KvK-nummer aanvragen

Wanneer moet je KvK-nummer aanvragen doen?

Iedereen die in Nederland een onderneming drijft, is wettelijk verplicht zich in te schrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit geldt voor eenmanszaken, vennootschappen onder firma, besloten vennootschappen, stichtingen en verenigingen. De inschrijving moet plaatsvinden vóór de start van je bedrijfsactiviteiten, of uiterlijk op de dag dat je voor het eerst een product of dienst aanbiedt. Wacht je te lang, dan loop je het risico op een boete vanwege het niet tijdig inschrijven. Als je als ondernemer al actief bent zonder KvK-nummer, repareer je dit zo snel mogelijk.

Er zijn situaties die net iets anders werken. Ben je een bestuurder van een al bestaande rechtspersoon, zoals een bv, dan schrijf je jezelf als bestuurder in bij de al bestaande KvK-inschrijving van die rechtspersoon — dit is een wijziging, geen nieuwe aanvraag. Werkt je onderneming uitsluitend in het buitenland en heeft ze geen vestiging in Nederland, dan gelden andere regels. Vrijwilligers en hobbyisten die geen winst beogen en incidenteel actief zijn, vallen doorgaans buiten de registratieplicht, maar bij twijfel raadpleeg je de informatie op de officiële KvK-website.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je een afspraak maakt bij de KvK, verzamel je een aantal documenten en gegevens. Je hebt een geldig legitimatiebewijs nodig, dat wil zeggen een Nederlands paspoort, identiteitskaart of een verblijfsdocument. Verder moet je de naam van je onderneming al gekozen hebben, weten welke rechtsvorm je kiest (eenmanszaak, vof, bv, et cetera), het vestigingsadres van je bedrijf paraat hebben en kunnen beschrijven welke activiteiten je gaat uitvoeren. Voor een vof of bv heb je aanvullend een vennootschapscontract respectievelijk een notariële akte van oprichting nodig.

Sommige voorbereidingen kosten meer tijd dan je denkt. Het kiezen van een handelsnaam lijkt eenvoudig, maar controleer vooraf of de naam al in gebruik is door een zoekopdracht uit te voeren in het Handelsregister op kvk.nl. Bij de oprichting van een bv schakel je een notaris in voor de notariële akte, en dat kan enkele weken duren afhankelijk van de agenda van de notaris. Plan je inschrijving dus ruim vóór de beoogde startdatum van je bedrijf. Zorg ook dat je een zakelijk e-mailadres bij de hand hebt, want de KvK stuurt bevestigingen en documenten digitaal toe.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1: Maak een online afspraak. Ga naar https://www.kvk.nl/inschrijven en kies de optie om een inschrijvingsafspraak te plannen bij een KvK-kantoor bij jou in de buurt. Je kunt hier ook alvast het digitale inschrijfformulier (e-formulier) invullen, waarmee je de afspraak sneller laat verlopen. Selecteer de rechtsvorm die bij jouw situatie past en volg de stappen in het online formulier.

Stap 2: Vul het inschrijfformulier in. Via de KvK-website vul je het formulier in voor jouw specifieke rechtsvorm. Je geeft onder andere de officiële bedrijfsnaam, het vestigingsadres, de start­datum van je bedrijf en een beschrijving van je activiteiten op. Controleer alles dubbel, want fouten in dit formulier werken door in je officiële inschrijving en zijn later omslachtig te corrigeren.

Stap 3: Leg documenten klaar. Zorg dat je op de dag van de afspraak een geldig legitimatiebewijs bij je hebt. Bij een vof nemen alle vennoten een geldig legitimatiebewijs mee en is het vennootschapscontract vereist. Bij een bv neem je de notariële oprichtingsakte mee. Controleer nogmaals of alle gegevens in het inschrijfformulier overeenkomen met de documenten die je meeneemt.

Stap 4: Ga naar de afspraak bij de KvK. Kom op tijd bij het KvK-kantoor. Een medewerker controleert jouw identiteit en de ingediende gegevens. De inschrijving wordt ter plekke verwerkt. Je ontvangt direct na de afspraak een uittreksel van je inschrijving in het Handelsregister. Dit uittreksel bevat jouw officiële KvK-nummer en is het bewijs van jouw inschrijving.

Stap 5: Zet jouw KvK-nummer in gebruik. Zodra je ingeschreven bent, geef je jouw KvK-nummer door aan de Belastingdienst, die vervolgens jouw btw-nummer toekent (voor ondernemers die btw-plichtig zijn). Vermeld je KvK-nummer voortaan op al je facturen, in jouw e-mailhandtekening en op jouw website. Dit is wettelijk verplicht en zorgt voor zakelijke betrouwbaarheid richting klanten en leveranciers.

Kosten en doorlooptijd

Voor de inschrijving in het Handelsregister betaal je in 2026 eenmalig registratiekosten aan de Kamer van Koophandel. Deze bedragen op dit moment 90 euro voor een nieuwe inschrijving, ongeacht de rechtsvorm. Betaling vindt plaats bij de afspraak, doorgaans via pin. Naast dit eenmalige bedrag zijn er geen jaarlijkse KvK-kosten. Wil je later extra uittreksels opvragen, dan betaal je per uittreksel een klein bedrag. Controleer de actuele tarieven altijd op https://www.kvk.nl/inschrijven, want de KvK kan tarieven aanpassen.

De daadwerkelijke inschrijving op de afspraak gaat snel: de medewerker verwerkt jouw gegevens direct en je verlaat het kantoor met een bevestiging en jouw KvK-nummer. De wachttijd zit voornamelijk in het plannen van een afspraak — afhankelijk van drukte en locatie kan dit variëren van een dag tot twee weken. Je KvK-nummer is na afloop van de afspraak meteen geldig en officieel. Het btw-nummer van de Belastingdienst ontvang je daarna doorgaans binnen twee tot vier weken per post.

Veelgemaakte fouten

Een veelvoorkomende fout is het te laat plannen van de inschrijving. Veel starters wachten tot hun bedrijf al draait, maar dan zijn ze in overtreding. Plan de inschrijving ruim vóór de officiële startdatum. Een tweede fout is het invullen van een onjuiste of te vage omschrijving van de bedrijfsactiviteiten. De KvK gebruikt deze omschrijving voor de SBI-code, die relevant is voor vergunningen, brancheorganisaties en verzekeringen. Wees dus concreet en volledig. Verder vergeten ondernemers regelmatig om bij een vof alle vennoten aanwezig te laten zijn bij de afspraak, terwijl dat verplicht is. Tot slot: gebruik het thuisadres als vestigingsadres alleen als dat in jouw huurcontract of eigendomssituatie is toegestaan — controleer dit vooraf om problemen met verhuurder of gemeente te voorkomen.

Wat na afloop?

Na jouw inschrijving zijn er een aantal vervolgstappen. De Belastingdienst wordt automatisch geïnformeerd door de KvK en stuurt jou informatie over jouw fiscale verplichtingen, waaronder de btw-aangifte en inkomstenbelasting. Richt je administratie meteen goed in met boekhoudsoftware, zodat je facturen, inkomsten en uitgaven bijhoudt. Bewaar jouw KvK-uittreksel en alle correspondentie met de KvK minimaal zeven jaar, conform de wettelijke bewaarplicht voor zakelijke administratie. Controleer jouw inschrijvingsgegevens in het Handelsregister periodiek op juistheid en pas ze direct aan via kvk.nl als er iets wijzigt, zoals een nieuw adres of een nieuwe activiteit.