Pro forma factuur
Een pro forma factuur is een voorlopige factuur die je verstuurt vóór de daadwerkelijke levering van goederen of diensten. Het document lijkt op een echte factuur, maar heeft geen boekhoudkundige of juridische betalingsverplichting. Voor MKB-ondernemers is het een handig instrument bij internationale handel, vooruitbetalingen of situaties waarbij de klant eerst akkoord moet geven voordat de order definitief wordt verwerkt.
Wat is Pro forma factuur?
Een pro forma factuur is een officieel ogend document dat de verwachte kosten van een transactie weergeeft, zonder dat het een definitieve betalingsverplichting schept. De term 'pro forma' is Latijn voor 'voor de vorm'. Het document bevat doorgaans dezelfde informatie als een gewone factuur: een omschrijving van de goederen of diensten, hoeveelheden, prijzen en eventueel btw. Toch staat er expliciet op vermeld dat het om een pro forma gaat, zodat beide partijen weten dat het geen officiële aanmaning is.
Omdat een pro forma factuur geen definitief document is, wordt het ook niet opgenomen in de debiteurenadministratie en mag het niet worden gebruikt als onderbouwing voor btw-aangifte. Het dient als een indicatief overzicht van wat er gefactureerd gaat worden. Zowel de verzender als de ontvanger gebruiken het document als referentie voor onderhandelingen, vergunningaanvragen of het regelen van financiering. Zodra de transactie definitief is, volgt altijd een officiële factuur.
Hoe werkt Pro forma factuur in de praktijk?
In de praktijk stuur je een pro forma factuur wanneer je klant vóór de levering al een overzicht nodig heeft van de te verwachten kosten. Stel dat je goederen exporteert naar een klant buiten de EU: douanediensten vereisen dan vaak een pro forma factuur om de waarde van de zending te kunnen bepalen. Je maakt het document aan in je boekhoudsoftware of verwerkt het in een sjabloon, voorziet het van alle relevante gegevens en markeert het duidelijk als 'Pro forma'.
Een ander veelvoorkomend gebruik is bij vooruitbetalingen. Een klant vraagt om een pro forma factuur om intern goedkeuring te krijgen voor een aankoop of om een bankoverschrijving in gang te zetten. Nadat de betaling is ontvangen, lever je de goederen of diensten en stuur je de definitieve factuur. In de bouw en projectmatige dienstverlening worden pro forma facturen ook ingezet als offerte-achtig document waarmee de klant de kostenindicatie goedkeurt voordat het werk start.
Waarom is Pro forma factuur belangrijk?
Voor MKB-ondernemers biedt een pro forma factuur meerdere praktische voordelen. Het beschermt je cashflow doordat je vooraf zekerheid kunt creëren over betalingen, zonder dat je al een juridische verplichting aangaat. Bij internationale handel helpt het document bij douaneformaliteiten en importvergunningen, wat vertragingen aan de grens kan voorkomen. Bovendien geeft het jouw klant transparantie over de te verwachten kosten, wat vertrouwen wekt en discussies achteraf minimaliseert. Een duidelijk opgestelde pro forma factuur verkleint het risico op misverstanden over prijs, hoeveelheid of leveringsvoorwaarden.
Samenvatting
Een pro forma factuur is een voorlopig kostenoverzicht zonder boekhoudkundige werking. Je gebruikt het bij internationale leveringen, vooruitbetalingen of wanneer een klant intern goedkeuring nodig heeft. Het document bevat dezelfde informatie als een echte factuur, maar mag niet worden geboekt als omzet of worden gebruikt voor btw-aangifte. Verstuur altijd een definitieve factuur zodra de transactie is afgerond.
Klaar om met boekhouding aan de slag te gaan?
JustRunBiz biedt boekhouding als één van de modules in het complete platform. 30 dagen gratis proberen — alle modules inbegrepen.
Gratis proberen