Wet transparante arbeidsvoorwaarden: wat moet je regelen?

Achtergrond: EU-richtlijn 2019/1152

De Wet transparante arbeidsvoorwaarden is de Nederlandse implementatie van EU-richtlijn 2019/1152 over transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden. Deze richtlijn is bedoeld om werknemers in de hele Europese Unie beter te beschermen door hen meer duidelijkheid te geven over hun arbeidsrelatie.

De richtlijn vervangt de oude Richtlijn schriftelijke verklaring (91/533/EEG) die al sinds 1991 bestond. De nieuwe richtlijn gaat veel verder dan de oude en bevat niet alleen informatieplichten, maar ook inhoudelijke minimumnormen. Nederland moest de richtlijn uiterlijk op 1 augustus 2022 implementeren.

De wet heeft onmiddellijke werking gekregen. Dit betekent dat de regels niet alleen gelden voor nieuwe arbeidsovereenkomsten, maar ook voor bestaande. Werkgevers moesten hun contracten en informatievoorziening aanpassen aan de nieuwe eisen. Er gold geen overgangsperiode.

De richtlijn is van toepassing op alle werknemers met een arbeidsovereenkomst, inclusief oproepkrachten, uitzendkrachten en werknemers met een nuluren-contract. Alleen echte zelfstandigen vallen erbuiten. Bij schijnzelfstandigheid kan de wet alsnog van toepassing zijn.

Uitgebreide informatieplicht voor werkgevers

De wet verplicht werkgevers om werknemers binnen een week na aanvang van het dienstverband te informeren over een groot aantal arbeidsvoorwaarden. Voorheen gold een termijn van een maand voor een beperkt aantal gegevens. De informatieplicht is aanzienlijk uitgebreid ten opzichte van de oude situatie.

De werkgever moet de werknemer schriftelijk informeren over de werkplek of werkplekken, de arbeidstijden, het loon en de betalingswijze, de aanspraak op vakantie en ander betaald verlof, de opzegtermijn en de procedure daarvoor, de proeftijd (indien van toepassing) en het recht op scholing.

Daarnaast moet de werkgever informatie verstrekken over de toepasselijke cao, de pensioenregeling, de identiteit van het uitzendbureau (bij uitzendwerk), de procedure en vereisten bij ontslag en de instanties waar sociale premies worden afgedragen. Dit gaat veel verder dan wat voorheen verplicht was.

De informatie mag worden verstrekt in de arbeidsovereenkomst zelf, in een apart document of via een verwijzing naar de toepasselijke cao of wettelijke regeling. Digitale verstrekking is toegestaan, mits de werknemer de informatie kan opslaan en printen. De werkgever moet bewijs bewaren dat de informatie is verstrekt.

• Werkplek of werkplekken waar de arbeid wordt verricht
• Arbeidstijden en eventuele overwerkregelingen
• Loon, salariscomponenten en betalingswijze
• Aanspraak op vakantiedagen en ander betaald verlof
• Opzegtermijn en ontslagprocedure
• Proeftijd en voorwaarden
• Recht op scholing en scholingsfaciliteiten
• Toepasselijke cao en pensioenregeling

Informatie over arbeidstijden en werkpatroon

Een belangrijk onderdeel van de wet is de informatieplicht over arbeidstijden en werkpatronen. Als het werkpatroon geheel of grotendeels voorspelbaar is, moet de werkgever de werknemer informeren over de duur van de normale werkdag of werkweek en over regelingen voor overwerk en de vergoeding daarvoor.

Bij een onvoorspelbaar werkpatroon - denk aan oproepcontracten en nuluren-contracten - gelden aanvullende regels. De werkgever moet referentiedagen en referentieuren vaststellen. Dit zijn de dagen en uren waarop de werknemer kan worden verplicht te werken. Buiten deze referentiedagen mag de werknemer werk weigeren zonder gevolgen.

