Creditfactuur: hoe maak je hem en wanneer gebruik je hem?
Een creditfactuur stuur je als je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk wilt corrigeren of annuleren. Voor MKB-ondernemers komt dit regelmatiger voor dan je denkt: een klant retourneert goederen, er is te veel gefactureerd, of er is een kortingsafspraak vergeten. In al die gevallen mag je de originele factuur niet zomaar aanpassen of verwijderen — de fiscus verplicht je om een aparte creditfactuur op te maken. Doe je dat niet, dan klopt jouw boekhouding én btw-aangifte niet. Dit artikel legt uit wat een creditfactuur precies is, hoe je hem correct opmaakt, hoe je hem boekt en wanneer je hem verstuurt.
Wat is een creditfactuur en waarvoor gebruik je hem?
Een creditfactuur is een factuur waarmee je een eerder verzonden factuur (gedeeltelijk) terugdraait. Het woord 'credit' verwijst naar de boekhoudkundige kant: jij als leverancier schrijft een bedrag terug op de vordering die je had op jouw klant. Concreet betekent dit dat de klant minder hoeft te betalen, of dat jij geld terugstort als de originele factuur al betaald was. De creditfactuur bevat altijd negatieve bedragen of bedragen voorzien van een minteken, zodat direct duidelijk is dat het om een correctie gaat. In de administratie fungeert de creditfactuur als tegenhanger van de originele factuur.
Je gebruikt een creditfactuur in een aantal vaste situaties. De meest voorkomende is een volledige of gedeeltelijke retour van geleverde goederen. Maar ook wanneer je een fout hebt gemaakt in de oorspronkelijke factuur — verkeerd tarief, verkeerd aantal, verkeerde klant — stel je een creditfactuur op voor het foutieve bedrag en stuur je daarna een gecorrigeerde factuur. Verder pas je een creditfactuur toe bij het verlenen van een korting achteraf, bij het annuleren van een opdracht die al gefactureerd was, of bij een klacht waarbij je besluit een deel van het bedrag terug te geven. In al deze gevallen is een creditfactuur de enige juridisch en fiscaal correcte manier om de mutatie vast te leggen.
Creditfactuur vs. creditnota: wat is het verschil?
In de Nederlandse praktijk worden 'creditfactuur' en 'creditnota' door elkaar gebruikt, maar er zit een subtiel onderscheid. Een creditfactuur is een volwaardig btw-document dat voldoet aan alle wettelijke factuureisen uit de Wet OB 1968. Hij vermeldt btw-bedragen, een uniek factuurnummer en een verwijzing naar de originele factuur. Een creditnota is in de breedste definitie een kennisgeving van een te verrekenen bedrag, maar als die nota voldoet aan alle factuureisen, is het tegelijkertijd ook een creditfactuur. In de praktijk wordt 'creditnota' vaker gebruikt in zakelijke communicatie en 'creditfactuur' als boekhoudjargon.
Voor btw-doeleinden maakt het onderscheid wél uit. Alleen een document dat voldoet aan de factuurvereisten geldt als een correctie-btw-document waarmee jouw klant de eerder afgetrokken btw moet terugbetalen aan de fiscus — en jij jouw eerder afgedragen btw kunt terugvorderen. Een creditnota die niet aan de factuureisen voldoet, heeft die fiscale werking niet. Zorg er dus altijd voor dat jouw creditfactuur alle verplichte gegevens bevat. Gebruik je boekhoudsoftware, dan genereert die doorgaans automatisch een correct document. Controleer bij handmatig opgestelde documenten altijd de wettelijke vereisten voordat je verstuurt.
Verplichte gegevens op een creditfactuur in 2026
Een creditfactuur moet voldoen aan dezelfde wettelijke factuureisen als een gewone factuur. Dat betekent: naam en adres van jou als leverancier, jouw btw-identificatienummer en KvK-nummer, naam en adres van de afnemer, een uniek en oplopend factuurnummer, de datum van uitreiking, een duidelijke omschrijving van de gecrediteerde prestatie of goederen, de hoeveelheid of omvang, het nettobedrag (negatief), het toepasselijke btw-tarief (9% of 21%), het btw-bedrag (negatief) en het totaalbedrag inclusief btw (negatief). Vermeld ook altijd het factuurnummer van de originele factuur waarop de creditfactuur betrekking heeft.
Naast de standaardelementen zijn er situatiespecifieke toevoegingen. Als de creditfactuur betrekking heeft op een intracommunautaire levering, vermeld je het btw-nummer van de afnemer in een andere EU-lidstaat. Bij een verlegd btw-stelsel vermeld je 'btw verlegd'. Factureer je aan een consument (B2C), dan zijn de eisen iets soepeler, maar voor B2B-transacties is volledige naleving verplicht. Geef de creditfactuur een uniek nummer uit jouw eigen nummerreeks — veel ondernemers gebruiken een apart voorvoegsel zoals 'CR-2026-001'. Dit maakt sorteren en terugvinden eenvoudiger en voorkomt verwarring met reguliere facturen in de administratie.
Creditfactuur boeken: hoe verwerk je hem in de administratie?
