bedrag in euro's, en een eventuele korting of prijsvermindering als deze niet in de eenheidsprijs is verwerkt. Bij toepassing van meerdere btw-tarieven moeten deze apart worden gespecificeerd.

Veld 13 en 14: Bij verlegging van btw de vermelding "btw verlegd" (reverse charge), en bij toepassing van de margeregeling de vermelding "margeregeling". Andere bijzondere vermeldingen zijn: "factuur uitgereikt door afnemer" bij selfbilling, "btw verlegd" bij onderaanneming in de bouw, en "intracommunautaire levering" bij levering aan EU-afnemers met 0% btw.

De vereenvoudigde factuur: tot 100 euro

Voor bedragen tot 100 euro inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur worden uitgereikt (artikel 34d Uitvoeringsbeschikking OB). Dit is bijvoorbeeld een kassabon, een parkeerkaartje of een treinkaartje. De vereenvoudigde factuur hoeft minder gegevens te bevatten dan een volledige factuur.

Op een vereenvoudigde factuur moeten minimaal staan: de factuurdatum, de naam en het adres van de leverancier, de aard van de geleverde goederen of diensten, het te betalen bedrag inclusief btw, en het btw-bedrag of het toegepaste btw-tarief. Het btw-identificatienummer van de afnemer en een factuurnummer zijn niet verplicht.

De grens van 100 euro is inclusief btw. Een bedrag van 82,64 euro exclusief btw met 21% btw komt uit op 99,99 euro inclusief btw en valt dus nog onder de vereenvoudigde factuur. Een bedrag van 83 euro exclusief btw met 21% btw komt uit op 100,43 euro en vereist een volledige factuur.

Let op: de vereenvoudigde factuur is niet toegestaan bij intracommunautaire leveringen, bij verlegging van btw en bij afstandsverkopen. In deze gevallen moet altijd een volledige factuur worden uitgereikt, ongeacht het bedrag. Als je twijfelt, reik dan altijd een volledige factuur uit. Een volledige factuur die niet nodig was, levert nooit problemen op.

Elektronische factuur: e-invoicing, UBL en Peppol

Een elektronische factuur (e-factuur) is een factuur die in gestructureerd elektronisch formaat wordt opgesteld, verzonden en ontvangen. Een PDF-factuur die per e-mail wordt verstuurd is strikt genomen geen e-factuur, maar een digitale afbeelding van een papieren factuur. Een echte e-factuur is een databestand in UBL of Peppol BIS-formaat dat automatisch kan worden verwerkt door het boekhoudsysteem van de ontvanger.

UBL (Universal Business Language) is de standaard die in Nederland wordt gebruikt voor e-facturering. Een UBL-factuur is een XML-bestand dat alle factuurgegevens bevat in een gestandaardiseerd formaat. De Nederlandse overheid heeft de UBL-SI (Standaard Implementatie) ontwikkeld als nationale variant. Sinds 2017 is de Nederlandse overheid verplicht om e-facturen in UBL-formaat te ontvangen.

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is het netwerk waarover e-facturen worden verstuurd. Het werkt vergelijkbaar met e-mail: je hebt een Peppol-ID (vergelijkbaar met een e-mailadres) en een access point (vergelijkbaar met een e-mailprovider). Via Peppol kun je e-facturen versturen naar iedereen die op het netwerk is aangesloten, zowel overheidsinstanties als bedrijven.

De Europese Commissie werkt via het ViDA-pakket (VAT in the Digital Age) aan verplichte e-facturering voor alle B2B-transacties binnen de EU. Naar verwachting wordt dit in 2026 of 2027 ingevoerd. Nederlandse ondernemers doen er verstandig aan om nu al over te stappen op e-facturering. Moderne boekhoudsoftware zoals JustRunBiz ondersteunt UBL en Peppol out of the box.

Internationale facturen binnen de EU

Bij intracommunautaire leveringen (verkoop van goederen aan btw-plichtige afnemers in andere EU-lidstaten) gelden aanvullende eisen. Op de factuur moet het 0%-tarief worden vermeld, samen met de vermelding "intracommunautaire levering" of de Engelse equivalent "Intra-Community supply". Het btw-identificatienummer van de afnemer is verplicht en moet worden geverifieerd via het VIES-systeem.

