Hoe stuur je een aanmaning voor onbetaalde facturen?

Het verschil tussen een herinnering, aanmaning en ingebrekestelling

Veel ondernemers gebruiken de termen herinnering en aanmaning door elkaar, maar juridisch gezien zijn het verschillende stappen. Een betalingsherinnering is een vriendelijk bericht dat je stuurt zodra de betalingstermijn net verlopen is. Je gaat er daarin van uit dat de klant simpelweg vergeten is te betalen. Er is geen vaste wettelijke vorm vereist voor een herinnering en er hangen nog geen directe kosten aan. Het is in feite een servicebericht, niet een juridisch document. Pas wanneer je duidelijk aangeeft dat de klant in verzuim is en je aanspraak maakt op incassokosten en rente, spreken we van een aanmaning.

Een ingebrekestelling gaat een stap verder dan een aanmaning. Dit is een formeel schrijven waarbij je de schuldenaar een laatste, concrete termijn geeft om te betalen, met de expliciete mededeling dat je verdere juridische stappen onderneemt als dat niet gebeurt. Pas na een geldige ingebrekestelling is een schuldenaar officieel 'in gebreke' in de juridische zin van het woord, wat nodig is om bijvoorbeeld schadevergoeding te kunnen vorderen die verder gaat dan de wettelijke incassokosten. De volgorde is dus altijd: factuur sturen, betalingsherinnering, aanmaning met incassokosten, en daarna pas ingebrekestelling of overdracht aan een incassobureau.

Wettelijke termijnen: wanneer mag je een aanmaning sturen?

In Nederland geldt als standaard betalingstermijn 30 dagen na ontvangst van de factuur, tenzij je contractueel een andere termijn hebt afgesproken. Bij zakelijke transacties mag je een betalingstermijn van maximaal 60 dagen overeenkomen. Is er niets afgesproken, dan geldt automatisch de wettelijke termijn van 30 dagen. Zodra deze termijn verstreken is, staat de klant technisch in verzuim. Toch stuur je in de praktijk eerst een herinnering om de relatie te sparen en te checken of er misschien sprake is van een administratieve fout. Geef daarvoor een redelijke extra termijn, doorgaans 7 tot 14 dagen.

Na de herinnering stuur je de aanmaning als er nog steeds niet betaald is. In de aanmaning stel je een laatste betalingstermijn van minimaal 14 dagen. Dit is geen willekeurige keuze: de wet stelt bij consumentenschulden expliciet dat je 14 dagen moet geven voordat je incassokosten mag berekenen. Bij zakelijke schulden (B2B) is dit wettelijk minder strikt geregeld, maar 14 dagen is ook hier de standaard die juridisch sterk staat. Vermeld in de aanmaning altijd de einddatum ('vóór 15 mei 2026'), zodat er geen discussie ontstaat over wanneer de termijn verloopt. Gebruik je boekhoudsoftware, dan kun je deze aanmaning automatisch laten genereren op basis van de vervaldatum van de factuur.

Wettelijke incassokosten in 2026: wat mag je in rekening brengen?

De hoogte van de incassokosten is in Nederland wettelijk vastgelegd via het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Voor consumenten (B2C) gelden vaste staffels die beginnen bij minimaal 40 euro. Voor zakelijke klanten (B2B) kun je hogere bedragen afspreken, maar de wettelijke staffel dient als minimum en wordt in de praktijk ook bij B2B-facturen gehanteerd. De staffel voor 2026 ziet er als volgt uit: over de eerste 2.500 euro van de hoofdsom geldt 15 procent (minimaal 40 euro), over het deel van 2.500 tot 5.000 euro geldt 10 procent, over het deel van 5.000 tot 10.000 euro geldt 5 procent, over het deel van 10.000 tot 200.000 euro geldt 1 procent, en boven de 200.000 euro geldt 0,5 procent met een maximum van 6.775 euro.

Naast de incassokosten heb je ook recht op wettelijke rente. Bij handelstransacties (B2B) geldt de wettelijke handelsrente, die in 2026 hoger is dan de gewone wettelijke rente. De handelsrente wordt elk half jaar vastgesteld en bedraagt in de eerste helft van 2026 circa 10,5 procent op jaarbasis, berekend over de hoofdsom vanaf de dag dat de klant in verzuim is. Let op: je mag de rente pas claimen als de klant daadwerkelijk in gebreke is. Vermeld bij de aanmaning dus altijd expliciet dat je aanspraak maakt op wettelijke rente én incassokosten. Als je dit niet meldt, kun je er later moeilijker op terugkomen.

