Creditfactuur

Wat is Creditfactuur?

Een creditfactuur — ook wel creditnota genoemd — is een officieel boekhoudkundig document dat je uitgeeft om een eerder verstuurde factuur te corrigeren of te annuleren. Het bedrag op een creditfactuur is negatief ten opzichte van de originele factuur. Stel: je hebt een factuur verstuurd van €1.000 exclusief btw, maar achteraf blijkt dat je €100 te veel hebt berekend. Je stuurt dan een creditfactuur van €100 exclusief btw om het verschil recht te zetten.

Een creditfactuur moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een gewone factuur. Dat betekent: een uniek factuurnummer, de datum, jouw bedrijfsgegevens en die van de ontvanger, een duidelijke omschrijving van de correctie, het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het btw-bedrag. Vermeld ook altijd het factuurnummer van de originele factuur waarop de creditfactuur betrekking heeft. Zo is de koppeling voor beide partijen direct duidelijk en is de administratie controleerbaar.

Hoe werkt Creditfactuur in de praktijk?

In de praktijk maak je een creditfactuur aan zodra er een geldige reden is om een bestaande factuur te corrigeren. Veelvoorkomende situaties zijn: een klant stuurt goederen terug, er is een fout gemaakt in de prijs of het aantal, of je hebt achteraf een korting afgesproken. Je boekt de creditfactuur als negatieve omzet in je administratie, waardoor het saldo van de openstaande vordering op de klant automatisch daalt of op nul komt te staan als de volledige factuur wordt gecrediteerd.

Voor de btw-aangifte geldt dat de creditfactuur de verschuldigde btw verlaagt in het tijdvak waarin je de creditfactuur verstuurt. Als je in een eerder kwartaal te veel btw hebt afgedragen, mag je dat bedrag via de creditfactuur terugvragen. De klant is verplicht de eerder afgetrokken voorbelasting in dezelfde periode terug te betalen aan de Belastingdienst. Goede boekhoudsoftware verwerkt dit automatisch, maar controleer altijd of de koppeling tussen de creditfactuur en de aangifte correct tot stand komt.

Waarom is Creditfactuur belangrijk?

Een creditfactuur zorgt ervoor dat jouw administratie aansluit op de werkelijkheid. Zonder correcte creditfacturen staan er openstaande vorderingen in je boeken die feitelijk niet meer bestaan, wat je winst- en verliesrekening en balans vertekent. Daarnaast is het fiscaal verplicht: de Belastingdienst verwacht dat btw-correcties altijd worden onderbouwd met een creditfactuur. Bij een boekenonderzoek wordt hierop gecontroleerd. Een overzichtelijke administratie met correcte creditfacturen voorkomt naheffingen, boetes en onnodige discussies met inspecteurs of klanten.