KOR: BTW-vrijstelling voor kleine ondernemers

Wat is de kleineondernemersregeling (KOR)?

De kleineondernemersregeling (KOR) is een regeling in de Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB) die kleine ondernemers vrijstelt van BTW-verplichtingen. De regeling is per 1 januari 2020 gewijzigd van een korting op de af te dragen BTW naar een volledige vrijstelling.

De KOR geldt voor ondernemers die in Nederland zijn gevestigd en een jaaromzet hebben van maximaal €20.000 exclusief BTW. Het maakt niet uit of je een eenmanszaak, VOF, maatschap, stichting of BV hebt. Alle rechtsvormen komen in aanmerking, mits de omzetgrens niet wordt overschreden.

Als je deelneemt aan de KOR, hoef je geen BTW te rekenen op je facturen, hoef je geen BTW-aangifte te doen en hoef je geen BTW af te dragen aan de Belastingdienst. Daar staat tegenover dat je ook geen BTW kunt terugvragen op je zakelijke inkopen en investeringen.

De KOR is een keuzeregeling. Je bent niet verplicht om deel te nemen, ook niet als je omzet onder de €20.000 ligt. Sommige ondernemers kiezen er bewust voor om buiten de KOR te blijven, bijvoorbeeld omdat zij veel BTW op inkopen willen terugvragen.

Voorwaarden voor deelname aan de KOR

De belangrijkste voorwaarde is dat je verwachte jaaromzet niet hoger is dan €20.000 exclusief BTW. Dit bedrag geldt per kalenderjaar en wordt berekend over alle belastbare prestaties. Het gaat om de omzet die je daadwerkelijk factureert, niet om je winst.

Je moet in Nederland gevestigd zijn om deel te nemen aan de KOR. Ondernemers die in het buitenland zijn gevestigd maar in Nederland BTW-plichtig zijn, komen niet in aanmerking. Heb je een vaste inrichting in Nederland, dan kan de KOR wel van toepassing zijn op die inrichting.

De KOR geldt per ondernemer, niet per onderneming. Als je meerdere ondernemingen hebt die voor de BTW als een ondernemer worden beschouwd, telt de omzet van alle ondernemingen samen. Bij een VOF of maatschap geldt de omzet van de VOF of maatschap als geheel, niet de omzet per vennoot.

Bepaalde omzet wordt niet meegeteld voor de omzetgrens van €20.000. Dit betreft onder meer de levering van onroerende zaken die niet als bedrijfsmiddel zijn gebruikt, de levering van bedrijfsmiddelen en financiele en verzekeringstransacties die van BTW zijn vrijgesteld.

• Maximale jaaromzet: €20.000 exclusief BTW
• Gevestigd in Nederland
• Geldt voor alle rechtsvormen (eenmanszaak, VOF, BV, stichting)
• Omzet van alle ondernemingen telt samen
• Vrijgestelde financiele transacties tellen niet mee

Aanmelden voor de KOR

Je meldt je aan voor de KOR bij de Belastingdienst via het formulier "Melding omzetbelasting kleineondernemersregeling". Dit kun je online doen via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Na aanmelding gaat de KOR in op de eerste dag van het volgende kwartaal.

Als je je bijvoorbeeld aanmeldt in februari, gaat de KOR in per 1 april. Meld je je aan in november, dan geldt de KOR per 1 januari van het volgende jaar. Het is niet mogelijk om de KOR met terugwerkende kracht te laten ingaan.

Bij aanmelding moet je een inschatting maken van je verwachte omzet. De Belastingdienst controleert achteraf of je daadwerkelijk onder de omzetgrens bent gebleven. Als je verwacht de €20.000 te overschrijden, kun je je beter niet aanmelden.

Nieuwe ondernemers die zich inschrijven bij de KVK en verwachten onder de €20.000 te blijven, kunnen direct bij de inschrijving aangeven dat zij willen deelnemen aan de KOR. De KOR gaat dan in vanaf de startdatum van de onderneming.

Gevolgen van deelname aan de KOR

Het belangrijkste gevolg van deelname aan de KOR is dat je geen BTW meer rekent op je facturen. Op je facturen vermeld je dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. Je vermeldt geen BTW-bedrag en geen BTW-identificatienummer op facturen aan afnemers in Nederland.

Je hoeft geen periodieke BTW-aangifte meer te doen. De Belastingdienst stopt automatisch met het opleggen van aangiften. Dit bespaart administratieve lasten, met name voor ondernemers die verder weinig administratie voeren.

Het nadeel is dat je geen BTW kunt terugvragen op je zakelijke inkopen, investeringen en kosten. Dit betekent dat de BTW op inkopen een kostenpost wordt. Voor ondernemers met hoge inkopen of investeringen kan dit nadelig zijn, omdat de BTW die zij niet kunnen terugvragen hoger is dan de BTW die zij zouden moeten afdragen.

