Ontslagrecht: regels, procedures en transitievergoeding

De wettelijke ontslaggronden (BW 7:669)

In artikel 7:669 van het Burgerlijk Wetboek staan de gronden waarop een werkgever een arbeidsovereenkomst mag opzeggen. Er zijn acht specifieke gronden (a tot en met h) plus de cumulatiegrond (i). De werkgever moet altijd een geldige reden hebben en moet aantonen dat herplaatsing niet mogelijk is.

Grond a betreft bedrijfseconomisch ontslag, bijvoorbeeld bij reorganisatie, sluiting van het bedrijf of structureel vervallen van arbeidsplaatsen. Grond b gaat over langdurige arbeidsongeschiktheid, waarbij de werknemer minimaal twee jaar ziek is en herstel niet te verwachten is. Voor beide gronden loopt de procedure via het UWV.

De gronden c tot en met h zijn persoonlijke gronden. Grond c is regelmatig ziekteverzuim met onaanvaardbare gevolgen, grond d is disfunctioneren, grond e is verwijtbaar handelen of nalaten, grond f is werkweigering wegens gewetensbezwaren, grond g is een verstoorde arbeidsverhouding en grond h is een restcategorie. Deze gronden lopen via de kantonrechter.

Elke grond moet "voldragen" zijn, wat betekent dat de werkgever moet aantonen dat volledig aan alle voorwaarden van die grond is voldaan. Een beetje disfunctioneren en een beetje verstoorde verhouding is niet voldoende. Hier komt de cumulatiegrond (i) in beeld, die met de WAB is ingevoerd.

De cumulatiegrond (i-grond) sinds de WAB

Met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB), ingegaan per 1 januari 2020, is de i-grond toegevoegd aan de ontslaggronden. De cumulatiegrond maakt het mogelijk om twee of meer niet-voldragen ontslaggronden te combineren. Dit was onder de Wet werk en zekerheid (Wwz) niet mogelijk.

De kantonrechter kan op basis van de i-grond de arbeidsovereenkomst ontbinden als de combinatie van omstandigheden zodanig is dat van de werkgever niet kan worden gevraagd de overeenkomst voort te zetten. Denk aan een combinatie van disfunctioneren (d-grond) en een verstoorde arbeidsverhouding (g-grond).

Bij ontbinding op de i-grond kan de kantonrechter een extra vergoeding toekennen van maximaal 50% bovenop de transitievergoeding. Dit is een compensatie voor het feit dat de werkgever niet aan een enkele volledige grond voldoet. In de praktijk kennen rechters wisselende percentages toe, afhankelijk van de omstandigheden.

De i-grond geldt niet in combinatie met de a-grond (bedrijfseconomisch) of de b-grond (langdurig ziek). Deze gronden moeten altijd op zichzelf voldragen zijn. De cumulatiegrond is bedoeld voor de persoonlijke gronden c tot en met h.

Ontslagprocedure via het UWV

Bij bedrijfseconomisch ontslag (a-grond) en langdurig ziekteverzuim (b-grond) moet de werkgever een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV. De procedure duurt gemiddeld vier tot zes weken. De werkgever dient een schriftelijk verzoek in met onderbouwende documenten.

Bij bedrijfseconomisch ontslag moet de werkgever aantonen dat er een noodzaak is tot het laten vervallen van arbeidsplaatsen, dat het afspiegelingsbeginsel correct is toegepast en dat herplaatsing niet mogelijk is. Het afspiegelingsbeginsel houdt in dat werknemers in leeftijdsgroepen worden ingedeeld en dat de laatst aangenomene per groep als eerste wordt ontslagen.

Bij langdurig ziekteverzuim moet de werkgever aantonen dat de werknemer minimaal 104 weken (twee jaar) arbeidsongeschikt is, dat herstel niet binnen 26 weken te verwachten is en dat de werknemer niet in een aangepaste functie kan worden herplaatst. Een actueel deskundigenoordeel van het UWV versterkt het verzoek.

Het UWV toetst het verzoek en geeft de werknemer de gelegenheid om verweer te voeren. Na de beoordeling verleent het UWV wel of geen toestemming voor opzegging. Bij toestemming heeft de werkgever vier weken om de arbeidsovereenkomst daadwerkelijk op te zeggen. De proceduretijd mag worden afgetrokken van de opzegtermijn.

