Verzuim melden bij UWV

Wanneer moet je verzuim melden bij UWV doen?

Elke werkgever in Nederland is verplicht om langdurig ziekteverzuim te melden bij UWV. De basisregel is dat je een werknemer uiterlijk op de eerste dag van de 13e ziekteweek meldt bij UWV via de zogenoemde ziekmelding voor de Ziektewet of via het werkgeversportaal. Bij reguliere werknemers met een vast contract geldt dat jij als werkgever tijdens de eerste twee jaar het loon doorbetaalt en de re-integratie begeleidt. De melding bij UWV is in dat geval verplicht uiterlijk zes weken na de eerste ziektedag voor bijzondere groepen, of na 42 weken voor reguliere werknemers. Mis je deze termijn, dan riskeer je een boete of verlengde loondoorbetalingsverplichting.

Er zijn situaties waarbij je eerder of op een andere manier moet melden. Voor werknemers met een tijdelijk contract dat afloopt tijdens ziekte, uitzendkrachten, en werknemers met een no-riskpolis gelden kortere meldtermijnen, soms al binnen vier weken na de eerste ziektedag. Ook bij zwangerschapsgerelateerde klachten, orgaandonatie of ziekte door een arbeidsongeval gelden aparte regels. Eigenrisicodragers voor de Ziektewet hebben bovendien een eigen verantwoordelijkheid die afwijkt van het standaardproces. Raadpleeg voor jouw specifieke situatie altijd de actuele informatie op https://www.uwv.nl/werkgevers/ziek-werknemer/.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je de melding doet, verzamel je een aantal gegevens en documenten. Je hebt in ieder geval nodig: het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer, de eerste ziektedag, het soort arbeidscontract (vast, tijdelijk, uitzend), het loon en de arbeidsuren per week, en de naam en contactgegevens van de bedrijfsarts of arbodienst die betrokken is bij de begeleiding. Als je al een probleemanalyse van de bedrijfsarts hebt laten opstellen, is het handig die bij de hand te hebben. Zorg dat je toegang hebt tot het werkgeversportaal van UWV, waarvoor je een DigiD of eHerkenning nodig hebt.

Het aanvragen van eHerkenning kost tijd. Als je dit nog niet hebt, reken dan op minimaal vijf tot tien werkdagen doorlooptijd voor de aanvraag en activering. Zorg dat je dit ruim voor de meldtermijn regelt. Daarnaast is het raadzaam om het verzuimdossier al vanaf dag één bij te houden: noteer de eerste ziektedag, leg contact op met de werknemer en schakel tijdig een gecertificeerde bedrijfsarts in. Een goede voorbereiding voorkomt dat je in tijdnood raakt vlak voor de wettelijke meldtermijn.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1 — Registreer de eerste ziektedag. Noteer direct op de eerste dag dat jouw werknemer zich ziekmeldt de exacte datum. Dit is de startdatum voor alle wettelijke termijnen die gelden onder de Wet verbetering poortwachter. Leg dit ook schriftelijk vast in je personeelssysteem of verzuimregistratie. Een foutieve begindatum kan later leiden tot discussie over termijnoverschrijding met UWV.

Stap 2 — Schakel een gecertificeerde bedrijfsarts in. Binnen zes weken na de eerste ziektedag moet een bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen. Zorg dat je tijdig contact opneemt met jouw arbodienst of een gecertificeerde bedrijfsarts. De probleemanalyse beschrijft de beperkingen van de werknemer en de re-integratiemogelijkheden. Dit document is verplicht en vormt de basis voor het plan van aanpak.

Stap 3 — Stel een plan van aanpak op. Op basis van de probleemanalyse stel jij samen met de werknemer uiterlijk in week acht een plan van aanpak op. Dit plan beschrijft de re-integratiedoelen, de te nemen stappen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Beide partijen ondertekenen het plan. Bewaar dit document zorgvuldig in het re-integratiedossier.

