Incassokosten

Wat is Incassokosten?

Incassokosten zijn de extra kosten die je als schuldeiser mag doorberekenen aan een debiteur die een factuur niet tijdig betaalt. De grondslag hiervoor ligt in de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten (WIK), die in 2012 in werking trad. Deze wet bepaalt exact hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen, zodat debiteuren niet worden geconfronteerd met buitensporige bedragen. De kosten worden berekend als een percentage van de openstaande hoofdsom, met wettelijk vastgestelde minimum- en maximumbedragen.

De WIK maakt onderscheid tussen consumenten en zakelijke debiteuren. Bij consumenten gelden strikte regels: je moet eerst een aanmaning sturen met een betalingstermijn van minimaal veertien dagen voordat je incassokosten mag vorderen. Bij zakelijke debiteuren mag je in de algemene voorwaarden afwijkende afspraken maken over incassokosten, zolang deze niet onredelijk zijn. Het is daarom belangrijk dat je als MKB-ondernemer jouw algemene voorwaarden zorgvuldig opstelt en op tijd naar klanten stuurt.

Hoe werkt Incassokosten in de praktijk?

Stel dat een klant een factuur van 1.000 euro niet betaalt. Nadat de betalingstermijn is verstreken, stuur je een herinnering. Reageert de klant niet, dan stuur je een formele aanmaning waarbij je de wettelijke betalingstermijn van veertien dagen vermeldt en aangeeft dat je bij uitblijven van betaling incassokosten zult berekenen. Over de eerste 2.500 euro bedragen de wettelijke incassokosten 15 procent van de hoofdsom, met een minimum van 40 euro. Over hogere bedragen gelden lagere percentages. Bij een factuur van 1.000 euro betekent dit 150 euro aan incassokosten bovenop de hoofdsom.

In de praktijk werk je dit traject het efficiëntst uit door gebruik te maken van boekhoudsoftware die herinneringen en aanmaningen automatisch verstuurt. Zodra de betalingstermijn is verstreken, volgt een geautomatiseerde herinneringsmail. Bij uitblijven van betaling genereert het systeem een formele aanmaning met de juiste tekst en berekende incassokosten. Lukt het niet om de betaling zelf te innen, dan kun je de vordering overdragen aan een incassobureau of een deurwaarder inschakelen. De gerechtelijke kosten die dan ontstaan, vallen buiten de WIK en worden apart vastgesteld.

Waarom is Incassokosten belangrijk?

Voor MKB-ondernemers zijn onbetaalde facturen een reëel risico. Elke openstaande post raakt direct jouw werkkapitaal en kan betalingsverplichtingen richting leveranciers of personeel in gevaar brengen. Door consequent incassokosten toe te passen geef je een duidelijk signaal af dat late betalingen gevolgen hebben, wat het betalingsgedrag van klanten positief beïnvloedt. Bovendien vergoedt de incassovergoeding een deel van de tijd en moeite die jij steekt in het opvolgen van wanbetalers. Een strak debiteurenbeheerproces, waarbij incassokosten een standaard onderdeel zijn, beschermt dus niet alleen jouw cashflow maar ook jouw onderneming op de lange termijn.