Payrolling

Wat is Payrolling?

Bij payrolling sluit je als ondernemer een overeenkomst met een payrollbedrijf. Jij werft zelf de medewerker, selecteert de kandidaat en bepaalt de werkinhoud en werktijden. Het payrollbedrijf treedt vervolgens op als juridisch werkgever en sluit het arbeidscontract met de medewerker. Dit onderscheidt payrolling duidelijk van uitzendwerk, waarbij het bureau zelf de werving verzorgt en de opdrachtgever veel minder zeggenschap heeft over de selectie van kandidaten.

Het payrollbedrijf betaalt het loon aan de medewerker, draagt loonheffingen en sociale premies af aan de Belastingdienst en regelt zaken zoals vakantiegeld, pensioen en ziekteverzuimbeheer. Jij betaalt hiervoor een tarief aan het payrollbedrijf, doorgaans een opslag op het brutoloon. Op papier heb je zelf geen arbeidscontract met de medewerker, maar in de praktijk stuur je hem of haar volledig aan. Hierdoor blijf je wendbaar als ondernemer terwijl de administratieve verplichtingen bij een gespecialiseerde partij liggen.

Hoe werkt Payrolling in de praktijk?

Het proces begint met een overeenkomst van opdracht tussen jou en het payrollbedrijf. Daarin leg je vast wat het tarief is, hoeveel uren de medewerker werkt en welke arbeidsvoorwaarden van toepassing zijn. De medewerker tekent een payrollovereenkomst bij het payrollbedrijf. Elke periode geef jij de gewerkte uren of een urenverantwoording door, waarna het payrollbedrijf de verloning verwerkt en de medewerker zijn of haar nettosalaris ontvangt. Jij ontvangt een factuur van het payrollbedrijf voor de totale loonkosten inclusief de servicekosten.

Concreet: stel dat je een administratief medewerker nodig hebt voor drie dagen per week. Je werft die persoon zelf via een vacature, voert de sollicitatiegesprekken en kiest de kandidaat. Vervolgens laat je het payrollbedrijf het contract opstellen. De medewerker werkt bij jou op kantoor, volgt jouw instructies en valt onder jouw dagelijkse aansturing. Het payrollbedrijf zorgt ondertussen voor tijdige loonbetaling, loonaangiften en het bijhouden van verlofsaldi. Bij ziekte meldt de medewerker zich ziek bij het payrollbedrijf, dat de verzuimadministratie en re-integratieverplichting op zich neemt.

Waarom is Payrolling belangrijk?

Voor MKB-ondernemers biedt payrolling een directe verlaging van de administratieve werkdruk. Loonaangiften, cao-verplichtingen, pensioenregelingen en de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) brengen complexe regels met zich mee die veel tijd kosten als je ze zelf moet bijhouden. Door het werkgeverschap uit te besteden aan een payrollbedrijf betaal je voor zekerheid en overzicht. Bovendien verklein je het risico op fouten in de salarisadministratie, die kunnen leiden tot naheffingen of boetes. Payrolling is daarmee met name aantrekkelijk als je een of enkele medewerkers wilt aannemen zonder een volledige HR-afdeling op te zetten.