Pro forma factuur: uitleg en voorbeeld
Een pro forma factuur is een voorlopig factuurdocument dat je verstuurt vóórdat de levering of dienst definitief is afgerond. Het lijkt op een echte factuur, maar heeft geen betalingsverplichting en telt niet mee in je boekhouding. Voor MKB-ondernemers is dit document veel relevanter dan velen denken: of je nu een offerte wilt bevestigen, goederen wilt invoeren vanuit het buitenland, of een klant een vooruitbetaling wilt vragen zonder direct BTW af te dragen — de pro forma factuur speelt daarin een concrete rol. In dit artikel lees je precies wat het is, wanneer je het gebruikt, hoe je het opstelt en hoe het zich verhoudt tot een gewone factuur.
Wat is een pro forma factuur precies?
De term 'pro forma' komt uit het Latijn en betekent letterlijk 'voor de vorm' of 'als een formaliteit'. Een pro forma factuur is daarmee een document dat de vorm van een factuur aanneemt, maar juridisch en fiscaal niet dezelfde status heeft als een definitieve factuur. Het bevat dezelfde informatie als een echte factuur — artikelomschrijving, hoeveelheden, prijzen, BTW-bedragen — maar is uitdrukkelijk gemarkeerd als 'pro forma' om verwarring te voorkomen. Het document is bedoeld als informatieve mededeling, niet als een betalingseis. Zodra de levering of dienst definitief plaatsvindt, stel je alsnog een reguliere factuur op. De pro forma versie verdwijnt daarmee uit de administratieve keten en wordt niet geboekt als omzet of vordering.
Een cruciaal onderscheid: de pro forma factuur triggert geen BTW-plicht. Bij een gewone factuur ben je als ondernemer verplicht de BTW aan de Belastingdienst te melden en af te dragen in het kwartaal of de maand van uitreiking. Bij een pro forma factuur is dit niet het geval, juist omdat er nog geen levering heeft plaatsgevonden en er geen rechtsgeldige betalingsverplichting is gecreëerd. Dit maakt het document handig bij situaties waarin de definitieve prijs of leverdatum nog niet vaststaat, maar je de klant toch al een concreet prijsoverzicht wilt geven. Zorg er altijd voor dat het woord 'pro forma' duidelijk zichtbaar op het document staat, bij voorkeur in de koptekst, om misverstanden in de boekhouding van jou én je klant te voorkomen.
Wanneer gebruik je een pro forma factuur?
De meest voorkomende situatie voor MKB-ondernemers is de internationale handel. Bij import en export vereisen douane-instanties een pro forma factuur om de waarde van de goederen te bepalen voor het berekenen van invoerrechten en BTW. De douane in Nederland, maar ook in landen buiten de EU, accepteert geen offertes of pakbonnen als waardeverklaring — zij eisen een document dat eruitziet als een factuur. In dat geval stel jij als exporteur een pro forma factuur op zodat de ontvangende partij de goederen probleemloos door de douane kan krijgen. Dit geldt ook voor goederen die worden verstuurd als monster, gift of ter reparatie, waarbij geen commerciële transactie plaatsvindt maar de douane toch een waardeoverzicht nodig heeft.
Buiten de internationale context gebruik je een pro forma factuur ook voor vooruitbetalingen en reserveringen. Stel dat een klant een aanbetaling wil doen voor een opdracht die nog niet is gestart — dan stuur je een pro forma factuur zodat de klant intern goedkeuring kan regelen of de betaling kan verwerken, zonder dat jij al BTW hoeft af te dragen. Zodra de dienst is geleverd of de betaling is ontvangen en de opdracht definitief is, stel je de echte factuur op. Een andere situatie is wanneer een zakelijke klant jouw prijsopgave intern moet laten goedkeuren door een inkoopcommissie of financieel directeur. De pro forma factuur geeft dan precies het overzicht dat zij nodig hebben om een beslissing te nemen, zonder dat er al een rechtsverhouding is ontstaan.