Het boeken van een creditfactuur draait om het terugdraaien van de oorspronkelijke boeking. Bij een reguliere verkoopfactuur debiteer je de debiteurenrekening en crediteer je de omzetrekening en de btw-afdrachtsrekening. Bij een creditfactuur draai je dit om: je crediteert de debiteurenrekening (of je debiteert hem als de klant al betaald had en je terugbetaalt) en je debiteert de omzetrekening en de te betalen btw-rekening. Per saldo verlaagt dit jouw omzet met het gecrediteerde bedrag en vermindert het de btw die je moet afdragen.
Een concreet voorbeeld maakt dit inzichtelijker. Je hebt een factuur verstuurd van € 1.210 (€ 1.000 netto + € 210 btw bij 21%). De klant retourneert de helft van de goederen. Je maakt een creditfactuur van € 605 (€ 500 netto + € 105 btw). In jouw boekhouding verlaag je de debiteurenrekening met € 605, verlaag je de omzetrekening met € 500 en verminder je de te betalen btw met € 105. Als de volledige factuur al betaald was, boek je ook de terugbetaling aan de klant: debiteer de debiteurenrekening met € 605 en crediteer de bankrekening met hetzelfde bedrag. In moderne boekhoudsoftware verlopen deze stappen grotendeels automatisch nadat je de creditfactuur hebt ingevoerd.
Creditfactuur en btw: terugvordering en aangifte
De btw-verwerking is voor veel ondernemers het meest complexe onderdeel. Wanneer je een creditfactuur verstuurt, heb je eerder btw afgedragen over het oorspronkelijke factuurbedrag. De creditfactuur geeft je het recht om dat deel van de btw terug te vorderen via jouw btw-aangifte. Je vermeldt het negatieve btw-bedrag in rubriek 1a of 1b (afhankelijk van het tarief) van de btw-aangifte over het tijdvak waarin de creditfactuur is gedateerd. Zorg dat de creditfactuur daadwerkelijk verstuurd is vóór het einde van het aangiftetijdvak als je de teruggave in dat tijdvak wilt verwerken.
Voor jouw klant geldt de omgekeerde redenering. De klant heeft btw afgetrokken als voorbelasting op basis van de originele factuur. Na ontvangst van jouw creditfactuur is de klant verplicht de eerder afgetrokken btw terug te betalen aan de Belastingdienst, in de aangifte van het tijdvak van ontvangst. Dit is een wettelijke verplichting, geen keuze. In de praktijk controleren belastingdienst-controles regelmatig of creditfacturen consistent verwerkt zijn bij zowel leverancier als afnemer. Bewaar daarom altijd de verzend- en ontvangstbevestiging van een creditfactuur, zodat je kunt aantonen wanneer het document verstuurd en ontvangen is.
Stap-voor-stap: een correcte creditfactuur opstellen
Begin altijd met de oorspronkelijke factuur als basis. Zoek het originele factuurnummer op en noteer het bedrag dat gecrediteerd moet worden — dit kan het volledige factuurbtw-bedrag zijn of een deel ervan. Geef de creditfactuur vervolgens een eigen, uniek nummer uit jouw creditfactuurnummerreeks. Vermeld in de omschrijving expliciet waarvoor je crediteert: 'Creditering van factuur 2026-047 wegens retour 5 stuks artikel X'. Hoe specifieker de omschrijving, hoe minder discussie achteraf met de klant of de belastingdienst. Vul alle verplichte velden in zoals beschreven in de eerdere sectie over wettelijke vereisten, maar dan met negatieve bedragen.
Verstuur de creditfactuur zo snel mogelijk nadat de reden voor creditering zich voordoet. De Belastingdienst stelt geen harde maximumtermijn voor het uitreiken van een creditfactuur, maar hoe langer je wacht, hoe meer administratieve verwarring ontstaat — zeker als de klant al betaald heeft of bezwaar maakt. Na verzending verwerk je de creditfactuur in jouw boekhoudsoftware door deze te koppelen aan de originele factuur. De software berekent automatisch het openstaande saldo. Heb je de creditfactuur handmatig opgesteld, dan boek je hem als aparte journaalpost. Archiveer zowel de creditfactuur als de originele factuur minimaal zeven jaar — de wettelijke bewaarplicht voor fiscale documenten.
Samenvatting
Een creditfactuur is geen optioneel document maar een fiscale verplichting zodra je een eerder gefactureerd bedrag wilt corrigeren of terugdraaien. Zorg dat hij aan alle wettelijke factuureisen voldoet, verwijs altijd naar de originele factuur en verwerk hem in hetzelfde btw-tijdvak als de creditering plaatsvindt. Boek hem als tegenboeking op de debiteurenrekening, omzetrekening en btw-rekening. Verstuur hem direct bij retour, fout of korting achteraf. Gebruik je boekhoudsoftware, controleer dan of de software automatisch een correct factuurnummer en de verwijzing naar de originele factuur toevoegt. Bewaar alle creditfacturen minimaal zeven jaar samen met de originele facturen voor eventuele controles door de Belastingdienst.
Klaar om dit te automatiseren?
JustRunBiz combineert boekhouding, CRM, HR, helpdesk, voorraad, marketing en projectmanagement in één platform. AI ingebouwd in elke module, alle modules inbegrepen. 30 dagen gratis proberen.
Gratis proberen