Ontslagprocedure via de kantonrechter

Voor de persoonlijke ontslaggronden (c tot en met i) moet de werkgever een ontbindingsverzoek indienen bij de kantonrechter. De procedure duurt gemiddeld zes tot tien weken, afhankelijk van de beschikbaarheid van de rechtbank en de complexiteit van de zaak.

De werkgever moet in het verzoekschrift de ontslaggrond onderbouwen met concrete feiten en bewijs. Bij disfunctioneren (d-grond) betekent dit dat er een dossier moet zijn met functioneringsgesprekken, verbetertrajecten, schriftelijke waarschuwingen en bewijs dat herplaatsing is onderzocht.

De kantonrechter houdt een mondelinge behandeling waarbij beide partijen hun standpunt toelichten. Vaak doet de rechter ter zitting een schikkingsvoorstel. Als partijen er niet uitkomen, volgt een schriftelijke beschikking. Tegen de beschikking staat hoger beroep open bij het gerechtshof.

De kantonrechter bepaalt de einddatum van de arbeidsovereenkomst, rekening houdend met de opzegtermijn. De proceduretijd wordt afgetrokken, maar er moet altijd minimaal een maand opzegtermijn resteren. De rechter kan ook een billijke vergoeding toekennen als de werkgever ernstig verwijtbaar heeft gehandeld.

De vaststellingsovereenkomst

In de praktijk wordt het merendeel van de ontslagzaken opgelost via een vaststellingsovereenkomst (VSO), ook wel beeindigingsovereenkomst genoemd. Dit is een schriftelijke overeenkomst waarin werkgever en werknemer afspraken maken over de beeindiging van het dienstverband op basis van wederzijds goedvinden.

In een VSO worden typisch afspraken gemaakt over de einddatum, de transitievergoeding, het al dan niet vrijstellen van werkzaamheden, de eindafrekening (vakantiedagen, vakantiebijslag), een positief getuigschrift, een geheimhoudingsclausule en finale kwijting. De werknemer heeft na ondertekening 14 dagen bedenktijd (BW art. 7:670b lid 2).

Het voordeel van een VSO is dat beide partijen zekerheid hebben over het resultaat. De procedure is sneller en goedkoper dan een gang naar het UWV of de kantonrechter. Bovendien kan de werknemer in principe aanspraak maken op een WW-uitkering als de VSO goed is opgesteld en er geen sprake is van een dringende reden.

Let op dat de werkgever in de VSO moet opnemen dat het initiatief tot beeindiging bij de werkgever ligt. Als het initiatief bij de werknemer wordt gelegd, verliest deze mogelijk het recht op een WW-uitkering. Een goed opgestelde VSO voorkomt problemen voor beide partijen.

Opzegtermijnen

De wettelijke opzegtermijn voor de werkgever hangt af van de duur van het dienstverband. Bij een dienstverband korter dan 5 jaar is de opzegtermijn 1 maand, bij 5 tot 10 jaar is het 2 maanden, bij 10 tot 15 jaar is het 3 maanden en bij 15 jaar of langer is het 4 maanden. De opzegtermijn gaat in op de eerste dag van de kalendermaand.

De werknemer heeft een wettelijke opzegtermijn van 1 maand, tenzij in de arbeidsovereenkomst een langere termijn is afgesproken. De opzegtermijn van de werkgever moet dan het dubbele zijn van die van de werknemer. Dit staat in artikel 7:672 van het Burgerlijk Wetboek.

Bij ontslag via het UWV mag de proceduretijd worden afgetrokken van de opzegtermijn, met een minimum van 1 maand. Bij ontbinding door de kantonrechter bepaalt de rechter de einddatum rekening houdend met de opzegtermijn minus de proceduretijd, eveneens met een minimum van 1 maand.

In de cao of arbeidsovereenkomst kunnen afwijkende opzegtermijnen zijn opgenomen. De werkgever mag de wettelijke termijn niet verkorten, maar de werknemer mag met een kortere termijn instemmen als dit in de cao staat. Controleer altijd de toepasselijke cao voor afwijkende regelingen.

