Ziekmelding
Een ziekmelding is de formele mededeling van een werknemer aan de werkgever dat hij of zij niet kan werken wegens ziekte of arbeidsongeschiktheid. Voor MKB-ondernemers is een correcte afhandeling van ziekmeldingen cruciaal: de wet legt je als werkgever duidelijke verplichtingen op rondom loondoorbetaling, re-integratie en contact met de arbodienst. Een fout in dit proces kan leiden tot boetes of verlenging van de loondoorbetalingsplicht.
Wat is Ziekmelding?
Een ziekmelding vindt plaats op het moment dat een werknemer zich ziek meldt bij de werkgever en daardoor tijdelijk niet in staat is om zijn of haar werk te verrichten. Dit is een formeel startpunt voor een wettelijk geregeld proces. Vanaf de eerste ziektedag begint de loondoorbetalingsplicht voor de werkgever te lopen. In Nederland duurt deze verplichting in principe maximaal twee jaar, mits de werkgever voldoet aan de re-integratieverplichtingen die de Wet verbetering poortwachter voorschrijft.
De ziekmelding hoeft niet per se schriftelijk te gebeuren. In de meeste gevallen belt de werknemer op de eerste ziektedag naar de leidinggevende of HR-afdeling. Jij als werkgever bent vervolgens verplicht om de ziekmelding intern te registreren en, afhankelijk van de situatie, door te geven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Veel organisaties leggen in hun verzuimprotocol vast hoe en wanneer een ziekmelding precies moet plaatsvinden, zodat beide partijen weten wat er van hen wordt verwacht.
Hoe werkt Ziekmelding in de praktijk?
In de praktijk begint het proces op de eerste verzuimdag. De werknemer meldt zich ziek, bij voorkeur voor aanvang van de werktijd. Jij registreert de melding en informeert de arbodienst of bedrijfsarts. Uiterlijk op de zesde week dient de bedrijfsarts een probleemanalyse op te stellen als de werknemer dan nog steeds ziek is. Op basis daarvan stel je samen met de werknemer een Plan van Aanpak op voor re-integratie. Deze stappen zijn wettelijk verplicht en worden gecontroleerd door het UWV.
Veel MKB-ondernemers werken met personeels- of HR-software om ziekmeldingen bij te houden. Zo'n systeem helpt je om deadlines voor de bedrijfsarts, het Plan van Aanpak en de eerstejaarsevaluatie niet te missen. Neem ook een duidelijk verzuimprotocol op in je personeelshandboek. Daarin staat bijvoorbeeld hoe laat een werknemer zich moet ziek melden, bij wie, en of een werknemer bereikbaar moet zijn. Een helder protocol voorkomt misverstanden en zorgt dat je als werkgever aantoonbaar aan je verplichtingen voldoet.
Waarom is Ziekmelding belangrijk?
Een correcte registratie en opvolging van ziekmeldingen beschermt je als MKB-ondernemer tegen forse financiële risico's. Als het UWV bij een WIA-aanvraag vaststelt dat je de re-integratieverplichtingen niet bent nagekomen, kan het de loondoorbetalingsplicht met maximaal één jaar verlengen. Dat betekent een derde jaar loon doorbetalen voor een zieke werknemer, wat voor een klein bedrijf een grote kostenpost is. Bovendien helpt een goed verzuimbeleid om langdurig verzuim te beperken, wat zowel de werknemer als de bedrijfscontinuïteit ten goede komt.
Samenvatting
Een ziekmelding markeert het begin van een wettelijk geregeld traject met duidelijke verplichtingen voor jou als werkgever. Registreer ziekmeldingen direct en nauwkeurig, schakel tijdig een bedrijfsarts in en volg de stappen van de Wet verbetering poortwachter op. Een helder verzuimprotocol en goede dossiervorming zijn je belangrijkste instrumenten om boetes en verlengde loondoorbetaling te voorkomen.
Klaar om met hr & personeel aan de slag te gaan?
JustRunBiz biedt hr & personeel als één van de modules in het complete platform. 30 dagen gratis proberen — alle modules inbegrepen.
Gratis proberen