UBO-uittreksel aanvragen

Wanneer moet je een UBO-uittreksel aanvragen?

Als Wwft-plichtige instelling ben je wettelijk verplicht om bij iedere nieuwe zakelijke relatie een klantonderzoek (Customer Due Diligence) uit te voeren. Onderdeel daarvan is het vaststellen en controleren van de UBO's van de rechtspersoon waarmee je zaken doet. Het opvragen van een UBO-uittreksel bij de Kamer van Koophandel is de formeel geaccepteerde methode om aan die verplichting te voldoen. Denk aan situaties zoals het openen van een zakelijke bankrekening, het opstellen van een notariële akte, het verlenen van fiscale adviesdienstverlenging of het aangaan van een nieuwe cliëntrelatie als accountant of advocaat. De verplichting geldt ook bij periodieke hertoetsing van bestaande cliënten, bijvoorbeeld wanneer de risicoclassificatie van een relatie verandert of wanneer sprake is van een hoog-risicoprofiel.

Er zijn specifieke situaties waarbij aanvullende stappen nodig zijn. Heeft de onderneming waarop je onderzoek doet een complexe eigendomsstructuur met tussenliggende holdings of buitenlandse entiteiten, dan volstaat één uittreksel mogelijk niet. Je bent dan verplicht ook de UBO's van bovenliggende entiteiten te identificeren. Verder geldt dat als een UBO in het register staat aangemerkt als 'indicatief' — wat betekent dat de registratie formeel niet geverifieerd is — je als instelling extra verificatiestappen moet ondernemen. In die gevallen dien je aanvullende brondocumenten op te vragen bij de onderneming zelf, zoals een aandeelhoudersregister of notariële akte.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je een UBO-uittreksel kunt opvragen, heb je een aantal gegevens en toegangsrechten nodig. Allereerst heb je het KVK-nummer nodig van de onderneming waarop je onderzoek wilt doen. Dat nummer staat op het gewone KVK-uittreksel of is op te zoeken via het KVK Handelsregister. Daarnaast heb je toegang nodig tot de beveiligde KVK-portal voor Wwft-instellingen. Toegang tot dit systeem is niet automatisch: je organisatie moet zich eenmalig aanmelden als bevoegde raadpleger bij de KVK. Dit verloopt via een registratieproces waarbij je organisatie aantoont dat zij een wettelijke verplichting heeft om klantonderzoek te doen. Zorg dat deze registratie op orde is voordat je een individueel uittreksel nodig hebt.

De voorbereiding die de meeste tijd kan kosten, is de initiële toegangsregistratie van jouw organisatie. Dit is een eenmalig proces, maar het vergt documentatie over de aard van je onderneming en jouw Wwft-status. Denk aan een uittreksel uit het eigen KVK-handelsregister, bewijs van toezicht (zoals een vergunning van de AFM of DNB) en eventueel een machtiging als je namens een andere instelling handelt. Het is verstandig deze registratie ruim voor het moment dat je het eerste uittreksel nodig hebt te voltooien. Controleer ook intern wie binnen jouw organisatie bevoegd is om uittreksels op te vragen, zodat gebruikersrollen correct zijn ingesteld.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1: Controleer of jouw organisatie geregistreerd is als bevoegde raadpleger. Ga naar https://www.kvk.nl/zoeken/ubo-uittreksel en verifieer of jouw instelling toegang heeft tot de portal voor Wwft-instellingen. Is dat nog niet het geval, doorloop dan eerst het aanmeldproces. Dit kan enkele werkdagen duren, dus zorg dat dit vooraf is geregeld.

Stap 2: Verzamel het KVK-nummer van de rechtspersoon waarop je klantonderzoek wilt doen. Controleer of het om een entiteit gaat die registratieplichtig is voor het UBO-register. Dat geldt voor onder meer bv's, nv's, stichtingen, verenigingen en bepaalde personenvennootschappen. Eenmanszaken en beursgenoteerde ondernemingen vallen buiten de registratieplicht.

