Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) aanvragen

Wanneer moet je Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) aanvragen doen?

De KIA vraag je aan als onderdeel van je belastingaangifte over het jaar waarin je de investeringen hebt gedaan. Ben je eenmanszaak, vof, maatschap of BV? Dan geldt de regeling voor jou, mits je voldoet aan de investeringsdrempel van € 2.601 per jaar. De aangifte inkomstenbelasting dien je in vóór 1 mei van het jaar volgend op het belastingjaar, tenzij je uitstel hebt aangevraagd via je belastingadviseur. Voor de vennootschapsbelasting geldt in de regel een aangiftetermijn van vijf maanden na afloop van het boekjaar. Het is belangrijk dat je de investering in hetzelfde jaar als de aftrek hebt gedaan en het bedrijfsmiddel daadwerkelijk hebt betaald of in gebruik hebt genomen.

Er zijn situaties waarbij de KIA beperkt of niet van toepassing is. Investeer je in een personenauto die niet volledig zakelijk wordt gebruikt, in grond, in woonhuizen of in bepaalde immateriële activa? Dan kom je voor die bedrijfsmiddelen niet in aanmerking voor de KIA. Ook investeringen waarbij je investeert in bedrijfsmiddelen die je verhuurt aan derden of bedrijfsmiddelen met een waarde onder de € 450 per stuk zijn doorgaans uitgesloten. Partnerondernemingen waarbij dezelfde investering bij meerdere ondernemers wordt opgevoerd, moeten het investeringsbedrag bovendien samenvoegen om het juiste aftrekpercentage te bepalen. Raadpleeg voor actuele uitsluitingen altijd de officiële informatie van de Belastingdienst.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je de KIA kunt aanvragen, heb je een aantal documenten en gegevens bij de hand nodig. Verzamel allereerst een volledig overzicht van alle investeringen die je in het betreffende kalenderjaar hebt gedaan, inclusief de aanschafdatum, de omschrijving van het bedrijfsmiddel en het aanschafbedrag exclusief btw. Bewaar de bijbehorende facturen en koopovereenkomsten, want de Belastingdienst kan hierom vragen bij een controle. Noteer ook de datum waarop het bedrijfsmiddel in gebruik is genomen, want dat tijdstip is bepalend voor het jaar waarover je aftrek kunt claimen. Zorg dat dit overzicht aansluit op je administratie en boekhouding.

Het optellen en categoriseren van je investeringen kost meer tijd dan je verwacht, zeker als je gedurende het jaar meerdere aankopen hebt gedaan. Gebruik je boekhoudsoftware, zorg dan dat alle investeringen correct zijn geboekt op een investeringsrekening en niet per abuis als kosten zijn weggeboekt. Controleer ook of je investeringen voldoen aan de drempel van € 2.601 en of ze niet zijn uitgesloten van de KIA. Als je samenwerkt met een partner of medeondernemer, stem dan af welk deel van de investeringen aan jou wordt toegerekend. Plan deze voorbereiding ruim vóór de aangiftedeadline in, zodat je niet in tijdnood komt.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1: Stel je investeringsoverzicht samen. Maak een lijst van alle bedrijfsmiddelen die je in het belastingjaar hebt aangeschaft. Noteer per investering de datum, omschrijving, aanschafbedrag (exclusief btw) en of het bedrijfsmiddel in gebruik is genomen. Sluit dit overzicht aan op je boekhouding en bewaar alle onderliggende facturen zorgvuldig. Controleer of het totaalbedrag boven de drempel van € 2.601 uitkomt en of de afzonderlijke bedrijfsmiddelen in aanmerking komen voor de KIA.

Stap 2: Controleer welk aftrekpercentage voor jou geldt. De KIA werkt met een staffel: hoe meer je investeert, des te hoger of lager het aftrekpercentage kan zijn. Voor 2026 gelden de actuele bedragen en percentages zoals gepubliceerd door de Belastingdienst. Raadpleeg de officiële tabel op https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/winst/investeringsaftrek/kleinschaligheidsinvesteringsaftrek/ om het voor jou geldende percentage te bepalen op basis van jouw totale investeringsbedrag.

