G-rekening aanvragen

Wanneer moet je G-rekening aanvragen doen?

Je bent verplicht een G-rekening aan te vragen als je als onderaannemer of uitzendbureau werkt met ingeleend personeel én je opdrachtgever gebruik wil maken van de vrijwaringsregeling voor ketenaansprakelijkheid. In de praktijk geldt dit voor ondernemingen die werken in risicovolle sectoren zoals bouw, agrarische sector, schoonmaak, bewaking en uitzendwerk. De opdrachtgever mag een deel van de factuurprijs — doorgaans het aandeel loonkosten inclusief belastingen — rechtstreeks op jouw G-rekening storten. Dit beschermt hem bij eventuele naheffingen van de Belastingdienst. Begin op tijd: vraag de G-rekening aan vóórdat je eerste opdrachten starten, want zonder geldig rekeningnummer kan de opdrachtgever geen stortingen doen en vervalt de vrijwaring.

Er zijn situaties waarbij een G-rekening minder voor de hand ligt. Als je uitsluitend werkt met eigen personeel en geen personeel doorleent aan derden, is de verplichting minder strikt. Ook zzp'ers zonder personeel hebben doorgaans geen G-rekening nodig. Twijfel je of jouw situatie onder de ketenaansprakelijkheidsregeling valt? Controleer dan de actuele criteria op de officiële website van de Belastingdienst via https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/personeel_en_loon/g_rekening/. Let ook op collectieve arbeidsovereenkomsten in jouw branche, want die kunnen aanvullende verplichtingen bevatten rond het gebruik van geblokkeerde rekeningen.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je het aanvraagformulier invult, verzamel je de volgende gegevens en documenten: je KvK-nummer en de bijbehorende inschrijvingsgegevens, je loonheffingsnummer dat je van de Belastingdienst hebt ontvangen bij de aanmelding als werkgever, de naam en het IBAN-rekeningnummer van de bankrekening waaraan de G-rekening wordt gekoppeld, en de contactgegevens van de verantwoordelijke persoon binnen jouw onderneming. Zorg dat je loonheffingsnummer actief en actueel is. Als je dit nummer nog niet hebt, moet je je eerst aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst — dat kost extra tijd.

Naast de documenten zijn er voorbereidingen die je tijd kosten. De koppeling van de G-rekening aan een gewone bankrekening vereist dat jouw bank akkoord gaat en de administratieve verwerking doorvoert. Niet alle banken werken even snel mee. Neem vooraf contact op met jouw bank om te checken of zij G-rekeningen beheren en welke procedures zij hanteren. Banken kunnen een bewijs van de aanvraag bij de Belastingdienst vragen voordat zij de rekening openen. Plan deze stappen minimaal vier tot zes weken voor de startdatum van jouw eerste opdracht.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1 — Controleer of je in aanmerking komt. Ga naar de officiële pagina van de Belastingdienst op https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/personeel_en_loon/g_rekening/ en lees de voorwaarden door. Controleer of jouw sector en bedrijfsvorm voldoen aan de criteria voor ketenaansprakelijkheid. Heb je al een loonheffingsnummer? Zo niet, meld je dan eerst aan als werkgever via het ondernemersportaal van de Belastingdienst voordat je verder gaat.

Stap 2 — Verzamel alle benodigde informatie. Leg je KvK-inschrijving, loonheffingsnummer, IBAN van je zakelijke rekening en bedrijfsgegevens bij elkaar. Noteer ook de naam en het BSN of personeelsnummer van de tekenbevoegde persoon binnen jouw onderneming. Controleer of jouw gegevens bij de Kamer van Koophandel actueel zijn, want de Belastingdienst gebruikt deze voor verificatie.

Stap 3 — Vraag het aanvraagformulier op of vul het online in. De Belastingdienst stelt het formulier 'Aanvraag G-rekening' beschikbaar. Je kunt dit downloaden of digitaal aanvragen via de officiële pagina. Vul alle velden zorgvuldig in en controleer je loonheffingsnummer nogmaals. Een typefout in dit nummer leidt direct tot vertraging of afwijzing van de aanvraag.