Voorbeeldtekst aanmaning: zo formuleer je het correct

Een goede aanmaning bevat zeven vaste elementen: jouw bedrijfsnaam en contactgegevens, de naam en het adres van de debiteur, de datum van de aanmaning, een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (factuurnummer, datum en bedrag), het totaalbedrag inclusief rente en incassokosten, de uiterste betaaldatum en je betalingsinstructies. Hier is een beknopte voorbeeldtekst: 'Ondanks onze eerdere herinnering van [datum] hebben wij uw betaling van factuur [nummer] d.d. [datum] ten bedrage van € [bedrag] nog niet ontvangen. Wij sommeren u hierbij dit bedrag, vermeerderd met incassokosten van € [bedrag] en wettelijke handelsrente, vóór [datum] te voldoen op rekeningnummer [IBAN] o.v.v. [factuurnummer]. Bij uitblijven van betaling zien wij ons genoodzaakt verdere incassomaatregelen te treffen.'

Toon in de aanmaning zakelijke stelligheid, maar vermijd agressief taalgebruik. Formuleringen als 'u bent verplicht' en 'wij sommeren u' zijn juridisch correct en zakelijk gepast. Vermijd vage termen als 'hopelijk' of 'graag zouden wij'. Een aanmaning mag per e-mail, aangetekende post of gewone post verstuurd worden. Voor B2C-schulden is aangetekende post aan te raden als de zaak naar een incassobureau gaat, omdat je dan bewijs van ontvangst hebt. In B2B-situaties volstaat e-mail doorgaans, zeker als je een leesbevestiging inschakelt. Bewaar altijd een kopie van de aanmaning inclusief de verzenddatum en -methode in jouw administratie.

Van aanmaning naar ingebrekestelling: wanneer zet je de volgende stap?

Als na de aanmaning de betaaltermijn opnieuw verloopt zonder betaling of reactie, stuur je een ingebrekestelling. Dit document is strenger van toon en bevat een expliciete laatste termijn, doorgaans 7 tot 14 dagen. In de ingebrekestelling stel je de schuldenaar formeel in gebreke en kondigt je aan welke stappen volgen bij niet-betaling: overdracht aan een incassobureau, een kort geding of dagvaarding via een gerechtsdeurwaarder. Na een geldige ingebrekestelling is de schuldenaar officieel in gebreke en begint de verjaringstermijn van vijf jaar voor civiele vorderingen opnieuw te lopen. Bovendien kun je na ingebrekestelling verdere schade vorderen die direct samenhangt met de wanbetaling.

Niet elke situatie vereist alle stappen. Bij een klant die éénmalig laat betaalt, kun je sneller doorgaan naar een minnelijke regeling. Gaat het om een structurele wanbetaler of een hoog bedrag, dan is het zaak de procedure strak te volgen en alles schriftelijk vast te leggen. Overweeg ook om bij grotere vorderingen (boven de 5.000 euro) een incassobureau in te schakelen op no cure no pay basis, of een deurwaarder te benaderen voor een betalingsbevel. De kosten van een betalingsbevel via de kantonrechter starten vanaf circa 120 euro griffierecht in 2026, afhankelijk van de hoogte van de vordering.

Veelgemaakte fouten bij het sturen van aanmaningen

De meest voorkomende fout is te lang wachten. Veel MKB-ondernemers sturen pas een herinnering na 45 of zelfs 60 dagen, terwijl de betalingstermijn al na 30 dagen verloopt. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op betaling: onderzoek toont aan dat facturen ouder dan 90 dagen in meer dan 50 procent van de gevallen niet meer worden betaald zonder juridische stappen. Een tweede veelgemaakte fout is het weglaten van de wettelijke vermeldingen in de aanmaning, waardoor je je recht op incassokosten verspeelt. Een derde fout is het sturen van meerdere 'aanmaningen' zonder ooit door te pakken, wat de schuldenaar impliciet het signaal geeft dat er toch geen gevolgen zijn. Hanteer een vaste procedure en communiceer duidelijk over de consequenties bij elke stap.