Wet Poortwachter: verplichtingen bij ziekteverzuim

Wat is de Wet Poortwachter?

De Wet verbetering poortwachter is op 1 april 2002 ingevoerd met als doel de instroom in de WIA (voorheen WAO) te beperken. De wet verplicht werkgevers en werknemers om samen actief te werken aan re-integratie bij langdurig ziekteverzuim. Het idee is simpel: hoe sneller en beter de re-integratie verloopt, hoe kleiner de kans dat een werknemer blijvend arbeidsongeschikt raakt.

De wet is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek, met name in artikel 7:629 BW (loondoorbetalingsplicht) en artikel 7:658a BW (re-integratieverplichtingen). Daarnaast geldt de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar, die de stappen en termijnen vastlegt.

Als werkgever ben je verplicht om twee jaar lang minimaal 70% van het loon door te betalen bij ziekte, met in het eerste jaar minimaal het minimumloon. Veel cao's schrijven zelfs 100% loondoorbetaling voor in het eerste jaar en 70% in het tweede jaar.

Het UWV beoordeelt aan het einde van de twee jaar of werkgever en werknemer voldoende aan re-integratie hebben gedaan. Is dat niet het geval, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen van maximaal 52 weken extra loondoorbetaling.

De complete tijdlijn: 104 weken stap voor stap

De Wet Poortwachter kent een strakke tijdlijn met vaste momenten waarop actie vereist is. Het begint bij de ziekmelding op dag 1 en eindigt na 104 weken met de WIA-beoordeling. Iedere stap moet zorgvuldig worden gedocumenteerd in het re-integratiedossier.

In de eerste week meld je de werknemer ziek bij de arbodienst of bedrijfsarts. Binnen zes weken na de eerste ziektedag stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Hierin staat wat de werknemer nog wel kan, wat de beperkingen zijn en wat het verwachte herstel is.

Uiterlijk in week 8 stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op, gebaseerd op de probleemanalyse. Dit plan beschrijft het re-integratiedoel, de concrete afspraken en wie wat doet. Het plan moet elke zes weken worden geevalueerd en waar nodig bijgesteld.

Rond week 42 meld je de werknemer ziek bij het UWV. In week 52 volgt de eerstejaarsevaluatie, waarin werkgever en werknemer beoordelen of de re-integratie op koers ligt. Tussen week 88 en 93 dient de werknemer de WIA-aanvraag in bij het UWV.

Verplichtingen van de werkgever

Als werkgever heb je een actieve rol in het re-integratieproces. Je bent verantwoordelijk voor het inschakelen van een gecertificeerde arbodienst of geregistreerde bedrijfsarts. Deze beoordeelt de belastbaarheid van de werknemer en adviseert over re-integratiemogelijkheden.

Je moet samen met de werknemer een plan van aanpak opstellen en dit regelmatig evalueren. Minimaal elke zes weken voer je een voortgangsgesprek. Alle afspraken, evaluaties en wijzigingen leg je vast in het re-integratiedossier.

Bij re-integratie eerste spoor zoek je passend werk binnen je eigen organisatie. Dit kan aangepast werk zijn, andere taken of een andere functie. Lukt het eerste spoor niet, dan moet je uiterlijk in het tweede ziektejaar ook re-integratie tweede spoor inzetten: werk zoeken bij een andere werkgever.

Je bent verplicht de kosten van re-integratie te dragen, inclusief eventuele omscholing, aanpassingen aan de werkplek of de inzet van een re-integratiebureau. De kosten hiervan kunnen oplopen tot duizenden euro's, maar wegen niet op tegen een loonsanctie van een heel jaar extra loon.

• Arbodienst of bedrijfsarts inschakelen binnen 1 week
• Probleemanalyse laten opstellen (week 6)
• Plan van aanpak opstellen (week 8)
• Elke 6 weken voortgangsgesprek voeren
• Eerstejaarsevaluatie uitvoeren (week 52)
• Tweede spoor starten als eerste spoor niet lukt
• Re-integratiedossier volledig bijhouden

Verplichtingen van de werknemer

Ook de werknemer heeft verplichtingen onder de Wet Poortwachter. De werknemer moet meewerken aan de re-integratie en passende arbeid accepteren die door de werkgever of bedrijfsarts wordt aangeboden. Weigert de werknemer zonder goede reden, dan mag je als werkgever het loon opschorten of zelfs stopzetten.

De werknemer is verplicht om naar de bedrijfsarts te gaan wanneer hij of zij wordt opgeroepen. Daarnaast moet de werknemer actief meewerken aan het opstellen en uitvoeren van het plan van aanpak. Dit betekent ook dat de werknemer zelf initiatieven moet nemen om het herstel te bevorderen.

Bij re-integratie tweede spoor moet de werknemer ook bereid zijn om bij een andere werkgever aan de slag te gaan. De werknemer mag dit niet zonder geldige reden weigeren. Het UWV beoordeelt bij de WIA-aanvraag ook of de werknemer voldoende heeft meegewerkt.

