UBO-register aanmelden

Wanneer moet je UBO-register aanmelden doen?

De verplichting om een UBO te registreren geldt voor alle in Nederland gevestigde juridische entiteiten die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) vallen. Concreet gaat het om besloten vennootschappen (BV's), naamloze vennootschappen (NV's), stichtingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, maatschappen, vennootschappen onder firma (VOF's) en commanditaire vennootschappen (CV's). Nieuw opgerichte entiteiten zijn verplicht de UBO-registratie te voltooien op het moment van inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Bestaande entiteiten die dit nog niet hebben gedaan, zijn reeds in overtreding en dienen dit zo snel mogelijk te herstellen om verdere juridische risico's te vermijden.

Er zijn enkele situaties die extra aandacht vragen. Als een UBO wijzigt — omdat iemand aandelen overdraagt, overlijdt of zijn zeggenschap verliest — moet je dit binnen twee weken doorgeven aan de KVK. Eenmanszaken en publiekrechtelijke rechtspersonen zoals gemeenten zijn vrijgesteld van de UBO-registratieplicht. Beursgenoteerde ondernemingen die al onder strengere transparantieverplichtingen vallen, gelden eveneens als uitzondering. Als jouw organisatie een complexe aandeelhoudersstructuur heeft met meerdere lagen van rechtspersonen, is het verstandig om juridisch advies in te winnen over wie precies als UBO kwalificeert voordat je de registratie indient.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je het registratieproces start, verzamel je de volgende informatie en documenten. Van iedere UBO heb je nodig: volledige naam, geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland, woonland, nationaliteit en burgerservicenummer (BSN) of, bij buitenlandse UBO's, een gelijkwaardig identificatienummer. Daarnaast moet je de aard en omvang van het economisch belang opgeven, bijvoorbeeld het exacte aandelenpercentage of de aard van de feitelijke zeggenschap. Houd ook een geldig identiteitsbewijs van elke UBO bij de hand, want bij twijfel of controle kan de KVK hierom vragen. Zorg tevens dat je het KVK-nummer van jouw organisatie paraat hebt.

Een stap die ondernemers regelmatig onderschatten, is het in kaart brengen van de eigendomsstructuur. Als jouw onderneming geheel of gedeeltelijk eigendom is van andere rechtspersonen, moet je doorgronden wie uiteindelijk de fysieke persoon is achter die structuur. Dit kan meerdere lagen diep gaan. Maak hiervoor een schematisch overzicht van alle aandeelhouders en hun percentages. Als er geen natuurlijke persoon boven de 25%-drempel uitkomt, dan geldt het hogere leidinggevend personeel (zoals de directie) als UBO op basis van feitelijke zeggenschap. Dit kost soms overleg met een notaris of accountant, plan hier voldoende tijd voor in.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1 — Bepaal wie de UBO's zijn. Analyseer de eigendomsstructuur van jouw organisatie grondig. Noteer alle personen die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendom bezitten. Als niemand boven de 25%-drempel uitkomt, gelden de feitelijk leidinggevenden als UBO. Leg deze analyse schriftelijk vast zodat je dit later kunt verantwoorden bij een eventuele controle door de KVK of een toezichthouder.

Stap 2 — Verzamel alle benodigde persoonsgegevens. Vraag bij elke geïdentificeerde UBO de volgende gegevens op: volledige naam, geboortedatum, geboorteplaats, woonland, nationaliteit en BSN of buitenlands identificatienummer. Noteer ook het exacte percentage of de aard van de zeggenschap. Controleer of alle gegevens overeenkomen met een geldig identiteitsdocument. Sla deze informatie veilig op in je eigen administratie als onderbouwing van de registratie.

Stap 3 — Log in op het KVK-portaal via de officiële URL. Ga naar https://www.kvk.nl/inschrijven/ubo-register en log in met jouw eHerkenning (minimaal niveau 2+). Als gemachtigde vertegenwoordiger van de onderneming kun je de registratie namens de organisatie uitvoeren. Zorg dat jouw eHerkenning-account gekoppeld is aan het juiste KVK-nummer van de entiteit die je wilt registreren. Dit doe je via jouw eHerkenning-leverancier voordat je het aanmeldproces ingaat.