• Dienstverband korter dan 5 jaar: 1 maand opzegtermijn
• Dienstverband 5 tot 10 jaar: 2 maanden opzegtermijn
• Dienstverband 10 tot 15 jaar: 3 maanden opzegtermijn
• Dienstverband 15 jaar of langer: 4 maanden opzegtermijn

Transitievergoeding berekenen

De transitievergoeding is de wettelijke ontslagvergoeding waar elke werknemer recht op heeft bij ontslag door de werkgever. Sinds de WAB (2020) bedraagt de transitievergoeding 1/3 maandsalaris per dienstjaar. Dit geldt vanaf de eerste dag van het dienstverband, dus ook bij korte dienstverbanden.

De berekening is als volgt: het bruto maandsalaris gedeeld door drie, vermenigvuldigd met het aantal dienstjaren. Bij een onvolledig dienstjaar wordt de vergoeding naar rato berekend. Het bruto maandsalaris omvat het basissalaris plus vaste looncomponenten zoals vakantietoeslag, dertiende maand en structurele overwerkvergoeding.

De transitievergoeding is gemaximeerd op €94.000 bruto (bedrag 2026) of een jaarsalaris als dat hoger is. De maximering wordt jaarlijks aangepast. De transitievergoeding is ook verschuldigd bij het niet verlengen van een tijdelijk contract door de werkgever.

Bij ernstig verwijtbaar handelen van de werkgever kan de kantonrechter bovenop de transitievergoeding een billijke vergoeding toekennen. De hoogte hiervan is niet wettelijk begrensd en hangt af van de omstandigheden. Bij ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer kan de transitievergoeding worden verlaagd of vervallen.

Ontslagverboden: wanneer mag je niet ontslaan?

Het Nederlandse arbeidsrecht kent een aantal ontslagverboden (opzegverboden) die werknemers beschermen tegen ontslag in kwetsbare situaties. De belangrijkste staan in artikel 7:670 van het Burgerlijk Wetboek. Ontslag tijdens een opzegverbod is vernietigbaar, wat betekent dat de werknemer het ontslag kan aanvechten.

Het opzegverbod tijdens ziekte is het bekendste. Gedurende de eerste twee jaar van ziekte mag de werkgever de arbeidsovereenkomst niet opzeggen. Dit geldt ook als de werknemer gedeeltelijk arbeidsongeschikt is. Na twee jaar ziekte vervalt het opzegverbod en kan ontslag via het UWV worden aangevraagd.

Tijdens zwangerschap en bevallingsverlof geldt een absoluut opzegverbod. Dit verbod loopt vanaf het begin van de zwangerschap tot zes weken na het bevallingsverlof. Ook tijdens adoptieverlof en pleegzorgverlof geldt een opzegverbod. Daarnaast mogen OR-leden, vakbondsbestuurders en werknemers die op een kandidatenlijst staan voor de OR niet om die reden worden ontslagen.

Het opzegverbod geldt niet bij ontslag op staande voet wegens een dringende reden, bij proeftijdontslag, bij ontslag wegens de beeindiging van de onderneming (behalve bij zwangerschap) of als de werknemer schriftelijk instemt met de opzegging. Bij een ontbindingsverzoek aan de kantonrechter kan het opzegverbod wel worden doorbroken als het verzoek geen verband houdt met het opzegverbod.

Ontslag op staande voet

Ontslag op staande voet is de meest vergaande ontslagmaatregel en is alleen toegestaan bij een dringende reden. Artikel 7:677 en 7:678 van het Burgerlijk Wetboek geven voorbeelden van dringende redenen, zoals diefstal, bedrog, mishandeling, werkweigering en het schenden van bedrijfsgeheimen.

Bij ontslag op staande voet gelden drie strikte vereisten. Er moet sprake zijn van een dringende reden, het ontslag moet onverwijld (direct) worden gegeven en de reden moet onverwijld aan de werknemer worden meegedeeld. Als aan een van deze vereisten niet is voldaan, is het ontslag ongeldig.

Een werknemer die op staande voet is ontslagen, heeft geen recht op transitievergoeding als het ontslag terecht is gegeven. Bovendien heeft de werknemer in principe geen recht op een WW-uitkering, omdat er sprake is van verwijtbare werkloosheid. Het UWV beoordeelt dit per individueel geval.