Stap 4 — Dien de aanvraag in bij de Belastingdienst. Stuur het ingevulde formulier op de aangegeven manier in — digitaal of per post, afhankelijk van de actuele instructies op de officiële pagina. Bewaar een kopie van het ingevulde formulier en de verzendbevestiging. Na ontvangst stuurt de Belastingdienst een bevestiging met je G-rekeningnummer.

Stap 5 — Koppel de G-rekening aan je bank en stel je administratie in. Meld het G-rekeningnummer bij jouw bank zodat zij de rekening kunnen activeren. Pas je boekhouding en facturatieprocedures aan: vermeld het G-rekeningnummer op facturen aan opdrachtgevers en geef aan welk percentage van het factuurbedrag op de G-rekening gestort moet worden. Stel ook een intern proces in voor de vrijgave van bedragen van de G-rekening, zodat dit correct verloopt bij belastingaangiften.

Kosten en doorlooptijd

Het aanvragen van een G-rekening bij de Belastingdienst is gratis in 2026. De overheid brengt geen aanvraagkosten in rekening. Wel kunnen er indirecte kosten zijn: jouw bank kan administratiekosten vragen voor het beheer van de geblokkeerde rekening. Dit verschilt per bank en kan variëren van een eenmalig insteltarief tot een kleine maandelijkse beheervergoeding. Informeer vooraf bij jouw bank naar de exacte kosten. Houd ook rekening met de tijdsinvestering van jouw eigen administratie voor het bijhouden van stortingen, vrijgaven en aangiften die aan de G-rekening zijn gekoppeld.

De doorlooptijd van een aanvraag bij de Belastingdienst bedraagt doorgaans twee tot vier weken na ontvangst van een volledige en correcte aanvraag. Als de aanvraag onvolledig is of als er verificatie nodig is, kan dit oplopen tot zes weken. Daarna moet de bank de rekening nog activeren, wat één tot twee weken extra kan kosten. Reken in totaal op vier tot acht weken van aanvraag tot werkende G-rekening. Start het proces dus ruim voor de geplande eerste opdracht of contractdatum.

Veelgemaakte fouten

De meest voorkomende fout is een onjuist of ontbrekend loonheffingsnummer op het aanvraagformulier. Controleer dit nummer altijd dubbel voordat je de aanvraag instuurt. Een tweede veelgemaakte fout is te laat beginnen: ondernemers vragen de G-rekening pas aan nadat een opdracht al is gestart, waardoor opdrachtgevers geen vrijwaring hebben en eventueel weigeren te betalen totdat de rekening actief is. Ook vergeten veel ondernemers om hun opdrachtgevers tijdig te informeren over het G-rekeningnummer en het toe te passen stortingspercentage. Verder gaat het soms mis bij de vrijgave van bedragen van de G-rekening: dit mag uitsluitend voor betaling van loonheffingen en btw aan de Belastingdienst, of met toestemming van de Belastingdienst voor andere doeleinden. Onterechte vrijgaven kunnen leiden tot naheffingen en boetes.

Wat na afloop?

Zodra je G-rekening actief is, heb je doorlopende verplichtingen. Je moet de stortingen en vrijgaven nauwkeurig bijhouden in je administratie. Bedragen op de G-rekening mogen alleen worden vrijgegeven voor directe belastingbetalingen aan de Belastingdienst, of na schriftelijke toestemming van de Belastingdienst bij beëindiging van de rekening. Bewaar alle correspondentie, formulieren en bevestigingen minimaal zeven jaar in verband met de fiscale bewaarplicht. Als je stopt met activiteiten waarvoor de G-rekening nodig is, moet je de rekening formeel laten opheffen via de Belastingdienst. Controleer jaarlijks of jouw gegevens nog actueel zijn en of wetswijzigingen invloed hebben op jouw situatie.