Stap 4 — Doe de verplichte ziekmelding bij UWV. Log in op het werkgeversportaal van UWV via https://www.uwv.nl/werkgevers/ziek-werknemer/ en meld het verzuim. Voor reguliere werknemers is dit uiterlijk in week 42 na de eerste ziektedag. Voor bijzondere groepen (tijdelijk contract, uitzendkracht) gelden kortere termijnen. Vul het BSN, de eerste ziektedag en de benodigde arbeidsgegevens in. Na de melding ontvang je een bevestiging.

Stap 5 — Volg de voortgang en lever de re-integratieverslagen aan. Na de 42-wekenmelding volg je de poortwachterprocedure verder. In week 52 evalueer je het plan van aanpak. Uiterlijk 91 weken na de eerste ziektedag lever je het volledige re-integratieverslag aan bij UWV, als de werknemer een WIA-uitkering aanvraagt. Houd het dossier actueel en gedocumenteerd gedurende de hele periode.

Kosten en doorlooptijd

Het melden van verzuim bij UWV zelf is kosteloos. Je betaalt geen indieningskosten voor de ziekmelding of het re-integratieverslag. De indirecte kosten zitten in de inschakeling van een gecertificeerde bedrijfsarts of arbodienst. Afhankelijk van je abonnement of oproepbasis betaal je in 2026 voor een probleemanalyse gemiddeld tussen de 200 en 600 euro per geval. Als je de poortwachterverplichtingen niet nakomt, kan UWV jouw loondoorbetalingsplicht met maximaal 52 weken verlengen, wat voor een MKB-werkgever al snel tienduizenden euro's kan kosten.

De doorlooptijd van het volledige verzuimtraject kan oplopen tot 104 weken (twee jaar). De eerste verplichte melding bij UWV doe je uiterlijk in week 42. Daarna heb je nog tot week 91 om het re-integratieverslag in te dienen als de werknemer een WIA-aanvraag doet. UWV beoordeelt vervolgens het verslag en geeft een oordeel over de re-integratie-inspanningen. Dit oordeel ontvang je doorgaans binnen acht weken na indiening. Plan vooruit en agendeer alle wettelijke mijlpalen direct na de eerste ziektedag.

Veelgemaakte fouten

De meest gemaakte fout is het te laat registreren van de eerste ziektedag, waardoor alle daaropvolgende termijnen verschuiven of worden overschreden. Een tweede veelvoorkomende fout is het niet tijdig inschakelen van een gecertificeerde bedrijfsarts, waardoor de probleemanalyse te laat klaar is voor het plan van aanpak. Sommige werkgevers vergeten dat ook bij een tijdelijk contract of uitzendkracht een meldplicht geldt, soms al na vier weken. Verder wordt de 42-wekenmelding bij UWV regelmatig vergeten omdat werkgevers denken dat dit automatisch gaat. Dat is niet zo: jij als werkgever bent zelf verantwoordelijk voor de melding via het werkgeversportaal. Tot slot bewaren veel MKB-werkgevers het re-integratiedossier niet volledig, waardoor ze bij een WIA-aanvraag niet kunnen aantonen dat ze voldoende re-integratie-inspanningen hebben geleverd.

Wat na afloop?

Na het indienen van de 42-wekenmelding en later het re-integratieverslag blijf je verantwoordelijk voor de begeleiding van de werknemer zolang het dienstverband loopt. Als UWV de WIA-aanvraag beoordeelt en jouw re-integratie-inspanningen onvoldoende vindt, volgt een loonsanctie. Bewaar het volledige re-integratiedossier minimaal vijf jaar na het einde van het dienstverband. Mocht de werknemer herstellen en terugkeren, leg dan ook de werkhervatting schriftelijk vast. Raadpleeg voor actuele formulieren, termijnen en werkgeversverplichtingen altijd de officiële informatie op https://www.uwv.nl/werkgevers/ziek-werknemer/.