Memoriaal

Wat is Memoriaal?

Het memoriaal, ook wel memoriaalboek of memoriaaljournal genoemd, is een van de dagboeken in de dubbele boekhouding. Waar andere dagboeken gekoppeld zijn aan specifieke transactiestromen zoals verkoop of inkoop, is het memoriaal bedoeld voor alle boekingen die daar niet in passen. Het gaat om financiële mutaties die wel invloed hebben op de balans of resultatenrekening, maar niet direct voortkomen uit een factuur of bankafschrift.

Concrete voorbeelden van memoriaalboekingen zijn het verwerken van afschrijvingen op inventaris of machines, het boeken van overlopende posten aan het einde van een boekjaar, het verwerken van loonjournaalposts vanuit de salarisadministratie, en het corrigeren van eerder gemaakte boekfouten. Elk van deze boekingen vraagt om een handmatige journaalpost waarbij je een debet- en een creditrekening opgeeft, zodat het boekhoudkundig evenwicht bewaard blijft.

Hoe werkt Memoriaal in de praktijk?

In de praktijk maak je een memoriaalpost aan door een journaalpost te creëren met een duidelijke omschrijving, datum, en de betrokken grootboekrekeningen. Stel dat je een laptop afschrijft: je debiteert de afschrijvingskostenrekening en crediteert de cumulatieve afschrijvingsrekening op de balans. Boekhoudsoftware biedt hiervoor doorgaans een apart dagboek of invoerscherm, zodat memoriaalposten gescheiden blijven van reguliere inkoop- en verkooptransacties.

Een veelgebruikt moment voor memoriaalboekingen is de afsluiting van een boekjaar of kwartaal. Dan verwerk je zaken als nog te betalen kosten, nog te ontvangen omzet, of vooruitbetaalde bedragen. Ook salarisverwerking loopt vrijwel altijd via het memoriaal: de loonadministratie levert een journaalpost aan met de verdeling over nettoloon, loonheffing en werkgeverslasten, die je vervolgens als memoriaalpost in de boekhouding invoert.

Waarom is Memoriaal belangrijk?

Zonder een correct bijgehouden memoriaal geeft je boekhouding een onvolledig beeld van de financiële werkelijkheid. Afschrijvingen die niet worden geboekt, leiden tot een te hoge waardering van vaste activa. Ontbrekende overlopende posten zorgen ervoor dat kosten en opbrengsten in het verkeerde boekjaar terechtkomen. Dat heeft directe gevolgen voor de betrouwbaarheid van je jaarrekening, je belastingaangifte en de managementinformatie waarop jij en eventuele financiers beslissingen baseren. Een zorgvuldig bijgehouden memoriaal is daarmee een essentieel fundament van een kloppende administratie.