Loonheffingennummer aanvragen

Wanneer moet je een loonheffingennummer aanvragen?

Iedere werkgever die personeel in loondienst neemt, is wettelijk verplicht een loonheffingennummer aan te vragen. Dit geldt voor eenmanszaken, vennootschappen onder firma, besloten vennootschappen en alle andere ondernemingsvormen. De aanmelding moet plaatsvinden vóórdat je voor de eerste keer salaris uitbetaalt. Een vuistregel is dat je dit minimaal twee tot drie weken vóór de eerste loonbetaaldatum regelt, omdat de verwerking door de Belastingdienst enige tijd kost. Te laat aanmelden leidt tot problemen bij het doen van aangifte en kan resulteren in boetes of naheffingen.

Er zijn enkele bijzondere situaties waar je extra op moet letten. Als je een bedrijf overneemt waarbij personeel meekomt, dien je je opnieuw aan te melden als werkgever — het loonheffingennummer van de vorige eigenaar is niet overdraagbaar. Ook als je uitsluitend werkt met uitzendkrachten die op de payroll staan van een uitzendbureau, heb je doorgaans geen eigen loonheffingennummer nodig, omdat het uitzendbureau dan als werkgever optreedt. Werk je met zelfstandigen zonder personeel die een geldige overeenkomst van opdracht hebben, dan geldt eveneens een uitzondering. Twijfel je over jouw situatie, neem dan contact op met de Belastingdienst.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je de aanvraag start, verzamel je de benodigde gegevens en documenten. Je hebt in ieder geval het volgende nodig: je Kamer van Koophandel-nummer (KVK-nummer), je burgerservicenummer (BSN) als eigenaar of bestuurder, de rechtsvorm van jouw onderneming, het IBAN-nummer van de zakelijke bankrekening, de naam en het adres van de onderneming zoals geregistreerd bij de KVK, en de verwachte datum van de eerste loonbetaling. Zorg dat al deze informatie klopt en overeenkomt met de gegevens in het Handelsregister, want afwijkingen vertragen de verwerking.

Naast het verzamelen van documenten zijn er voorbereidingen die extra tijd kunnen kosten. Als je onderneming nog niet ingeschreven staat bij de KVK, moet dit eerst gebeuren voordat je een loonheffingennummer kunt aanvragen — inschrijving bij de KVK duurt doorgaans enkele werkdagen. Verder is het verstandig om alvast na te denken over het loonbeheer: welke boekhoudsoftware ga je gebruiken, wie voert de loonadministratie uit, en hoe ga je de aangifte loonheffingen periodiek indienen? Dit zijn geen vereisten voor de aanvraag zelf, maar wel essentiële stappen om daarna soepel te kunnen werken.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1 — Controleer jouw KVK-inschrijving. Ga na of jouw onderneming correct is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Controleer of de bedrijfsnaam, het adres en de rechtsvorm up-to-date zijn. De Belastingdienst gebruikt deze gegevens om jouw aanmelding te verwerken. Eventuele fouten in het Handelsregister moet je eerst laten corrigeren bij de KVK voordat je verdergaat met de aanvraag.

Stap 2 — Verzamel alle benodigde informatie. Leg het KVK-nummer, jouw BSN, het IBAN van de zakelijke rekening en de verwachte startdatum van de eerste loonbetaling klaar. Zorg dat je de naam en het adres van de onderneming bij de hand hebt zoals deze in het Handelsregister staan. Dit voorkomt dat je halverwege het aanvraagformulier gegevens moet opzoeken en verlaagt de kans op invoerfouten die de verwerking vertragen.

Stap 3 — Ga naar de officiële aanmeldpagina van de Belastingdienst. Bezoek de officiële pagina via https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/personeel_en_loon/aanmelden_als_werkgever/ voor de actuele aanmeldprocedure en het juiste formulier. Op deze pagina vind je de meest recente instructies en het aanvraagformulier 'Melding loonheffingen Aanmelding werkgever'. Download of gebruik dit formulier zoals de Belastingdienst aangeeft.

