Verzuimprotocol
Een verzuimprotocol is een schriftelijk document waarin je als werkgever vastlegt hoe jij en je medewerkers omgaan met ziekteverzuim. Het beschrijft stap voor stap wie wat doet vanaf de eerste ziekmelding tot aan de terugkeer op het werk. Voor MKB-ondernemers is een verzuimprotocol essentieel: het voorkomt onduidelijkheid, helpt je voldoen aan de Wet verbetering poortwachter en verkleint de kans op langdurig verzuim.
Wat is Verzuimprotocol?
Een verzuimprotocol is een intern bedrijfsdocument dat de procedures rondom ziekteverzuim vastlegt. Het bevat concrete afspraken over hoe een medewerker zich ziekmeldt, wie daarvoor het aanspreekpunt is, wanneer er contact wordt opgenomen en hoe de begeleiding verloopt. Het protocol geldt voor zowel de werkgever als de medewerker en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht op het moment dat verzuim optreedt.
Een goed verzuimprotocol sluit aan bij de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet verbetering poortwachter. Deze wet schrijft voor dat werkgever en werknemer samen actief werken aan re-integratie bij langdurig ziekteverzuim. Het protocol vertaalt deze wettelijke verplichting naar de dagelijkse praktijk van jouw bedrijf. Zo weet je zeker dat je bij een eventuele controle door het UWV aan de gestelde eisen voldoet en risico op een loonsanctie beperkt blijft.
Hoe werkt Verzuimprotocol in de praktijk?
In de praktijk begint het protocol op de eerste dag van ziekte. De medewerker meldt zich ziek, bij voorkeur telefonisch en voor een vast tijdstip, bij een aangewezen contactpersoon zoals de leidinggevende of een HR-medewerker. Het protocol legt vast dat de werkgever binnen een bepaalde termijn, meestal zes weken, contact opneemt met de bedrijfsarts. Bij verzuim langer dan twee weken wordt doorgaans een probleemanalyse opgesteld die de basis vormt voor een plan van aanpak.
Bij langdurig verzuim, langer dan zes weken, stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Op basis daarvan maak je samen met de medewerker een plan van aanpak met re-integratiedoelen en tussentijdse evaluatiemomenten. Denk aan een afspraak om na twee maanden te evalueren of aangepast werk mogelijk is. Het protocol schrijft ook voor hoe je omgaat met situaties als de medewerker niet meewerkt aan re-integratie, zodat je als werkgever altijd weet hoe te handelen.
Waarom is Verzuimprotocol belangrijk?
Voor MKB-ondernemers is een verzuimprotocol belangrijk omdat het juridische risico's beperkt en zorgt voor een professionele aanpak. Zonder duidelijk protocol kunnen medewerkers onzekerheid ervaren over wat er van hen wordt verwacht, wat het herstelproces kan vertragen. Bovendien beschermt een protocol jou als werkgever: bij een arbeidsconflict of een UWV-toets kun je aantonen dat je de juiste stappen hebt gezet. Een structurele aanpak van verzuim leidt ook aantoonbaar tot minder langdurig verzuim en lagere loonkosten bij ziekte.
Samenvatting
Een verzuimprotocol legt per stap vast hoe jij en je medewerkers omgaan met ziekteverzuim, van de eerste ziekmelding tot volledige terugkeer. Het helpt je te voldoen aan de Wet verbetering poortwachter, voorkomt onduidelijkheid en beschermt je bij controles door het UWV. Als MKB-ondernemer stel je dit protocol bij voorkeur op in samenwerking met een arbodienst of bedrijfsarts en communiceer je het actief aan al je medewerkers.
Klaar om met hr & personeel aan de slag te gaan?
JustRunBiz biedt hr & personeel als één van de modules in het complete platform. 30 dagen gratis proberen — alle modules inbegrepen.
Gratis proberen