De referentiedagen moeten vooraf schriftelijk worden vastgelegd. De werkgever mag de werknemer alleen oproepen op de afgesproken referentiedagen. De werknemer moet minimaal vier dagen van tevoren worden opgeroepen. Als de werkgever de oproep binnen vier dagen voor aanvang intrekt, heeft de werknemer toch recht op loon over de oorspronkelijke oproep.

Deze regeling biedt werknemers met een onvoorspelbaar werkpatroon meer zekerheid en de mogelijkheid om hun tijd beter te plannen. Voor werkgevers betekent het dat zij hun planning beter moeten organiseren en niet meer op het laatste moment oproepkrachten kunnen inzetten.

Scholingsplicht: scholing is werktijd

De wet bepaalt dat wettelijk verplichte scholing kosteloos moet worden aangeboden aan de werknemer. Dit betreft scholing die de werkgever op grond van de wet of cao verplicht is om aan te bieden. Denk aan veiligheidstrainingen, bijscholing voor het behoud van een beroepskwalificatie of scholing die nodig is om de functie te kunnen blijven uitoefenen.

De tijd die de werknemer besteedt aan verplichte scholing wordt beschouwd als arbeidstijd. Dit betekent dat de scholing zoveel mogelijk tijdens reguliere werktijden moet plaatsvinden. Als dat niet mogelijk is, moet de tijd als werktijd worden gecompenseerd. De werkgever mag deze uren niet inhouden op het verlof van de werknemer.

De kosten van verplichte scholing mogen niet worden verhaald op de werknemer. Een studiekostenbeding waarin de werknemer wordt verplicht om scholingskosten terug te betalen bij vertrek, is nietig voor zover het gaat om wettelijk verplichte scholing. Bestaande studiekostenbedingen voor verplichte scholing zijn dus ongeldig geworden.

Voor niet-verplichte scholing - zoals een MBA-opleiding of een cursus die niet noodzakelijk is voor de functie - mag de werkgever wel een studiekostenbeding opnemen. Het onderscheid tussen verplichte en niet-verplichte scholing is daarom belangrijk. Raadpleeg de toepasselijke cao en sectorale regelgeving om te bepalen welke scholing verplicht is.

Nevenactiviteitenverbod: alleen met objectieve rechtvaardiging

Onder de oude wetgeving was het gebruikelijk om in de arbeidsovereenkomst een breed nevenwerkzaamhedenbeding op te nemen. De Wet transparante arbeidsvoorwaarden heeft dit ingrijpend gewijzigd. Een verbod op nevenactiviteiten is alleen nog toegestaan als de werkgever een objectieve rechtvaardigingsgrond kan aantonen.

Objectieve rechtvaardigingsgronden zijn onder meer de gezondheid en veiligheid van de werknemer, de bescherming van vertrouwelijke bedrijfsinformatie, het vermijden van belangenconflicten en de naleving van de Arbeidstijdenwet. De werkgever hoeft de rechtvaardigingsgrond niet in de arbeidsovereenkomst zelf op te nemen, maar moet deze wel kunnen geven als de werknemer erom vraagt.

In de praktijk betekent dit dat een algemeen verbod op alle nevenactiviteiten niet meer standhoudt. De werkgever moet per geval beoordelen of een nevenactiviteit problemen oplevert. Een accountant die in het weekend als voetbaltrainer werkt, levert waarschijnlijk geen probleem op. Dezelfde accountant die voor een concurrent gaat werken, mogelijk wel.

Bestaande nevenwerkzaamhedenbedingen die een absoluut verbod bevatten zonder objectieve rechtvaardiging, zijn sinds 1 augustus 2022 niet meer afdwingbaar. Werkgevers hoeven deze bedingen niet actief te wijzigen, maar kunnen er geen beroep meer op doen als er geen objectieve rechtvaardiging is voor het specifieke geval.

Verzoek om meer voorspelbare arbeidsvoorwaarden

De wet geeft werknemers het recht om na 26 weken dienstverband een verzoek in te dienen voor meer voorspelbare en zekere arbeidsvoorwaarden. Dit kan bijvoorbeeld een verzoek zijn om een vast contract in plaats van een tijdelijk contract, om een contract met vaste uren in plaats van een oproepcontract of om vaste werkdagen.