Stap 3: Log in op de beveiligde portal via https://www.kvk.nl/zoeken/ubo-uittreksel met de inloggegevens van jouw organisatie. Voer het KVK-nummer in van de te onderzoeken onderneming en selecteer 'UBO-uittreksel opvragen'. Controleer voor het bevestigen of de bedrijfsnaam en vestigingsgegevens overeenkomen met de bekende informatie van jouw cliënt.

Stap 4: Bevestig de aanvraag en verwerk de betaling. Per aangevraagd uittreksel brengt de KVK kosten in rekening. Na bevestiging ontvang je het uittreksel digitaal, voorzien van een officieel KVK-stempel en datum. Sla dit document direct op in het cliëntdossier van de betrokken relatie.

Stap 5: Beoordeel de inhoud van het uittreksel kritisch. Controleer of alle vermelde UBO's overeenkomen met de informatie die jouw cliënt zelf heeft aangeleverd. Let specifiek op of UBO's zijn aangemerkt als 'indicatief'. In dat geval is aanvullend onderzoek vereist. Leg jouw beoordeling en eventuele vervolgstappen schriftelijk vast in het klantdossier.

Kosten en doorlooptijd

In 2026 rekent de Kamer van Koophandel een tarief per opgehaald UBO-uittreksel. Het exacte bedrag kan jaarlijks worden bijgesteld; raadpleeg de actuele tarieven op https://www.kvk.nl/zoeken/ubo-uittreksel. De kosten worden bij zakelijke raadplegers doorgaans per transactie in rekening gebracht via de geregistreerde betaalmethode van jouw organisatie. Er zijn geen abonnementskosten voor het enkele gebruik van de portal, maar voor grootvolume-raadplegers bestaan mogelijk maatwerkafspraken. Houd er rekening mee dat je voor iedere afzonderlijke rechtspersoon een apart uittreksel moet opvragen en apart betaalt.

De doorlooptijd van een UBO-uittreksel is vrijwel direct: nadat je de aanvraag hebt bevestigd en de betaling is verwerkt, is het uittreksel doorgaans binnen enkele minuten digitaal beschikbaar in de portal. Er is geen handmatige verwerkingstijd. De enige vertraging die je kunt tegenkomen, is bij de initiële registratie van jouw organisatie als bevoegde raadpleger. Dat proces kan meerdere werkdagen in beslag nemen, afhankelijk van de volledigheid van de aangeleverde documentatie. Plan dit ruim vooraf in, zodat je niet in tijdnood komt bij een urgente cliëntacceptatie.

Veelgemaakte fouten

Een veel voorkomende fout is dat medewerkers het UBO-uittreksel verwarren met het gewone KVK-uittreksel uit het Handelsregister. Dat laatste document bevat geen UBO-informatie en volstaat niet voor Wwft-doeleinden. Zorg dat iedereen in jouw organisatie die klantacceptaties verwerkt het verschil kent. Een tweede veelgemaakte fout is het niet opslaan van het uittreksel in het cliëntdossier: het document is persoonsgegevens-gevoelig en moet aantoonbaar aanwezig zijn bij een toezichtcontrole. Vergeet ook niet de beoordelingsdatum vast te leggen. Daarnaast zien instellingen regelmatig over het hoofd dat een 'indicatief' UBO-signalering vervolgonderzoek vereist — het uittreksel opvragen alleen is dan onvoldoende. Tot slot: organisaties wachten soms te lang met de registratie als bevoegde raadpleger, waardoor zij bij een spoedacceptatie geen toegang hebben tot de portal.

Wat na afloop?

Na het opvragen bewaar je het UBO-uittreksel in het klantdossier van de betreffende relatie. Op grond van de Wwft geldt een bewaartermijn van minimaal vijf jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie. Zorg dat je archivering voldoet aan deze termijn en dat documenten eenvoudig terug te vinden zijn bij een toezichtcontrole door de AFM, DNB of een andere toezichthouder. Houd er rekening mee dat UBO-informatie kan veranderen: bij wijzigingen in eigendomsstructuren is een onderneming verplicht het register bij te werken, maar jij bent als instelling verantwoordelijk voor het periodiek hertoetsen van cliënten met een verhoogd risicoprofiel. Plan dit in als een terugkerend proces binnen jouw compliancecyclus.