Bij intracommunautaire verwervingen (inkopen uit andere EU-landen boven €10.000 per jaar) moet je alsnog een opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) indienen. In dat geval moet je ook een BTW-identificatienummer aanvragen. Dit is een veelgemaakte fout bij KOR-deelnemers die internationaal inkopen.

Wanneer is de KOR wel voordelig?

De KOR is vooral voordelig voor ondernemers die hun diensten of producten leveren aan particulieren. Particulieren kunnen geen BTW terugvragen, dus voor hen maakt het niet uit of er BTW op de factuur staat. Door de KOR kun je je prijzen iets verlagen of je marge vergroten.

Ondernemers met lage zakelijke kosten profiteren ook van de KOR. Als je weinig inkopen doet en vooral je eigen arbeid verkoopt, is de BTW die je niet kunt terugvragen beperkt. Denk aan coaches, therapeuten, bijlesgevers, freelance tekstschrijvers en kleine dienstverleners.

De administratieve vereenvoudiging is een groot voordeel. Je hoeft geen BTW-administratie bij te houden, geen BTW-aangifte te doen en geen BTW af te dragen. Dit bespaart tijd en kosten, zeker als je geen accountant of boekhouder hebt.

De KOR is ook interessant voor ondernemers die naast een baan in loondienst een kleine onderneming runnen. De omzet uit de onderneming is vaak beperkt en de administratieve lasten van BTW-aangifte staan niet in verhouding tot de geringe omzet.

Wanneer is de KOR niet voordelig?

De KOR is niet voordelig als je voornamelijk levert aan zakelijke afnemers. Zakelijke afnemers kunnen BTW terugvragen en hebben dus geen baat bij een lagere prijs zonder BTW. Bovendien kan het ontbreken van BTW op je factuur vragen oproepen bij zakelijke klanten.

Als je hoge zakelijke kosten hebt met veel BTW, is de KOR onvoordelig. Denk aan een ondernemer die voor €5.000 aan materialen inkoopt en €21.000 aan BTW betaalt op zijn kosten. Door deelname aan de KOR kan deze BTW niet worden teruggevraagd, terwijl buiten de KOR de BTW op kosten aftrekbaar is.

Bij de aanschaf van dure bedrijfsmiddelen is het verstandig om tijdelijk buiten de KOR te blijven. Koop je een bedrijfsauto, machines of andere dure apparatuur, dan kun je de BTW hierover terugvragen als je niet deelneemt aan de KOR. Na de aankoop kun je je (opnieuw) aanmelden, rekening houdend met de wachttijd.

Ondernemers die verwachten snel door de omzetgrens van €20.000 heen te groeien, kunnen beter niet deelnemen aan de KOR. Het overschrijden van de grens tijdens het jaar leidt tot administratieve complicaties en de verplichting om alsnog BTW af te dragen.

Overschrijding van de omzetgrens

Als je tijdens het kalenderjaar de omzetgrens van €20.000 overschrijdt, vervalt de KOR met ingang van de datum van overschrijding. Vanaf dat moment moet je weer BTW rekenen op je facturen en BTW-aangifte doen. Je moet dit zelf melden bij de Belastingdienst.

Over de omzet die je hebt behaald terwijl je nog onder de grens zat, hoef je geen BTW na te betalen. Pas vanaf het moment van overschrijding ben je weer BTW-plichtig. Je ontvangt dan weer BTW-aangiften van de Belastingdienst.

Na overschrijding van de omzetgrens kun je je pas opnieuw aanmelden voor de KOR als je verwacht in het komende kalenderjaar weer onder de €20.000 te blijven. Dit is een inschatting die je zelf moet maken. De Belastingdienst controleert achteraf.

Het is verstandig om je omzet nauwkeurig bij te houden, ook als je deelneemt aan de KOR. Zo zie je tijdig aankomen dat je de grens nadert en kun je voorbereidingen treffen voor de overgang naar het reguliere BTW-regime.

Afmelden en wachttijd van 3 jaar

Je kunt je op elk moment afmelden voor de KOR. De afmelding gaat in op de eerste dag van het volgende kwartaal. Na afmelding ben je weer regulier BTW-plichtig en moet je weer BTW rekenen, BTW-aangifte doen en BTW afdragen.

Na vrijwillige afmelding geldt een wachttijd van drie jaar voordat je je opnieuw kunt aanmelden. Dit voorkomt dat ondernemers voortdurend wisselen tussen wel en niet deelnemen aan de KOR, bijvoorbeeld om BTW op grote inkopen terug te vragen.

De wachttijd van drie jaar geldt alleen bij vrijwillige afmelding. Als je de omzetgrens overschrijdt en daardoor automatisch uit de KOR valt, geldt geen wachttijd. Je kunt je dan in het volgende kalenderjaar opnieuw aanmelden, mits je verwacht onder de €20.000 te blijven.

Bedenk goed voordat je je afmeldt of dit werkelijk nodig is. De driejarige wachttijd kan nadelig zijn als je na afmelding toch weer onder de omzetgrens komt. Overleg eventueel met je boekhouder of belastingadviseur voordat je een beslissing neemt.