De werkgever moet binnen een maand schriftelijk en gemotiveerd reageren op het verzoek. Als de werkgever niet tijdig reageert, wordt het verzoek geacht te zijn ingewilligd. Voor kleine werkgevers (minder dan 10 werknemers) geldt een reactietermijn van drie maanden in plaats van een maand.

De werkgever is niet verplicht om het verzoek in te willigen, maar moet het verzoek wel serieus overwegen en zijn afwijzing motiveren. De werknemer mag niet worden benadeeld vanwege het indienen van een verzoek. Benadeling kan leiden tot een schadevergoedingsplicht voor de werkgever.

Dit recht versterkt de positie van werknemers met flexibele contracten. Het dwingt werkgevers om bewust na te denken over de contractvorm en om te motiveren waarom een flexibel contract noodzakelijk is. In combinatie met de overige regels van de WAB stimuleert dit het aanbieden van vaste contracten.

Proeftijd en parallelle werkzaamheden

De wet heeft ook gevolgen voor het proeftijdbeding. De werkgever moet de werknemer vooraf informeren over de duur en voorwaarden van de proeftijd. De regels voor de proeftijd zelf zijn niet gewijzigd: maximaal een maand bij een contract van zes maanden tot twee jaar en maximaal twee maanden bij een contract van twee jaar of langer.

Tijdens de proeftijd mag de werkgever de werknemer niet verbieden om bij andere werkgevers te werken. Een verbod op nevenactiviteiten tijdens de proeftijd is alleen toegestaan met een objectieve rechtvaardigingsgrond. Dit geldt ook voor een concurrentiebeding, dat in een tijdelijk contract sowieso alleen is toegestaan bij zwaarwegende bedrijfsbelangen.

De werkgever moet de werknemer ook informeren over eventuele andere beperkingen die tijdens de proeftijd gelden. Denk aan verplichtingen rond vertrouwelijke informatie, intellectueel eigendom of relatiebedingen. Transparantie hierover voorkomt discussies achteraf.

Na afloop van de proeftijd gelden de reguliere ontslagregels. De werkgever kan dan niet meer eenzijdig de arbeidsovereenkomst opzeggen zonder geldige ontslaggrond. Het is daarom belangrijk om de proeftijd goed te benutten voor een grondige beoordeling van de werknemer.

Gevolgen voor de arbeidsovereenkomst

De Wet transparante arbeidsvoorwaarden heeft directe gevolgen voor de inhoud van arbeidsovereenkomsten. Werkgevers moeten hun standaard arbeidsovereenkomsten aanpassen om aan de uitgebreide informatieplicht te voldoen. Het is verstandig om een jurist de modelovereenkomst te laten herzien.

De arbeidsovereenkomst moet nu expliciet informatie bevatten over het scholingsbeleid, de ontslagprocedure, de arbeidstijden, de werkplek en de aanspraak op verschillende soorten verlof. Veel van deze onderwerpen stonden voorheen niet of beperkt in de arbeidsovereenkomst.

Voor bestaande werknemers geldt dat zij op verzoek de aanvullende informatie moeten ontvangen. De werkgever moet dit verzoek binnen een maand beantwoorden. Het is efficienter om proactief alle werknemers te informeren, bijvoorbeeld via een addendum bij de arbeidsovereenkomst of een personeelshandboek.

Het niet voldoen aan de informatieplicht kan leiden tot aansprakelijkheid van de werkgever. Als een werknemer schade lijdt doordat de werkgever essientiele informatie niet heeft verstrekt, kan de werknemer schadevergoeding vorderen. Denk aan een werknemer die niet wist dat hij recht had op scholing of aan een werknemer die onterecht werd beboet voor nevenactiviteiten.

