Hoe maak je een factuur die voldoet aan de wet?
Een factuur maken klinkt eenvoudig, maar voor MKB-ondernemers zit er meer aan vast dan een bedrag en een rekeningnummer. De Belastingdienst stelt concrete eisen aan wat er op een factuur moet staan, en als je daar niet aan voldoet, loop je het risico dat jouw klant de btw niet kan aftrekken — wat de relatie flink kan verstoren. Bovendien kan een ontbrekend gegeven leiden tot een naheffing of boete bij een belastingcontrole. Of je nu een eenmanszaak runt, een bv hebt of als zzp'er factureert: elke ondernemer die btw-plichtig is, moet facturen uitreiken die aan de wettelijke eisen voldoen. Dit artikel legt stap voor stap uit hoe je dat doet.
Wettelijke verplichtingen: wat moet er op een factuur staan?
De Nederlandse wet (Wet op de omzetbelasting 1968) schrijft exact voor welke gegevens op een btw-factuur moeten staan. Als je deze verplichte vermeldingen niet opneemt, is jouw factuur juridisch gezien onvolledig. Jouw klant kan dan de btw niet als voorbelasting aftrekken, wat in de praktijk leidt tot discussies of zelfs het verzoek om een nieuwe factuur. De verplichte gegevens zijn: de volledige naam en het adres van jezelf als leverancier, de volledige naam en het adres van de afnemer, jouw btw-identificatienummer (btw-nummer), jouw KvK-nummer, de factuurdatum, een uniek en oplopend factuurnummer, een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, de hoeveelheid of omvang van de prestatie, de datum van levering of dienstverlening, het btw-tarief dat van toepassing is, het btw-bedrag uitgesplitst per tarief, en het totaalbedrag inclusief btw.
Naast deze basisvereisten zijn er situaties die extra vermeldingen vragen. Pas je de btw-verlegd-regeling toe — bijvoorbeeld bij diensten aan buitenlandse ondernemers binnen de EU — dan moet je 'btw verlegd' op de factuur vermelden en mag je geen btw-bedrag opnemen. Werk je met de kleineondernemersregeling (KOR) en ben je vrijgesteld van btw, dan vermeld je 'vrijgesteld van btw op basis van de KOR'. Bij intracommunautaire leveringen aan btw-plichtige afnemers in andere EU-landen gebruik je de aanduiding '0% btw — intracommunautaire levering' en vermeld je het btw-nummer van jouw klant. Het weglaten van één van deze specifieke vermeldingen kan later bij een controle tot problemen leiden, dus controleer elke factuur voordat je hem verstuurt.
Factuurnummer: hoe stel je een correcte nummering op?
Elk factuurnummer moet uniek zijn en moet een oplopende reeks vormen. De Belastingdienst vereist geen specifiek format, maar de nummering moet logisch en aaneengesloten zijn. Dat betekent dat je geen nummers mag overslaan en dat je geen twee facturen hetzelfde nummer mag geven. Een veelgebruikte aanpak is een combinatie van het jaar en een volgnummer, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 enzovoort. Je mag ook meerdere nummerreeksen hanteren, bijvoorbeeld per afdeling of per type dienst (zoals SERV-2026-001 voor diensten en PROD-2026-001 voor producten), zolang elke reeks intern consistent is en je de logica kunt verantwoorden bij een controle.
Een veelgemaakte fout is dat ondernemers die overstappen op nieuwe boekhoudsoftware opnieuw bij 001 beginnen midden in het boekjaar. Dit creëert een gat in de nummering of een dubbele reeks, wat vragen oproept bij de Belastingdienst. De oplossing is simpel: laat de nummering doorlopen of start de nieuwe reeks pas aan het begin van het nieuwe kalenderjaar. Bewaar ook altijd een overzicht van je factuurnummers per jaar, zodat je bij een controle meteen kunt aantonen dat de reeks klopt. Als je een factuur annuleert, stuur dan een creditfactuur met een eigen uniek nummer en verwijs daarin naar het originele factuurnummer.