Stap 3: Verwerk de KIA in je belastingaangifte. Open het aangifteformulier inkomstenbelasting (winstaangifte) of vennootschapsbelasting via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Vul bij de rubriek investeringsaftrek het totale investeringsbedrag en de berekende KIA in. Sommige ondernemers gebruiken hiervoor een jaarrekening die door hun boekhouder of accountant is opgesteld. Het invulveld voor de KIA vind je in het onderdeel 'winst uit onderneming' of het aangifte-blok voor aftrekposten.

Stap 4: Dien je aangifte tijdig in. Lever de aangifte inkomstenbelasting vóór 1 mei in, of de aangifte vennootschapsbelasting binnen vijf maanden na afloop van je boekjaar. Heb je meer tijd nodig, vraag dan tijdig uitstel aan. Bewaar een kopie van de ingediende aangifte en de bevestiging van ontvangst. Na indiening ontvang je doorgaans een voorlopige of definitieve aanslag waarop de KIA is verwerkt.

Stap 5: Controleer de aanslag en bewaar je administratie. Ontvang je de aanslag, controleer dan of de KIA correct is opgenomen. Klopt er iets niet, dan kun je bezwaar aantekenen binnen zes weken na de dagtekening van de aanslag. Bewaar alle facturen, het investeringsoverzicht en de aangifte minimaal zeven jaar in je administratie. De Belastingdienst kan bij een controle alsnog om onderbouwing vragen. Meer informatie over de regeling vind je op https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/winst/investeringsaftrek/kleinschaligheidsinvesteringsaftrek/.

Kosten en doorlooptijd

De KIA zelf kost je niets: het is een fiscale aftrekpost, geen subsidie waarvoor je een apart aanvraagformulier of leges betaalt. Wat je wél kosten kan brengen, is hulp van een boekhouder of belastingadviseur. Die tarieven lopen sterk uiteen, maar reken voor het opstellen van een jaarrekening en aangifte voor een eenmanszaak op ruwweg € 500 tot € 1.500 per jaar. Voor een BV liggen die kosten doorgaans hoger. Doe je de aangifte zelf, dan zijn de directe kosten nihil. Zorg wel dat je de investeringsadministratie op orde hebt, anders riskeer je fouten of een naheffing.

De doorlooptijd hangt af van je eigen voortgang en de verwerkingstijd bij de Belastingdienst. Na het indienen van de aangifte ontvang je doorgaans binnen drie maanden een voorlopige aanslag. De definitieve aanslag kan langer op zich laten wachten, soms tot twee jaar na indiening. Heb je recht op een teruggaaf dankzij de KIA, dan wordt dat bedrag na vaststelling van de definitieve aanslag uitbetaald. Vraag je een voorlopige teruggaaf aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk, dan kun je het belastingvoordeel gespreid over het jaar ontvangen in plaats van achteraf.

Veelgemaakte fouten

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers investeringen niet of verkeerd boeken. Wie een machine per abuis als 'kosten' boekt in plaats van als 'investering', ziet de investering niet terugkomen in de aangifte en mist de KIA. Een andere fout is het meetellen van uitgesloten bedrijfsmiddelen, zoals een personenauto met gemengd gebruik of bedrijfsmiddelen onder de € 450. Ook onderschatten veel ondernemers het belang van de investeringsdatum: het bedrijfsmiddel moet in het betreffende belastingjaar in gebruik zijn genomen óf betaald zijn om mee te tellen. Partners die samen ondernemen, vergeten regelmatig hun investeringen samen te voegen voor het bepalen van het aftrekpercentage. Controleer tot slot altijd of je aangifte ook daadwerkelijk is ontvangen en bevestigd door de Belastingdienst.

Wat na afloop?

Na het indienen van je aangifte en het ontvangen van de aanslag ben je er nog niet helemaal. Bewaar alle facturen, het investeringsoverzicht en de ingediende aangifte minimaal zeven jaar. De Belastingdienst kan binnen die termijn een boekenonderzoek uitvoeren. Heb je een bedrijfsmiddel waarvoor je KIA hebt ontvangen, en verkoop of stoot je dit binnen vijf jaar af? Dan kan er een desinvesteringsbijtelling van toepassing zijn, waardoor je een deel van de eerder ontvangen aftrek moet terugbetalen. Houd hier rekening mee bij het plannen van je investeringen. Controleer jaarlijks opnieuw of je investeringen in aanmerking komen, want de drempelbedragen en percentages kunnen elk jaar worden aangepast door de overheid.