Bij diensten aan ondernemers in andere EU-lidstaten is de hoofdregel dat de btw wordt verlegd naar de afnemer (artikel 44 btw-richtlijn). Op de factuur vermeld je geen btw, maar wel de tekst "btw verlegd" of "reverse charge, article 196 Directive 2006/112/EC". Het btw-identificatienummer van de afnemer is ook hier verplicht.

Bij afstandsverkopen (verkoop van goederen aan particulieren in andere EU-lidstaten) gelden sinds 1 juli 2021 nieuwe regels. Bij een totale omzet boven de 10.000 euro aan grensoverschrijdende verkopen aan particulieren moet je btw rekenen in het land van de consument. Via de One Stop Shop (OSS) kun je dit centraal aangeven bij de Nederlandse Belastingdienst.

Facturen aan afnemers in andere EU-lidstaten mogen in elke taal worden opgesteld, maar de Belastingdienst mag een vertaling vragen. In de praktijk is Engels de meest gebruikte taal voor internationale facturen. Zorg ervoor dat de btw-termen correct worden vertaald: "btw" is "VAT" in het Engels, "TVA" in het Frans, "MwSt" in het Duits en "IVA" in het Spaans en Italiaans.

Facturen buiten de EU

Bij export van goederen naar landen buiten de EU (derde landen) geldt het nultarief. Op de factuur vermeld je 0% btw. Je moet het nultarief kunnen onderbouwen met exportdocumenten, zoals de uitvoeraangifte via het AGS-systeem van de Douane en vervoersdocumenten (CMR, Bill of Lading, airway bill). Zonder deze documenten is het nultarief niet van toepassing.

Bij diensten aan ondernemers buiten de EU geldt in de meeste gevallen dat de dienst niet in Nederland is belast (buitenlandse btw-heffing). Op de factuur vermeld je geen btw en de tekst "niet belast in Nederland" of "outside the scope of Dutch VAT". Dit geldt onder meer voor advies, consultancy, IT-diensten en intellectueel eigendom.

Bij diensten aan particulieren buiten de EU hangt de btw-behandeling af van het type dienst. Elektronische diensten aan particulieren buiten de EU zijn niet in Nederland belast (de dienst is belast in het land van de consument, maar Nederland heft daar niet over). Andere diensten, zoals het geven van een cursus in Nederland aan een buitenlandse particulier, zijn wel in Nederland belast.

Let op valutaverschillen. Als je factureert in een vreemde valuta (dollar, pond, Zwitserse frank), moet je voor de btw-aangifte het bedrag omrekenen naar euro's. Gebruik hiervoor de wisselkoers op het moment van de levering of dienst, of de maandelijks door de ECB gepubliceerde referentiekoers. Vermeld de gebruikte wisselkoers op de factuur.

Creditnota-vereisten op facturen

Een creditnota moet dezelfde verplichte velden bevatten als een factuur, met enkele aanvullingen. Allereerst moet duidelijk op het document staan dat het een creditnota betreft. Gebruik de term "Creditnota", "Creditfactuur" of "Credit note" prominent bovenaan het document.

De creditnota moet een ondubbelzinnige verwijzing bevatten naar de oorspronkelijke factuur. Vermeld het factuurnummer, de factuurdatum en bij voorkeur ook de omschrijving van de oorspronkelijke levering of dienst. Als de creditnota betrekking heeft op meerdere facturen, vermeld dan alle relevante factuurnummers.

Het btw-tarief op de creditnota moet gelijk zijn aan het tarief op de oorspronkelijke factuur. Als de oorspronkelijke factuur 21% btw bevatte, moet de creditnota ook 21% btw vermelden (maar dan als negatief bedrag). Een creditnota met een afwijkend btw-tarief is ongeldig.

In je boekhouding verwerk je de creditnota als een negatieve factuur. De meeste boekhoudprogramma's doen dit automatisch wanneer je een creditnota aanmaakt vanuit de oorspronkelijke factuur. De creditnota verschijnt als een negatief bedrag in je btw-aangifte en vermindert het openstaande debiteurensaldo.

Regels voor factuurnummering

Elk factuurnummer moet uniek en opeenvolgend zijn. De Belastingdienst eist dat de nummering geen gaten bevat die niet verklaarbaar zijn. Een gat in de nummering suggereert dat er een factuur ontbreekt of is verwijderd, wat een teken kan zijn van fraude. Zorg daarom voor een waterdicht systeem.