Pro forma factuur versus gewone factuur: de belangrijkste verschillen
Het fundamentele verschil zit in de juridische en fiscale status. Een gewone factuur is een rechtsdocument: het bevestigt dat een levering of dienst heeft plaatsgevonden, creëert een betalingsverplichting en verplicht jou als ondernemer tot BTW-aangifte. Een pro forma factuur doet niets van dit alles. Er is geen levering bevestigd, er is geen betalingsverplichting, en de BTW op het document wordt niet afgedragen. Boekhoudkundig telt een gewone factuur mee als omzet of debiteuren in je administratie. De pro forma versie staat daar volledig buiten. Als je per ongeluk een pro forma factuur boekt als echte factuur, ontstaan er problemen bij je jaarrekening en BTW-aangifte — iets wat boekhouders regelmatig moeten corrigeren bij klanten die dit onderscheid niet kennen.
Qua inhoud lijken de documenten sterk op elkaar, maar er zijn kleine maar belangrijke formele verschillen. Een officiële factuur moet in Nederland voldoen aan de BTW-wet: je bent verplicht een uniek oplopend factuurnummer op te nemen, je BTW-nummer, KvK-nummer, de volledige naam en adresgegevens van beide partijen, een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of goederen, het BTW-tarief (21%, 9% of 0%), het BTW-bedrag en het totaalbedrag. Een pro forma factuur bevat dezelfde velden, maar draagt de aanduiding 'Pro Forma Factuur' als documenttitel en heeft geen verplicht oplopend factuurnummer nodig — hoewel het wel handig is om een referentienummer te gebruiken voor je eigen administratie. Sommige ondernemers geven pro forma facturen een eigen nummering, bijvoorbeeld met het prefix 'PF' of 'PRO'.
Pro forma factuur opstellen: verplichte velden en sjabloon
Hoewel een pro forma factuur minder wettelijke verplichtingen heeft dan een echte factuur, is het verstandig om het document zo volledig mogelijk in te vullen. Dit voorkomt dat de ontvanger extra vragen stelt en zorgt ervoor dat het document zijn doel vervult, of dat nu douane-inklaring is, interne goedkeuring bij de klant, of als basis voor een aanbetaling. Zet bovenaan het document duidelijk 'Pro Forma Factuur' als documenttitel. Vermeld vervolgens jouw bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer en KvK-nummer. Voeg daarna de gegevens van de ontvanger toe: naam, adres en eventueel hun BTW-nummer als het om een B2B-transactie gaat. Geef het document een referentienummer en een datum. Dit referentienummer gebruik je later om de definitieve factuur aan te koppelen.
De kern van het document is het overzicht van de te leveren goederen of diensten. Beschrijf elk artikel of elke dienst zo specifiek mogelijk: omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs, het toepasselijke BTW-tarief en het subtotaal per regel. Sluit af met een overzicht van het subtotaal exclusief BTW, het totale BTW-bedrag per tarief en het eindbedrag inclusief BTW. Vermeld ook de verwachte leverdatum of leverperiode en eventuele betalingscondities die zullen gelden na definitieve levering. Schrijf op een zichtbare plek, bij voorkeur onderaan of in een kader bovenaan: 'Dit is een pro forma factuur en geeft geen betalingsverplichting. Er is geen BTW verschuldigd totdat de definitieve factuur is uitgeschreven.' Die disclaimer beschermt jou én de ontvanger juridisch.
BTW-implicaties van de pro forma factuur in 2026
De BTW-regels rondom pro forma facturen zijn helder maar worden in de praktijk regelmatig verkeerd toegepast. De Belastingdienst beschouwt een pro forma factuur niet als een fiscaal document in de zin van de Wet op de omzetbelasting 1968. Dat betekent dat de BTW die op een pro forma factuur staat vermeld, niet verschuldigd is en niet afgedragen hoeft te worden. Omgekeerd mag de ontvanger de BTW op een pro forma factuur ook niet als voorbelasting terugvragen, want er is nog geen echte prestatie geleverd. Dit punt is met name relevant voor klanten die hun BTW-administratie strak bijhouden: zij mogen de pro forma factuur wel registreren als aankondiging, maar niet als inkoop in hun BTW-aangifte verwerken.