Als de werknemer zijn verplichtingen niet nakomt, kun je als werkgever op grond van artikel 7:629 lid 3 BW het loon opschorten. Je moet de werknemer hier wel eerst schriftelijk voor waarschuwen. Documenteer alles zorgvuldig, want het UWV controleert dit.

De rol van de bedrijfsarts

De bedrijfsarts is de spil in het re-integratieproces. Hij of zij beoordeelt de medische situatie, stelt de belastbaarheid vast en adviseert over de mogelijkheden voor werkhervatting. De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op en geeft periodiek een actueel oordeel over het verloop van de re-integratie.

Sinds de gewijzigde Arbowet van 2017 heeft de werknemer recht op een second opinion bij een andere bedrijfsarts. Dit is iets anders dan het deskundigenoordeel van het UWV. De second opinion is bedoeld als de werknemer twijfelt aan het advies van de eigen bedrijfsarts.

De bedrijfsarts mag geen diagnose delen met de werkgever. Hij rapporteert alleen over de beperkingen, de verwachte duur van het verzuim en de mogelijkheden voor re-integratie. Privacy van medische gegevens is strikt geregeld in de AVG en de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst.

Als werkgever ben je verplicht een contract te hebben met een arbodienst of zelfstandig gevestigde bedrijfsarts. Dit is vastgelegd in artikel 14 van de Arbowet. Het niet hebben van een bedrijfsartscontract kan leiden tot boetes van de Inspectie SZW.

Het deskundigenoordeel van het UWV

Zowel werkgever als werknemer kunnen het UWV vragen om een deskundigenoordeel. Dit is een onafhankelijk oordeel over de situatie en kan gaan over drie onderwerpen: de arbeidsongeschiktheid van de werknemer, de passendheid van het aangeboden werk of de re-integratie-inspanningen van werkgever of werknemer.

Het deskundigenoordeel is niet bindend, maar weegt zwaar bij een eventuele gang naar de rechter. Het kost per aanvraag circa €400 voor de werkgever en €100 voor de werknemer (tarieven 2025/2026). De doorlooptijd is gemiddeld vier tot zes weken.

In de praktijk is het deskundigenoordeel vooral nuttig bij een verschil van mening. Denk aan situaties waarin de werknemer het niet eens is met het advies van de bedrijfsarts, of waarin je als werkgever twijfelt of de werknemer voldoende meewerkt.

Het is verstandig om een deskundigenoordeel aan te vragen voordat je ingrijpende maatregelen neemt, zoals het stopzetten van loon. De rechter verwacht dit in veel gevallen als bewijs dat je zorgvuldig hebt gehandeld.

Re-integratie eerste en tweede spoor

Re-integratie eerste spoor betekent dat je als werkgever passend werk zoekt binnen je eigen organisatie. Dit kan het eigen werk zijn in aangepaste vorm, een andere functie op hetzelfde niveau of zelfs een lagere functie als dat de enige mogelijkheid is. De werkgever moet hierin creatief zijn en actief meedenken.

Als eerste spoor niet tot resultaat leidt, ben je verplicht om ook re-integratie tweede spoor in te zetten. Dit houdt in dat je een re-integratiebureau inschakelt dat de werknemer begeleidt naar werk bij een andere werkgever. De kosten hiervan, gemiddeld €3.000 tot €5.000, zijn voor rekening van de werkgever.

Het UWV verwacht dat je tweede spoor tijdig start. In de praktijk betekent dit dat je er niet mee moet wachten tot het tweede ziektejaar. Als al in het eerste jaar duidelijk is dat terugkeer in de eigen functie niet mogelijk is, moet je direct tweede spoor inzetten.

Een veelgemaakte fout is om te lang te focussen op eerste spoor en tweede spoor te laat te starten. Het UWV ziet dit als onvoldoende re-integratie-inspanning en kan hiervoor een loonsanctie opleggen. Documenteer waarom je bepaalde keuzes maakt en wanneer.

De eerstejaarsevaluatie en het opschudmoment

Na 52 weken ziekte voeren werkgever en werknemer samen de eerstejaarsevaluatie uit. Dit is een belangrijk moment om terug te kijken op het eerste jaar en de koers voor het tweede jaar te bepalen. Zijn de re-integratie-inspanningen voldoende geweest? Moet de aanpak worden bijgesteld?

Tijdens de eerstejaarsevaluatie beoordeel je of het re-integratiedoel nog realistisch is. Als terugkeer in de eigen functie niet haalbaar blijkt, moet je het plan van aanpak aanpassen en eventueel tweede spoor starten. Dit is ook het moment om te checken of alle documenten compleet zijn.

Het opschudmoment is bedoeld om werkgever en werknemer wakker te schudden als de re-integratie stagneert. Het UWV verwacht dat na de eerstejaarsevaluatie de inspanningen worden geintensiveerd, met name als er in het eerste jaar weinig voortgang is geboekt.

Leg de eerstejaarsevaluatie altijd schriftelijk vast en laat beide partijen tekenen. Dit document is onderdeel van het re-integratiedossier dat het UWV beoordeelt bij de WIA-aanvraag.

