Aanmaning

Wat is Aanmaning?

Een aanmaning is een formeel verzoek aan een debiteur om een openstaande schuld te voldoen. Dit verzoek wordt verstuurd nadat de oorspronkelijke betalingstermijn is verstreken en de factuur nog niet is betaald. Een aanmaning verwijst altijd naar een specifieke factuur, inclusief het factuurnummer, het openstaande bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum. In sommige gevallen wordt ook een nieuwe, kortere betalingstermijn meegegeven, bijvoorbeeld veertien dagen vanaf de datum van de aanmaning.

Er is doorgaans sprake van een getrapt aanmaningsproces. De eerste aanmaning is vaak een vriendelijke herinnering, waarbij je ervan uitgaat dat de klant de factuur simpelweg over het hoofd heeft gezien. Bij een tweede of derde aanmaning neemt de toon toe in ernst. Na meerdere vruchteloze pogingen kan een ondernemer besluiten de vordering over te dragen aan een incassobureau of een juridische procedure te starten. Het is gebruikelijk om bij een tweede aanmaning incassokosten aan te kondigen.

Hoe werkt Aanmaning in de praktijk?

In de praktijk begint het aanmaningsproces zodra de betalingstermijn op een factuur is verlopen. Veel ondernemers sturen eerst een korte, vriendelijke betalingsherinnering, die strikt genomen nog geen aanmaning is maar wel het eerste signaal vormt. Als daar geen reactie op komt, volgt de officiële eerste aanmaning. Hierin vermeld je duidelijk het openstaande bedrag, de originele factuurgegevens en een nieuwe uiterste betaaldatum. Goede boekhoudsoftware kan dit proces automatiseren door openstaande posten bij te houden en herinneringen automatisch te verzenden.

Als de klant ook na de eerste aanmaning niet betaalt, stuur je een tweede aanmaning met een strengere toon. In deze brief wijs je de klant op de wettelijke incassokosten die je in rekening mag brengen op grond van de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten (WIK). Deze wet bepaalt dat je als ondernemer een vergoeding kunt eisen voor de kosten die je maakt om je geld te innen. Het minimumbedrag ligt wettelijk vast op veertig euro, oplopend met een percentage van het openstaande bedrag.

Waarom is Aanmaning belangrijk?

Voor MKB-ondernemers heeft een onbetaalde factuur directe gevolgen voor de liquiditeit. Wanneer klanten te laat betalen, kan dit betekenen dat jij zelf leveranciers of personeel niet op tijd kunt betalen. Een consequent aanmaningsbeleid zorgt ervoor dat klanten weten dat jij betalingen serieus neemt en dat er gevolgen zijn bij te late betaling. Bovendien is het aanmaningsproces een wettelijk vereiste stap voordat je verdere juridische stappen kunt zetten. Zonder gedocumenteerde aanmaningen sta je juridisch zwakker als een zaak voor de rechter komt.