EORI-nummer aanvragen voor invoer/uitvoer

Wanneer moet je een EORI-nummer aanvragen?

Ieder bedrijf of zelfstandige in Nederland dat goederen invoert vanuit of uitvoert naar landen buiten de EU, is verplicht een EORI-nummer te hebben. Dit geldt zodra je voor het eerst een douaneaangifte indient — dus nog vóór je eerste zending de grens over gaat. Er is geen omzetdrempel: ook als je eenmalig een container uit China laat verschepen, ben je aanvraagplichtig. Het nummer is ook nodig als je gebruik maakt van een douane-expediteur of freight forwarder, omdat die jouw EORI-nummer nodig heeft om aangifte op jouw naam te doen. Wacht dus niet tot het laatste moment, want een ontbrekend EORI-nummer kan leiden tot vertraging bij de douane en extra opslagkosten.

Er zijn enkele bijzondere situaties om rekening mee te houden. Handel binnen de EU valt buiten de EORI-verplichting, maar zodra je ook maar één niet-EU-land toevoegt aan je handelsstroom — denk aan het Verenigd Koninkrijk na de Brexit, de Verenigde Staten of Turkije — heb je het nummer alsnog nodig. Particulieren die privégoederen invoeren zijn vrijgesteld. Als je al een EORI-nummer hebt aangevraagd in een ander EU-land, is dat nummer geldig in de hele EU en hoef je in Nederland geen nieuw nummer aan te vragen. Controleer dit altijd even vooraf om dubbel werk te voorkomen.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je de aanvraag start, moet je een aantal gegevens en documenten bij de hand hebben. Je hebt in ieder geval nodig: je KvK-nummer (inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel), je btw-identificatienummer (btw-nummer), de officiële bedrijfsnaam en het correspondentieadres zoals geregistreerd bij de KvK, en de contactgegevens van een verantwoordelijk persoon binnen je bedrijf. Voor eenmanszaken of vof's gelden dezelfde vereisten. Controleer vóór de aanvraag of alle gegevens in het Handelsregister kloppen, omdat de Douane deze informatie verifieert bij de KvK. Afwijkingen kunnen de aanvraag vertragen.

Naast de basisgegevens is het verstandig om vooraf te bepalen voor welke douane-activiteiten je het EORI-nummer gaat gebruiken: enkel invoer, enkel uitvoer, of beide. Dit heeft geen invloed op de aanvraagprocedure zelf, maar helpt je om daarna snel de juiste vervolgstappen te zetten — zoals het aanvragen van een vergunning voor vereenvoudigde aangifte of het regelen van een douaneschorsingsregeling. Plan ook tijd in voor DigiD of eHerkenning: als bestuurder of gevolmachtigde heb je eHerkenning niveau 3 nodig om namens het bedrijf in te loggen op het portaal van de Belastingdienst.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1 — Controleer of je al een EORI-nummer hebt. Voordat je een aanvraag indient, kun je via de EORI-validatietool van de Europese Commissie controleren of er al een nummer aan jouw btw-nummer of KvK-nummer is gekoppeld. Sommige bedrijven beschikken al over een nummer dat automatisch is toegekend bij eerdere douane-activiteiten. Dit voorkomt een dubbele aanvraag en mogelijke administratieve complicaties achteraf.

Stap 2 — Zorg voor eHerkenning op het juiste niveau. Om de aanvraag digitaal in te dienen bij de Belastingdienst, heb je eHerkenning niveau 3 (EH3) nodig. Vraag dit aan bij een erkende leverancier als je dit nog niet hebt. Het aanvragen van eHerkenning kost doorgaans 2 tot 5 werkdagen. Houd hier rekening mee in je planning, zeker als een zending eraan komt. Ga naar https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/douane/ voor de actuele aanmeldprocedure.

Stap 3 — Vul het aanvraagformulier in via het douaneportaal. Log in met eHerkenning op het portaal van de Belastingdienst en zoek het formulier voor de EORI-aanvraag. Je vult je bedrijfsgegevens in, bevestigt het KvK-nummer en btw-nummer, en geeft aan of je invoer, uitvoer of beide wilt registreren. Controleer alle gegevens zorgvuldig vóór je het formulier verstuurt, want fouten in naam of nummers kunnen leiden tot een afwijzing of vertraging.