WIA-aanvraag en RIV-toets

Tussen week 88 en week 93 dient de werknemer de WIA-aanvraag in bij het UWV. Hierbij hoort het re-integratieverslag (RIV), dat bestaat uit alle documenten die gedurende de twee jaar zijn verzameld: probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties, eerstejaarsevaluatie en het actueel oordeel van de bedrijfsarts.

Het UWV voert een RIV-toets uit om te beoordelen of werkgever en werknemer voldoende re-integratie-inspanningen hebben geleverd. De arbeidsdeskundige van het UWV kijkt of er een bevredigend resultaat is bereikt. Is de werknemer niet volledig terug aan het werk, dan beoordeelt het UWV of dat komt door onvoldoende inspanningen.

Als het UWV oordeelt dat de re-integratie-inspanningen onvoldoende zijn, volgt een loonsanctie. Dit betekent dat je als werkgever het loon maximaal 52 weken langer moet doorbetalen. De loonsanctie kan worden bekort als je alsnog de juiste inspanningen levert.

In 2024 en 2025 legde het UWV bij circa 8-10% van de gevallen een loonsanctie op. De meest voorkomende reden is het te laat of niet starten van tweede spoor. Andere veelvoorkomende tekortkomingen zijn een onvolledig re-integratiedossier of het niet volgen van het advies van de bedrijfsarts.

Loonsanctie en boetes: dit zijn de risico's

De loonsanctie van het UWV is de zwaarste sanctie onder de Wet Poortwachter. Je bent verplicht om maximaal 52 weken extra loon door te betalen, bovenop de reguliere twee jaar. Bij een gemiddeld salaris van €3.500 bruto per maand kan dit oplopen tot meer dan €42.000 aan extra loonkosten.

Naast de loonsanctie kan het UWV ook de WIA-uitkering toekennen ondanks onvoldoende re-integratie, waarbij de kosten via de gedifferentieerde WGA-premie alsnog bij de werkgever terechtkomen. Dit kan voor middelgrote en grote werkgevers jarenlang hogere premies betekenen.

Je kunt bezwaar maken tegen een loonsanctie binnen zes weken na de beslissing. In de praktijk wordt ongeveer 30% van de loonsancties na bezwaar of beroep herroepen. Het is daarom altijd de moeite waard om bezwaar te maken als je vindt dat je voldoende hebt gedaan.

De beste manier om een loonsanctie te voorkomen is preventie: houd je strikt aan de tijdlijn, documenteer alles, schakel tijdig een re-integratiebureau in en volg de adviezen van de bedrijfsarts op. Een goed bijgehouden re-integratiedossier is je belangrijkste bewijsstuk.

Veelvoorkomende fouten bij de Wet Poortwachter

De meest voorkomende fout is het niet of te laat starten van re-integratie tweede spoor. Als werkgever wacht je vaak te lang in de hoop dat de werknemer terugkeert in de eigen functie. Het UWV verwacht echter dat je proactief bent en niet afwacht.

Een andere veelgemaakte fout is het niet regelmatig evalueren van het plan van aanpak. De wet schrijft evaluaties voor elke zes weken voor, maar in de praktijk worden deze vaak overgeslagen of niet gedocumenteerd. Zonder schriftelijk bewijs van evaluaties loop je risico.

Veel werkgevers vergeten de ziekmelding bij het UWV in week 42. Dit is een administratieve handeling die eenvoudig over het hoofd wordt gezien, maar die noodzakelijk is voor het verdere verloop van het proces. Zet dit als herinnering in je verzuimsysteem.

Tot slot maken werkgevers de fout om niet of te laat een deskundigenoordeel aan te vragen bij conflicten. Als werkgever en werknemer het oneens zijn over de re-integratie, is een deskundigenoordeel van het UWV cruciaal om uit de impasse te komen.

• Te laat starten met tweede spoor re-integratie
• Plan van aanpak niet elke 6 weken evalueren
• Ziekmelding bij UWV in week 42 vergeten
• Geen deskundigenoordeel aanvragen bij conflicten
• Re-integratiedossier onvolledig bijhouden
• Advies bedrijfsarts niet opvolgen

Praktische tips voor ondernemers

Investeer in een goed verzuimprotocol voordat je te maken krijgt met langdurig ziekteverzuim. Leg hierin alle stappen van de Wet Poortwachter vast, inclusief verantwoordelijkheden en termijnen. Deel dit protocol met alle leidinggevenden in je organisatie.

Overweeg een verzuimverzekering als je een klein of middelgroot bedrijf hebt. Deze verzekering dekt niet alleen de loondoorbetaling, maar biedt vaak ook casemanagement en re-integratiebegeleiding. De premie verschilt per branche, maar is gemiddeld 2-4% van de loonsom.

Gebruik digitale tools om de Poortwachter-tijdlijn te bewaken. Een goed HR-systeem stuurt automatisch herinneringen voor evaluatiemomenten, de ziekmelding bij het UWV en de WIA-aanvraag. Zo voorkom je dat je belangrijke deadlines mist.

Schakel bij complexe gevallen een arbeidsrechtadvocaat of casemanager in. De kosten hiervan wegen niet op tegen een mogelijke loonsanctie. Een ervaren professional kent de valkuilen en kan je begeleiden door het hele proces.