Waar het in 2026 wél oppassen is: de Belastingdienst kijkt bij boekenonderzoeken kritisch naar documenten die eruitzien als facturen maar als 'pro forma' zijn bestempeld, met name wanneer geld is ontvangen. Als jij een aanbetaling ontvangt op basis van een pro forma factuur, ben je in principe BTW verschuldigd over het ontvangen bedrag — ook al heb je de definitieve factuur nog niet uitgestuurd. Dit is een veelgemaakte fout. Zodra er een betaling binnenkomt, dien je een reguliere factuur (of een voorschotnota) uit te schrijven en de BTW te melden in de aangifte van dat tijdvak. Het maakt daarbij niet uit of je de ontvangen betaling intern 'pro forma' noemt. De Belastingdienst gaat uit van de feitelijke situatie: is er geld ontvangen, dan is er een belastbaar feit.
Pro forma factuur bij import en export: praktijkvoorbeelden
Stel je voor: je levert als Nederlandse leverancier machines aan een afnemer in Turkije, een land buiten de EU. Turk douane vereist een pro forma factuur om de invoerrechten te berekenen. Je maakt een document op met de exacte omschrijving van de machine, het gewicht, het land van oorsprong (Nederland), de HS-code (het internationale goederencode-systeem voor douanedoeleinden) en de commerciële waarde in euro's. Je vermeldt 0% BTW omdat het een export buiten de EU betreft en geeft aan dat het gaat om een 'pro forma invoice for customs purposes only'. Dit document gaat mee met de zending. Zodra de machine daadwerkelijk is geleverd en betaald, stuur je de definitieve factuur. De pro forma factuur heeft zijn werk gedaan en is niet meer actief in de administratie.
Een ander concreet voorbeeld speelt zich af bij een Nederlandse webshop die goederen importeert uit China. De Chinese leverancier stuurt vooraf een pro forma factuur met de beschrijving en waarde van de producten. De Nederlandse importeur gebruikt dit document om alvast de invoerrechten en BTW te berekenen die bij de douane betaald moeten worden. Na daadwerkelijke ontvangst van de goederen ontvangt de webshop de definitieve factuur van de Chinese leverancier. Die definitieve factuur gaat wél de boekhouding in. De BTW bij invoer — in dit geval de 'invoer-BTW' die wordt berekend over de douanewaarde inclusief invoerrechten — wordt door de Belastingdienst verwerkt via de BTW-aangifte, niet via de pro forma factuur. Bedrijven met een artikel 23-vergunning mogen de invoer-BTW verleggen naar de aangifte, wat het cashflow-voordeel vergroot.
Samenvatting
Een pro forma factuur is een krachtig maar vaak onderschat document in de MKB-administratie. Het geeft je de mogelijkheid om een volledig prijsoverzicht te verstrekken zonder direct BTW-verplichtingen te creëren. Of je het nu gebruikt voor douane-inklaring bij internationale zendingen, voor interne goedkeuring bij zakelijke klanten, of als voorbereiding op een aanbetaling — zorg altijd voor een duidelijke markering als 'pro forma', een referentienummer voor je eigen administratie en een disclaimer die de niet-bindende status bevestigt. Ontvang je toch een betaling op basis van een pro forma factuur, stel dan direct een reguliere voorschotnota of factuur op om BTW-problemen te voorkomen. Gebruik de informatie in dit artikel als basis voor je eigen sjabloon.
Klaar om dit te automatiseren?
JustRunBiz combineert boekhouding, CRM, HR, helpdesk, voorraad, marketing en projectmanagement in één platform. AI ingebouwd in elke module, alle modules inbegrepen. 30 dagen gratis proberen.
Gratis proberen