Stap 4 — Dien de aanvraag in en bewaar de bevestiging. Na het invullen dien je het formulier digitaal in. Je ontvangt een ontvangstbevestiging op het e-mailadres dat je hebt opgegeven. Bewaar deze bevestiging in je administratie. De Douane verwerkt de aanvraag en stuurt je het toegewezen EORI-nummer per post of digitaal toe. In de meeste gevallen verloopt dit binnen 2 tot 5 werkdagen na ontvangst van de aanvraag.

Stap 5 — Verwerk het EORI-nummer in je administratie en deel het met je partners. Zodra je het EORI-nummer hebt ontvangen, sla je het op in je bedrijfsadministratie en geef je het door aan je douane-expediteur, freight forwarder of logistiek dienstverlener. Voer het nummer ook in in je ERP-software of boekhoudomgeving zodat het automatisch beschikbaar is bij het aanmaken van douanedocumenten. Noteer ook de datum van toewijzing voor je eigen archief.

Kosten en doorlooptijd

Het aanvragen van een EORI-nummer bij de Nederlandse Douane is volledig gratis. De Belastingdienst brengt geen kosten in rekening voor de aanvraag, verwerking of afgifte van het nummer. Houd er wel rekening mee dat eHerkenning — dat je nodig hebt om in te loggen — wél kosten met zich meebrengt. Een eHerkenning-abonnement kost afhankelijk van de leverancier en het niveau doorgaans tussen de 25 en 75 euro per jaar in 2026. Als je al eHerkenning hebt voor andere belastingzaken, kun je dat bestaande account gebruiken en zijn er geen extra kosten voor de aanvraag zelf.

De doorlooptijd van de EORI-aanvraag is in de meeste gevallen kort. Na het indienen van een volledig en correct ingevuld formulier ontvang je je EORI-nummer doorgaans binnen 2 tot 5 werkdagen. In drukke perioden of bij onvolledige aanvragen kan dit oplopen tot 2 weken. Plan de aanvraag dan ook ruim vóór je eerste geplande zending — zeker 2 tot 3 weken van tevoren is verstandig. Zodra het nummer is toegewezen, is het direct geldig en actief in de EU-databank.

Veelgemaakte fouten

De meest voorkomende fout is het te laat aanvragen van het EORI-nummer, waardoor een zending vastzit bij de douane en opslagkosten oplopen. Zorg dat je het nummer al hebt vóórdat je eerste zending vertrek- of aankomstdatum nadert. Een tweede veelgemaakte fout is het invullen van verouderde of afwijkende bedrijfsgegevens: gebruik altijd de gegevens exact zoals die in het KvK-handelsregister staan. Ook het vergeten van het btw-nummer of het invullen van een incorrect btw-nummer is een bekende struikelsteen — controleer dit dubbel vóór indiening. Tot slot vergeten veel ondernemers hun EORI-nummer door te geven aan hun logistiek dienstverlener, waardoor die toch vertraging veroorzaakt bij de aangifte. Leg het nummer meteen na ontvangst vast op een centrale plek binnen je organisatie.

Wat na afloop?

Een EORI-nummer heeft geen verloopdatum en hoeft niet periodiek te worden vernieuwd. Je blijft het gebruiken zolang je douane-activiteiten uitvoert. Mocht je bedrijf wijzigen — denk aan een naamsverandering, verhuizing of wijziging van de rechtsvorm — dan ben je verplicht dit door te geven aan de Douane zodat de EORI-registratie up-to-date blijft. Bij beëindiging van je bedrijf moet je het nummer laten intrekken. Bewaar alle correspondentie rondom de aanvraag en het toegewezen nummer minimaal 7 jaar in je administratie, conform de wettelijke bewaarplicht voor zakelijke documenten. Na je EORI-aanvraag kun je ook verdere douanevergunningen overwegen, zoals een vergunning voor vereenvoudigde aangifte.