Ontslag op staande voet wordt vaak aangevochten bij de kantonrechter. Als de rechter het ontslag onterecht vindt, kan hij het ontslag vernietigen of de werkgever veroordelen tot het betalen van een billijke vergoeding. Wees daarom zeer zorgvuldig bij het geven van ontslag op staande voet en documenteer alles.

Herplaatsingsplicht van de werkgever

Bij vrijwel alle ontslaggronden geldt een herplaatsingsplicht. De werkgever moet aantonen dat hij heeft onderzocht of de werknemer in een andere passende functie binnen het bedrijf kan worden geplaatst. Dit geldt ook binnen andere ondernemingen die tot dezelfde groep behoren (concern).

Een passende functie is een functie die aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer. De werkgever moet ook kijken naar functies die met behulp van scholing binnen een redelijke termijn passend te maken zijn. De redelijke termijn is gelijk aan de opzegtermijn.

De herplaatsingsplicht geldt niet bij ontslag wegens verwijtbaar handelen (e-grond). In dat geval hoeft de werkgever geen herplaatsingsmogelijkheden te onderzoeken. Bij alle overige gronden is het niet voldoen aan de herplaatsingsplicht een reden voor het UWV of de kantonrechter om het ontslagverzoek af te wijzen.

In de praktijk is het verstandig om de herplaatsingsinspanningen schriftelijk vast te leggen. Noteer welke functies zijn onderzocht, waarom deze niet passend zijn en welke gesprekken hierover met de werknemer zijn gevoerd. Dit dossier is belangrijk als het tot een procedure komt.

Collectief ontslag en de WMCO

Bij het ontslag van 20 of meer werknemers binnen drie maanden in een werkgebied van het UWV is de Wet melding collectief ontslag (WMCO) van toepassing. De werkgever moet het voorgenomen ontslag melden bij het UWV en de betrokken vakbonden raadplegen.

Na de melding geldt een wachttijd van een maand, waarin de werkgever overleg moet voeren met de vakbonden over een sociaal plan. In het sociaal plan worden afspraken gemaakt over onder meer bovenwettelijke vergoedingen, outplacementbegeleiding, herplaatsing en een hardheidsclausule.

Als het bedrijf een ondernemingsraad (OR) heeft, moet de werkgever ook advies vragen aan de OR over het voorgenomen collectief ontslag. De OR heeft adviesrecht op grond van artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden. Het advies is niet bindend, maar het negeren ervan kan leiden tot een vertragende procedure bij de Ondernemingskamer.

Het niet naleven van de WMCO kan leiden tot vernietiging van de opzeggingen. De Inspectie SZW kan ook boetes opleggen. Het is daarom essentieel om bij een reorganisatie vanaf het begin juridisch advies in te winnen en de juiste procedure te volgen.

Praktische tips voor werkgevers bij ontslag

Begin altijd met het opbouwen van een goed dossier voordat je overgaat tot ontslag. Bij disfunctioneren moet je aantonen dat de werknemer is aangesproken, een verbetertraject heeft gekregen en dat dit niet tot verbetering heeft geleid. Zonder dossier is de kans op een succesvolle ontslagprocedure klein.

Overweeg altijd eerst een vaststellingsovereenkomst. Dit is sneller, goedkoper en minder belastend voor beide partijen dan een procedure bij het UWV of de kantonrechter. Een goed gesprek met een realistisch aanbod leidt vaak tot een oplossing.

Houd rekening met de kosten van ontslag. Naast de transitievergoeding moet je rekening houden met de loondoorbetaling tijdens de opzegtermijn, eventuele vrijstelling van werkzaamheden, outplacementkosten en juridische kosten. Bij een procedure via de kantonrechter komen daar ook griffierechten en advocaatkosten bij.

Schakel tijdig een arbeidsrechtjurist in bij complexe ontslagzaken. De kosten van juridisch advies wegen ruimschoots op tegen de risico's van een verkeerd uitgevoerd ontslag. Een onterecht gegeven ontslag kan leiden tot loondoorbetaling, billijke vergoedingen en reputatieschade.