Stap 4 — Vul het aanmeldformulier volledig in en verstuur het. Vul alle gevraagde velden in, inclusief de verwachte datum van de eerste loonbetaling. Verstuur het formulier op de manier die de Belastingdienst aangeeft: dit kan digitaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk of per post, afhankelijk van de actuele werkwijze. Controleer vóór het verzenden of alle gegevens correct en volledig zijn. Een onvolledig formulier leidt tot vertraging in de verwerking.

Stap 5 — Ontvang het loonheffingennummer en verwerk het in jouw administratie. Na verwerking ontvang je per post een brief van de Belastingdienst met jouw loonheffingennummer en informatie over het tijdvak en de betalingstermijnen voor de aangifte loonheffingen. Sla deze brief goed op. Voer het loonheffingennummer direct in in jouw boekhoudsoftware of geef het door aan jouw salarisadministrateur, zodat de eerste loonaangifte tijdig en correct kan worden ingediend.

Kosten en doorlooptijd

Het aanvragen van een loonheffingennummer is in 2026 volledig kosteloos. De Belastingdienst brengt geen vergoeding in rekening voor de aanmelding als werkgever. Wel zijn er indirecte kosten om rekening mee te houden: als je een boekhouder of salarisadministrateur inschakelt om de aanvraag en de opzet van de loonadministratie te begeleiden, betaal je daarvoor uiteraard diens uurloon of abonnementskosten. Boekhoudsoftware waarmee je de aangiften later verwerkt, brengt eveneens maandelijkse of jaarlijkse kosten met zich mee. Dit zijn echter kosten voor het beheer van de loonadministratie, niet voor de aanvraag zelf.

Reken op een doorlooptijd van één tot drie weken tussen het insturen van het aanmeldformulier en het ontvangen van het loonheffingennummer per post. De exacte verwerkingstijd hangt af van de drukte bij de Belastingdienst en de volledigheid van jouw aanvraag. Dien de aanmelding daarom minimaal twee tot drie weken vóór de geplande eerste loonbetaling in. Ontvang je na drie weken nog geen bevestiging, neem dan telefonisch contact op met de BelastingTelefoon voor Ondernemers: 0800-0443. Wacht niet af tot vlak voor de betaaldatum, want je kunt geen geldige loonaangifte doen zonder dit nummer.

Veelgemaakte fouten

De meest gemaakte fout is te laat beginnen. Veel ondernemers starten de aanvraag pas als het arbeidscontract al getekend is, waardoor het loonheffingennummer niet op tijd beschikbaar is voor de eerste salarisronde. Plan de aanmelding direct in nadat je besluit iemand in dienst te nemen. Een tweede veelvoorkomende fout is het invullen van onjuiste of verouderde bedrijfsgegevens, zoals een oud adres dat nog niet is bijgewerkt in het Handelsregister. Controleer jouw KVK-inschrijving altijd vooraf. Ondernemers vergeten ook regelmatig de verwachte startdatum van de eerste loonbetaling in te vullen, terwijl dit veld verplicht is en de Belastingdienst gebruikt om het juiste aangiftetijdvak te bepalen. Tot slot vergeten sommige startende werkgevers dat het loonheffingennummer verschilt van het btw-nummer en het KVK-nummer — gebruik altijd het juiste nummer bij de loonaangifte.

Wat na afloop?

Zodra je het loonheffingennummer hebt ontvangen, begin je met de periodieke aangifte loonheffingen. Afhankelijk van het aantal werknemers en de hoogte van de loonsom geeft de Belastingdienst aan of je per maand of per vier weken aangifte doet. Je bent verplicht deze aangifte op tijd in te dienen en de verschuldigde loonheffingen tijdig te betalen — te late betaling leidt tot verzuimboetes. Bewaar alle loonadministratie, salarisstroken en aangiften minimaal zeven jaar in verband met de fiscale bewaarplicht. Zorg ook dat je wijzigingen in het personeelsbestand — zoals nieuwe medewerkers, contractwijzigingen of uitdiensttreding — correct en tijdig verwerkt in de loonaangifte.