BTW op een factuur: tarieven, uitsplitsing en uitzonderingen in 2026
Nederland kent in 2026 twee standaard btw-tarieven: het hoge tarief van 21% en het lage tarief van 9%. Het hoge tarief geldt voor de meeste producten en diensten. Het lage tarief van 9% is van toepassing op onder meer voedingsmiddelen, geneesmiddelen, boeken, kunst en bepaalde arbeidsintensieve diensten zoals het repareren van fietsen en schoenen. Daarnaast bestaat er een 0%-tarief voor specifieke situaties, waaronder export buiten de EU en intracommunautaire leveringen aan btw-ondernemers in andere EU-landen. Als je meerdere tarieven op één factuur hebt — bijvoorbeeld omdat je zowel producten van 9% als diensten van 21% levert — moet je de bedragen per tarief uitsplitsen en het btw-bedrag per tarief apart vermelden.
De btw-berekening zelf is eenvoudig: vermenigvuldig het nettobedrag (exclusief btw) met het toepasselijke tarief. Bij een nettobedrag van € 1.000 en een tarief van 21% bedraagt de btw € 210, waardoor het totaal inclusief btw uitkomt op € 1.210. Let op: op de factuur vermeld je altijd het nettobedrag, het btw-percentage, het btw-bedrag én het totaalbedrag inclusief btw. Als je alleen het brutobedrag vermeldt zonder uitsplitsing, voldoet de factuur niet aan de wettelijke eisen. Controleer ook altijd welk tarief van toepassing is op jouw specifieke product of dienst, want een fout tarief toepassen leidt bij controle tot een naheffing vermeerderd met belastingrente, die in 2026 op 8% per jaar staat.
Betaaltermijn op een factuur: wat is wettelijk toegestaan?
Een betaaltermijn is niet wettelijk verplicht om op de factuur te vermelden, maar het is sterk aan te raden. Zonder duidelijke betaaltermijn geldt op grond van de Wet betalingstermijnen zakelijke transacties een standaardtermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Voor betalingen aan grote ondernemingen door mkb'ers geldt eveneens een maximale termijn van 60 dagen, tenzij anders overeengekomen en dit niet onredelijk bezwarend is voor de schuldeiser. Vermeld je een termijn op de factuur, dan is 30 dagen na factuurdatum de meest gangbare en juridisch veilige keuze. Gebruik altijd een concrete einddatum of een heldere formulering zoals 'betaling binnen 30 dagen na factuurdatum'.
Als een klant niet op tijd betaalt, heb je recht op de wettelijke handelsrente. In 2026 bedraagt deze rente de Europese Centrale Bank-herfinancieringsrente plus 8 procentpunten — in de praktijk zo'n 10 tot 11% op jaarbasis. Wil je een eigen rente of een betalingskorting (ook wel 'korting bij contante betaling' of 'prompte betaling' genoemd) hanteren, vermeld dit dan expliciet op de factuur. Een veelgebruikte aanpak is: '2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders 30 dagen netto'. Dit stimuleert snelle betaling en is volledig toegestaan, zolang de afspraken ook in jouw algemene voorwaarden zijn opgenomen.
Stappenplan: een correcte factuur opstellen in 7 stappen
Stap 1 — Kies je hulpmiddel. Je kunt een factuur maken in een tekstverwerker, via een spreadsheet of via boekhoudsoftware. Boekhoudsoftware heeft als voordeel dat het factuurnummer automatisch wordt opgehoogd, btw-berekeningen automatisch worden gedaan en facturen direct naar de klant verstuurd kunnen worden. Stap 2 — Vul jouw bedrijfsgegevens in. Dit zijn je volledige handelsnaam, adres, btw-nummer en KvK-nummer. Stap 3 — Vul de klantgegevens in: naam, adres en — bij btw-belaste zakelijke klanten — het btw-nummer van de afnemer. Stap 4 — Geef de factuur een uniek factuurnummer en een factuurdatum. Stap 5 — Omschrijf de geleverde dienst of het product zo specifiek mogelijk: wat is geleverd, hoeveel eenheden, in welke periode en tegen welke prijs per eenheid. Stap 6 — Voeg het toepasselijke btw-tarief toe, bereken het btw-bedrag en toon het totaalbedrag inclusief btw. Stap 7 — Vermeld de betaaltermijn, het rekeningnummer (IBAN) en eventuele betalingsinstructies.