Sancties bij niet-naleving

De wet zelf bevat geen specifieke boetebedragen voor het niet naleven van de informatieplicht. De sanctie is vooral gelegen in het civiele recht: de werkgever is aansprakelijk voor schade die de werknemer lijdt door het niet verstrekken van de juiste informatie. Dit kan leiden tot schadevergoedingsclaims.

Bij het niet naleven van de scholingsplicht riskeert de werkgever dat studiekostenbedingen voor verplichte scholing nietig worden verklaard. De werkgever kan dan de scholingskosten niet terugvorderen bij de werknemer, ook niet als deze kort na de opleiding vertrekt. Dit kan financieel aanzienlijk zijn.

Het onterecht verbieden van nevenactiviteiten kan leiden tot een schadeclaim van de werknemer. Als de werknemer kan aantonen dat hij inkomsten is misgelopen doordat de werkgever ten onrechte nevenactiviteiten heeft verboden, kan hij deze schade vorderen. De bewijslast ligt bij de werknemer.

Hoewel de directe sancties beperkt lijken, is het reputatierisico niet te onderschatten. Werknemers delen hun ervaringen steeds vaker online en via sociale media. Een werkgever die de rechten van werknemers niet respecteert, kan moeite krijgen met het aantrekken van nieuw talent.

Wat moet je als werkgever concreet doen?

Stap een is het herzien van je standaard arbeidsovereenkomst. Zorg dat alle verplichte informatiepunten erin staan of dat er wordt verwezen naar een personeelshandboek of cao waarin deze informatie is opgenomen. Laat het model controleren door een arbeidsrechtjurist.

Stap twee is het inventariseren van je studiekostenbedingen. Controleer of er bedingen zijn die betrekking hebben op wettelijk verplichte scholing. Deze bedingen zijn nietig en moeten worden geschrapt of aangepast. Voor niet-verplichte scholing kun je het studiekostenbeding handhaven.

Stap drie is het herzien van je nevenwerkzaamhedenbeding. Vervang een absoluut verbod door een formulering die aangeeft dat nevenactiviteiten zijn toegestaan, tenzij er een objectieve rechtvaardigingsgrond is om ze te verbieden. Geef voorbeelden van situaties waarin nevenactiviteiten niet zijn toegestaan.

Stap vier is het informeren van bestaande werknemers. Stuur een aanvulling op de arbeidsovereenkomst of verwijs naar een bijgewerkt personeelshandboek. Zorg dat werknemers de informatie daadwerkelijk ontvangen en bewaar hiervan een bewijsstuk.

• Herzien van de standaard arbeidsovereenkomst
• Inventariseren en aanpassen van studiekostenbedingen
• Herzien van het nevenwerkzaamhedenbeding
• Informeren van bestaande werknemers over hun rechten
• Opstellen of bijwerken van het personeelshandboek
• Vastleggen van referentiedagen voor oproepkrachten

Impact op de dagelijkse HR-praktijk

De wet heeft de dagelijkse HR-praktijk op meerdere punten veranderd. Het onboardingproces moet nu uitgebreider zijn, met meer aandacht voor het verstrekken van informatie aan nieuwe werknemers. HR-afdelingen moeten checklists gebruiken om te borgen dat alle verplichte informatie tijdig wordt verstrekt.

Het scholingsbeleid vraagt meer aandacht. HR moet bijhouden welke scholing verplicht is, welke scholing als werktijd moet worden aangemerkt en welke studiekostenbedingen wel en niet geldig zijn. Dit vereist een goed overzicht van de sectorale regelgeving en de toepasselijke cao.

De flexibele schil vraagt om meer aandacht voor referentiedagen, oproeptermijnen en het recht op voorspelbare arbeidsvoorwaarden. HR moet systemen inrichten om deze zaken correct te administreren en te communiceren naar de betrokken werknemers.

Tot slot moet HR alert zijn op verzoeken van werknemers om meer voorspelbare arbeidsvoorwaarden en om informatie over hun rechten. Deze verzoeken moeten binnen de wettelijke termijn worden beantwoord en de werkgever moet zijn beslissing motiveren.