Je bent vrij in de opmaak van je factuurnummers. Veelgebruikte formaten zijn: een doorlopend nummer (001, 002, 003), een jaartal plus volgnummer (2026-001, 2026-002), een prefix per type (F-2026-001 voor facturen, CN-2026-001 voor creditnota's). Het is toegestaan maar niet verplicht om per kalenderjaar opnieuw te beginnen met nummeren.

Veel ondernemers gebruiken aparte nummerreeksen voor facturen en creditnota's. Dit is toegestaan en zelfs aan te raden voor de overzichtelijkheid. Zorg er wel voor dat ook de creditnotanummering opeenvolgend en zonder gaten is. Sommige ondernemers gebruiken ook een aparte reeks voor offertes, maar dit is niet wettelijk vereist.

Bij meerdere administraties (bijvoorbeeld meerdere filialen of werkmaatschappijen) mag elke administratie een eigen nummerreeks gebruiken, mits de nummers uniek zijn binnen die administratie. Je mag ook een prefix per filiaal gebruiken, zoals AMS-2026-001 voor Amsterdam en RTD-2026-001 voor Rotterdam. Documenteer je nummeringssysteem in je administratie.

Veelgemaakte fouten op facturen

De meest voorkomende fout is het ontbreken van het btw-identificatienummer. Veel startende ondernemers vergeten hun eigen btw-nummer op de factuur te zetten, of vullen per ongeluk hun RSIN-nummer in (dat begint ook met "NL" maar is niet hetzelfde). Het btw-identificatienummer heeft het formaat NL123456789B01 en is te vinden in de brief van de Belastingdienst.

Een tweede veelgemaakte fout is het niet correct specificeren van het btw-bedrag. De factuur moet het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag apart vermelden. "Totaal inclusief btw: 121 euro" is niet voldoende. Het moet zijn: "Bedrag excl. btw: 100 euro, btw 21%: 21 euro, totaal incl. btw: 121 euro". Bij meerdere btw-tarieven moet je per tarief specificeren.

Veel ondernemers factureren zonder duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten. "Werkzaamheden volgens afspraak" of "diverse diensten" is te vaag. De omschrijving moet voldoende specifiek zijn om de levering of dienst te identificeren. Beter: "Webdesign en ontwikkeling website www.voorbeeld.nl conform offerte OFF-2026-012 d.d. 15 januari 2026".

Andere veelgemaakte fouten zijn: het niet vermelden van de leveringsdatum (verplicht als deze afwijkt van de factuurdatum), het niet toepassen van de verleggingsregeling terwijl dit wel moet (bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw), het factureren in een buitenlandse valuta zonder omrekening naar euro's voor het btw-bedrag, en het niet bijhouden van een doorlopende factuurnummering (gaten in de nummering).

Controleer je factuur: een checklist

Voordat je een factuur verstuurt, loop je de volgende checklist door. Is je eigen bedrijfsnaam, adres en btw-nummer correct vermeld? Is de naam en het adres van de klant correct? Staat er een factuurdatum en een uniek, opeenvolgend factuurnummer op? Is de leveringsdatum vermeld (als deze afwijkt van de factuurdatum)?

Controleer de inhoudelijke gegevens. Is de omschrijving van de goederen of diensten voldoende specifiek? Klopt de hoeveelheid en de eenheidsprijs? Is het bedrag exclusief btw correct berekend? Is het juiste btw-tarief toegepast (21%, 9%, 0% of vrijgesteld)? Is het btw-bedrag correct berekend? Klopt het totaalbedrag inclusief btw?

Controleer de bijzondere vermeldingen. Bij intracommunautaire levering: staat "intracommunautaire levering" vermeld en het btw-nummer van de afnemer? Bij verlegging: staat "btw verlegd" op de factuur? Bij margeregeling: is "margeregeling" vermeld? Bij factuur door afnemer (selfbilling): is "factuur uitgereikt door afnemer" vermeld?

Tot slot: is de factuur opgeslagen in je administratie? Is de factuur gekoppeld aan de juiste relatie in je boekhoudsysteem? Is de betaaltermijn vermeld (niet verplicht, maar praktisch)? Staan je bankgegevens op de factuur zodat de klant kan betalen (niet verplicht, maar essentieel)? Heb je een kopie bewaard voor je eigen administratie?

Wat moet er op een factuur staan? Alle 14 verplichte velden