Facturering binnen de KOR

Als KOR-deelnemer factureer je zonder BTW. Op je factuur vermeld je geen BTW-tarief en geen BTW-bedrag. Je vermeldt ook niet je BTW-identificatienummer. In plaats daarvan kun je op de factuur vermelden dat je deelneemt aan de kleineondernemersregeling.

De overige factuurvereisten blijven gelden. Je moet je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, factuurdatum, factuurnummer, omschrijving van de geleverde dienst of het product en het totaalbedrag vermelden. De factuur moet voldoen aan de algemene factuureisen uit de Wet OB.

Bij levering aan zakelijke afnemers in andere EU-landen gelden bijzondere regels. Als je diensten verricht aan een BTW-plichtige afnemer in een ander EU-land, moet je mogelijk toch een BTW-identificatienummer gebruiken en een ICP-opgaaf doen. Dit is een complex punt waarover je advies moet inwinnen.

Sommige boekhoudprogramma's hebben een speciale instelling voor KOR-deelnemers. Hiermee worden facturen automatisch zonder BTW opgemaakt en worden de juiste vermeldingen op de factuur geplaatst. Controleer of je boekhoudprogramma deze mogelijkheid biedt.

De KOR en andere BTW-vrijstellingen

Naast de KOR bestaan er andere BTW-vrijstellingen in de Wet OB. Denk aan de medische vrijstelling voor artsen en therapeuten, de onderwijsvrijstelling voor scholen en opleiders en de vrijstelling voor sociaal-culturele instellingen. Deze vrijstellingen staan los van de KOR.

Als je al onder een sectorale BTW-vrijstelling valt, heeft deelname aan de KOR weinig toegevoegde waarde. Je bent dan al vrijgesteld van BTW op de betreffende prestaties. De KOR kan wel nuttig zijn voor omzet die niet onder de sectorale vrijstelling valt.

De KOR kan niet worden gecombineerd met de margeregeling voor tweedehands goederen. Als je de margeregeling toepast, moet je kiezen: de margeregeling of de KOR. Beide tegelijk toepassen is niet mogelijk.

Ondernemers die zowel vrijgestelde als belaste prestaties verrichten (gemengde ondernemers), moeten de omzet uit belaste prestaties meenemen bij de toets of zij onder de €20.000 grens blijven. Vrijgestelde omzet telt niet mee voor de KOR-grens.

Administratieve verplichtingen binnen de KOR

Hoewel de KOR de administratieve lasten aanzienlijk vermindert, ben je niet helemaal vrij van administratieve verplichtingen. Je moet je omzet bijhouden om te controleren of je onder de €20.000 grens blijft. Dit kan een eenvoudige omzetregistratie zijn.

Je fiscale bewaarplicht blijft gelden. Je moet je facturen, bonnen en overige administratie minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt ook als je geen BTW-aangifte hoeft te doen. De Belastingdienst kan achteraf controleren of je terecht hebt deelgenomen aan de KOR.

Voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting moet je nog steeds een volledige boekhouding voeren. De KOR geldt alleen voor de omzetbelasting (BTW). Je inkomsten, kosten en winst moet je nog steeds bijhouden en verantwoorden in je aangifte.

Bij intracommunautaire verwervingen boven €10.000 per jaar moet je alsnog een opgaaf doen. Dit kan voorkomen als je goederen koopt van leveranciers in andere EU-landen. Houd dit in de gaten, want veel KOR-deelnemers vergeten deze verplichting.

Veelgemaakte fouten bij de KOR

Een veelgemaakte fout is het vergeten om de omzet bij te houden. Ondernemers die deelnemen aan de KOR denken soms dat zij helemaal geen administratie meer hoeven te voeren. Dit is onjuist. Je moet altijd je omzet monitoren om te weten wanneer je de €20.000 grens nadert.

Een andere fout is het ten onrechte claimen van BTW-teruggave. Als KOR-deelnemer kun je geen BTW terugvragen op je inkopen. Sommige ondernemers proberen dit toch, bijvoorbeeld via een suppletieaangifte. De Belastingdienst wijst dit af en kan een boete opleggen.

Het niet melden van een overschrijding van de omzetgrens is een ernstige fout. Als je de €20.000 overschrijdt en dit niet meldt, draag je ten onrechte geen BTW af. De Belastingdienst kan dan een naheffing opleggen over alle omzet boven de grens, vermeerderd met rente en een boete.

Tot slot vergeten veel KOR-deelnemers om hun facturen aan te passen. Als je overstapt van het reguliere BTW-regime naar de KOR, moet je je factuurtemplate aanpassen. Facturen met BTW versturen terwijl je deelneemt aan de KOR is niet correct en kan tot problemen leiden.

• Omzet niet bijhouden en onverwacht de grens overschrijden
• Ten onrechte BTW terugvragen op inkopen
• Overschrijding van de omzetgrens niet melden
• Facturen niet aanpassen aan KOR-deelname
• Intracommunautaire verwervingen vergeten aan te geven