Een praktisch voorbeeld: stel je levert als webdesigner een dienst aan een Nederlands bedrijf. Jouw factuur vermeldt jouw naam en adres, het btw-nummer NL123456789B01 en KvK-nummer 12345678, de factuurdatum 15 mei 2026, factuurnummer 2026-023, de naam en het adres van de klant, een omschrijving zoals 'Ontwerp en ontwikkeling bedrijfswebsite, april–mei 2026', een nettobedrag van € 3.500, btw 21% van € 735, een totaalbedrag van € 4.235, een betalingstermijn van 30 dagen en het IBAN NL01BANK0123456789. Dit voorbeeld voldoet aan alle wettelijke eisen. Controleer vóór het versturen altijd of alle verplichte velden ingevuld zijn — een ontbrekend btw-nummer of een verkeerd adres kan al reden zijn voor een afwijzing door de klant.
Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een factuur
De meest voorkomende fout is een onvolledige omschrijving van de geleverde prestatie. Een omschrijving als 'werkzaamheden maart' is juridisch onvoldoende. De Belastingdienst verwacht dat duidelijk is wát je geleverd hebt, zodat zowel jij als jouw klant de factuur kunnen koppelen aan een concrete prestatie. Schrijf daarom altijd specifiek: 'Advies en begeleiding bij implementatie van nieuw voorraadsysteem, periode 1–31 maart 2026, 16 uur à € 125 per uur'. Een tweede veelgemaakte fout is het gebruik van een verkeerd btw-tarief. Sommige ondernemers passen standaard 21% toe, terwijl hun dienst onder het 9%-tarief of zelfs het 0%-tarief valt. Dit leidt tot te veel afgedragen btw of — erger — een naheffing als de Belastingdienst een hoger tarief van toepassing acht. Controleer bij twijfel altijd via de Belastingdienst-website of via jouw accountant welk tarief geldt.
Een derde fout is het niet bewaren van factuurkopieën. Je bent wettelijk verplicht om facturen zeven jaar te bewaren (voor onroerende zaken geldt tien jaar). Dit geldt zowel voor facturen die je verstuurt als voor facturen die je ontvangt. Digitale bewaring is toegestaan, mits de facturen leesbaar en ongewijzigd zijn en je ze op verzoek kunt overleggen. Een vierde fout is het versturen van een gewijzigde factuur zonder creditfactuur. Als je een fout ontdekt na het versturen — een verkeerd bedrag, een tikfout in het btw-nummer — stuur dan niet gewoon een nieuwe versie. Maak een creditfactuur die de originele factuur volledig ongedaan maakt, en stuur daarna een nieuwe correcte factuur. Zo blijft jouw administratie aaneengesloten en controleerbaar.
Samenvatting
Een correcte factuur maken vraagt om aandacht voor detail, maar is goed te leren. Zorg dat je alle wettelijke verplichte gegevens opneemt: jouw btw-nummer en KvK-nummer, een uniek factuurnummer, een duidelijke omschrijving van de prestatie, het juiste btw-tarief uitgesplitst per tarief, en een heldere betaaltermijn. Maak gebruik van een factuursjabloon of boekhoudsoftware om fouten te voorkomen en de nummering automatisch bij te houden. Bewaar alle facturen minimaal zeven jaar. Als eerste concrete stap: download of maak een factuursjabloon dat alle verplichte velden al bevat, zodat je bij elke nieuwe factuur alleen nog de specifieke gegevens hoeft in te vullen.
Klaar om dit te automatiseren?
JustRunBiz combineert boekhouding, CRM, HR, helpdesk, voorraad, marketing en projectmanagement in één platform. AI ingebouwd in elke module, alle modules inbegrepen. 30 dagen gratis proberen.
Gratis proberen