Stap 4 — Vul het registratieformulier volledig in. Voer per UBO alle gevraagde gegevens in het online formulier in. Selecteer de juiste categorie van economisch belang: aandelenpercentage, stemrechten, eigendomsbelang of feitelijke zeggenschap. Controleer elk veld zorgvuldig op typefouten, want onjuiste gegevens kunnen leiden tot een afwijzing of een corrigerende maatregel. Voeg waar gevraagd aanvullende documenten toe ter onderbouwing van het opgegeven belang.

Stap 5 — Bevestig en bewaar de registratiebevestiging. Na het indienen ontvang je een digitale bevestiging van de KVK. Sla deze bevestiging op in jouw bedrijfsadministratie. Controleer in het KVK-register of de geregistreerde gegevens correct zijn weergegeven. Vanaf dit moment ben je verplicht wijzigingen in UBO-gegevens binnen twee weken door te geven. Stel een herinnering in jouw agenda of administratiesysteem in om jaarlijks te controleren of de geregistreerde gegevens nog actueel zijn.

Kosten en doorlooptijd

De registratie in het UBO-register zelf is in 2026 kosteloos. Je betaalt geen tarief aan de Kamer van Koophandel voor het indienen of bijwerken van de UBO-gegevens. Wel kunnen er indirecte kosten zijn als je externe hulp inschakelt, zoals een notaris of accountant die je helpt bij het vaststellen van de eigendomsstructuur. Die kosten variëren sterk per adviseur en situatie, maar reken op een uurtarief van doorgaans tussen de 100 en 250 euro exclusief btw. Als je eHerkenning nog niet hebt, brengt een erkende eHerkenning-leverancier hiervoor een jaarlijks abonnementstarief in rekening, vaak tussen de 25 en 60 euro per jaar afhankelijk van het niveau en de aanbieder.

Het daadwerkelijk invullen en indienen van de UBO-registratie duurt, zodra je alle gegevens bij de hand hebt, doorgaans tussen de 15 en 45 minuten. De verwerking door de KVK verloopt in de meeste gevallen vrijwel direct of binnen één werkdag. Er is geen wachttijd vergelijkbaar met andere overheidsprocedures. De voorbereiding — het in kaart brengen van de eigendomsstructuur en het verzamelen van persoonsgegevens van alle UBO's — is meestal de meest tijdrovende fase. Afhankelijk van de complexiteit van jouw organisatiestructuur kan dit enkele uren tot meerdere werkdagen in beslag nemen.

Veelgemaakte fouten

Een veelvoorkomende fout is het registreren van de verkeerde personen als UBO, bijvoorbeeld door de directeur in te vullen terwijl de werkelijke aandeelhouder boven de 25%-drempel zit. Controleer altijd eerst de aandeelhoudersstructuur voordat je iemand aanwijst. Een tweede veelgemaakte fout is het vergeten bij te houden van wijzigingen: zodra een UBO aandelen overdraagt of zijn zeggenschap wijzigt, moet je dit binnen twee weken melden. Ondernemers die dit vergeten, lopen het risico op een bestuurlijke boete. Daarnaast zien we regelmatig dat het aandelenpercentage onnauwkeurig wordt opgegeven; gebruik altijd de precieze percentages uit de statuten of het aandeelhoudersregister. Tot slot loggen sommige ondernemers in met een eHerkenningsniveau dat te laag is (niveau 1 in plaats van minimaal niveau 2+), waardoor zij de registratie niet kunnen voltooien. Controleer dit van tevoren bij jouw eHerkenning-leverancier.

Wat na afloop?

Na een succesvolle registratie ben je wettelijk verplicht de gegevens in het UBO-register actueel te houden. Elke wijziging in de gegevens van een UBO — denk aan een adreswijziging, een overdracht van aandelen of een wijziging in zeggenschapsverhoudingen — moet je binnen twee weken doorgeven via dezelfde weg op https://www.kvk.nl/inschrijven/ubo-register. Bewaar daarnaast in jouw eigen administratie een kopie van alle onderliggende documenten die de registratie onderbouwen, zoals aandeelhoudersregisters en statuten. Er geldt geen vaste bewaartermijn voor de interne documentatie vanuit de UBO-wetgeving zelf, maar vanuit fiscaal en bedrijfsrechtelijk oogpunt wordt een bewaartermijn van minimaal zeven jaar aanbevolen. Controleer jaarlijks of de geregistreerde gegevens nog kloppen.