Oninbare vorderingen

Wat is Oninbare vorderingen?

Een oninbare vordering ontstaat wanneer een klant een factuur definitief niet betaalt, bijvoorbeeld door een faillissement, een langdurig betalingsgeschil of simpelweg het verdwijnen van de debiteur. De vordering stond eerder als bezit op de balans geregistreerd onder 'debiteuren', maar op het moment dat duidelijk is dat het geld niet meer binnenkomt, moet je die waarde afschrijven. Dat wordt ook wel 'oninbaar verklaren' of 'afboeken van de vordering' genoemd.

Er zijn twee varianten: een vordering die direct als oninbaar wordt afgeschreven zodra het zeker is dat betaling uitblijft, en een voorziening voor dubieuze debiteuren. Die voorziening gebruik je als je vermoedt dat een deel van jouw uitstaande facturen niet betaald zal worden, maar je nog niet precies weet welke. Beide methoden hebben een andere boekhoudkundige verwerking, maar het doel is hetzelfde: een realistisch beeld geven van wat jouw vorderingen daadwerkelijk waard zijn.

Hoe werkt Oninbare vorderingen in de praktijk?

Stel dat jij een factuur van 2.400 euro hebt uitstaan bij een klant die failliet gaat. Je hebt deze btw al afgedragen aan de Belastingdienst op het moment van facturering. Nu de klant niet meer kan betalen, boek je de vordering af als verlies op de winst-en-verliesrekening. Daarnaast heb je recht op teruggave van de eerder afgedragen btw, mits je een verzoek indient bij de Belastingdienst en aan de voorwaarden voldoet. Dit verzoek moet je onderbouwen met bewijs dat de vordering daadwerkelijk oninbaar is.

In jouw boekhoudsoftware verwerk je de afboeking door de debiteurenrekening te crediteren en een kostenrekening voor oninbare vorderingen te debiteren. Als je werkt met een voorziening voor dubieuze debiteuren, maak je periodiek een schatting van het percentage van jouw debiteurensaldo dat naar verwachting niet geïnd wordt. Dit percentage baseer je op historische gegevens, de leeftijd van de openstaande posten en de financiële situatie van klanten. Op die manier verwerk je het verwachte verlies al voordat het definitief is vastgesteld.

Waarom is Oninbare vorderingen belangrijk?

Oninbare vorderingen hebben directe gevolgen voor jouw winst en liquiditeit. Als je een vordering afschrijft, daalt jouw winst met datzelfde bedrag, wat ook invloed heeft op de te betalen belasting. Tegelijkertijd geeft een correcte verwerking een eerlijk beeld van jouw financiële positie: een balans vol onrealistisch hoge debiteuren geeft een vertekend beeld van jouw vermogen. Door tijdig dubieuze debiteuren te signaleren, een strak aanmaningsproces te hanteren en eventueel een incassobureau in te schakelen, beperk je de schade en behoud je grip op jouw cashflow.