Werkkostenregeling (WKR): alles wat je als werkgever moet weten
De Werkkostenregeling (WKR) bepaalt hoe je als werkgever onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers kunt doen. Van kerstpakketten tot thuiswerkvergoedingen en van bedrijfsfietsen tot etentjes met het team — de WKR regelt wat je belastingvrij kunt aanbieden en wat niet. In dit artikel leggen we de regels voor 2026 uit, inclusief de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en de eindheffing van 80%.
Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?
De Werkkostenregeling, afgekort WKR, is de fiscale regeling in Nederland die bepaalt hoe werkgevers vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers mogen doen zonder dat daar loonbelasting over betaald hoeft te worden. De WKR is in 2011 ingevoerd ter vervanging van het oude systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen, en is sinds 2015 verplicht voor alle werkgevers in Nederland.
Het basisprincipe van de WKR is eenvoudig: als werkgever heb je een zogenaamde vrije ruimte. Dat is een percentage van de totale fiscale loonsom van je bedrijf. Binnen die vrije ruimte kun je onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel doen. Denk aan kerstpakketten, een personeelsfeest, een cadeaubon voor een verjaardag of een bijdrage aan de sportschool. Zolang de totale waarde binnen de vrije ruimte blijft, betaal je als werkgever geen extra belasting.
De WKR geldt voor alle werkgevers in Nederland die personeel in dienst hebben, ongeacht de bedrijfsgrootte. Of je nu één werknemer hebt of duizend, de regels zijn hetzelfde. Wel verschilt de impact: voor een klein bedrijf met een lage loonsom is de vrije ruimte in absolute euro's beperkt, terwijl een groot bedrijf meer ruimte heeft. Directeur-grootaandeelhouders (DGA's) van een BV vallen ook onder de WKR als zij op de loonlijst staan.
Het is belangrijk om de WKR goed te begrijpen en bij te houden, want bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je als werkgever een eindheffing van 80% over het meerdere. Dat is een fors tarief dat je wilt vermijden. Gelukkig zijn er naast de vrije ruimte ook gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen die buiten de vrije ruimte vallen. In de volgende secties bespreken we al deze onderdelen in detail.
De vrije ruimte in 2026: percentages en berekening
De vrije ruimte is het budget dat je als werkgever hebt om onbelast vergoedingen en verstrekkingen te doen aan je werknemers. In 2026 bedraagt de vrije ruimte 1,92% over de eerste €400.000 van de totale fiscale loonsom en 1,18% over het deel van de loonsom dat boven €400.000 uitkomt. De fiscale loonsom is het totaal van kolom 14 van je loonaangiften, dus het loon waarover loonheffingen worden berekend.
Een rekenvoorbeeld maakt het concreet. Stel, je hebt een bedrijf met een fiscale loonsom van €250.000 per jaar. Dan is je vrije ruimte 1,92% van €250.000 = €4.800. Een bedrijf met een loonsom van €600.000 heeft een vrije ruimte van 1,92% over €400.000 (€7.680) plus 1,18% over €200.000 (€2.360) = €10.040. Dit zijn de bedragen die je onbelast kunt besteden aan vergoedingen die onder de vrije ruimte vallen.
Let op: de vrije ruimte bereken je per kalenderjaar en per inhoudingsplichtige. Als je meerdere BV's hebt die elk als werkgever optreden, heeft elke BV een eigen vrije ruimte. Je kunt de vrije ruimte van de ene BV niet gebruiken voor werknemers van de andere BV. Wel kun je bij de Belastingdienst een verzoek indienen om als concern te worden beschouwd, zodat je de vrije ruimte mag samenvoegen.
De percentages van de vrije ruimte zijn de afgelopen jaren meerdere keren gewijzigd. Tijdens de coronaperiode werd het percentage tijdelijk verhoogd naar 3% over de eerste €400.000. In 2023 werd het eerste percentage verlaagd naar 1,92% en het tweede naar 1,18%. Voor 2026 zijn deze percentages gelijk gebleven. Het is verstandig om elk jaar de actuele percentages te controleren, want de overheid past ze regelmatig aan.
Gerichte vrijstellingen: onbelast buiten de vrije ruimte
Naast de vrije ruimte kent de WKR gerichte vrijstellingen. Dit zijn specifiek door de wet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen die je onbelast mag doen zónder dat ze ten koste gaan van je vrije ruimte. Gerichte vrijstellingen zijn vaak gerelateerd aan zakelijke kosten die werknemers maken in het kader van hun werk. Het voordeel is evident: deze posten hoef je niet mee te tellen bij je vrije ruimte.
De belangrijkste gerichte vrijstellingen in 2026 zijn: reiskosten voor zakelijke kilometers (€0,23 per kilometer), kosten van tijdelijk verblijf in het kader van werk (hotel, maaltijden bij dienstreizen), kosten voor studie en opleiding die noodzakelijk zijn voor de huidige of toekomstige functie, extraterritoriale kosten (de 30%-regeling voor expats), verhuiskosten bij een zakelijke verhuizing (maximaal €7.750 onbelast) en gereedschap, computers en mobiele telefoons die voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.
De gerichte vrijstelling voor reiskosten is voor veel werkgevers de belangrijkste. Je mag €0,23 per zakelijke kilometer onbelast vergoeden. Dit geldt voor woon-werkverkeer en voor dienstreizen. Als je meer vergoedt dan €0,23 per kilometer, valt het meerdere in de vrije ruimte. Het maakt niet uit of de werknemer met de auto, fiets of het openbaar vervoer reist. Daarnaast mag je een OV-abonnement of voordeelurenkaart onbelast vergoeden als de werknemer deze ook zakelijk gebruikt.
Belangrijk: je moet gerichte vrijstellingen aanwijzen als eindheffingsloon in je administratie. Doe je dat niet, dan worden ze behandeld als normaal loon waarover de werknemer inkomstenbelasting betaalt. Het aanwijzen is een administratieve handeling: je legt vast in je salarisadministratie dat de vergoeding of verstrekking wordt aangemerkt als eindheffingsloon onder de gerichte vrijstelling. Bewaar ook de onderbouwing, zoals declaraties en bonnetjes.
Nihilwaarderingen: verstrekkingen met waarde nul
Nihilwaarderingen zijn verstrekkingen die de Belastingdienst waardeert op nul euro. Ze kosten je dus niets aan vrije ruimte en er hoeft geen loonbelasting over betaald te worden. Het gaat om voorzieningen die op de werkplek worden aangeboden en die direct verband houden met het werk. De werkplek is daarbij gedefinieerd als elke plek waar je werknemer werkt en waarvoor jij als werkgever verantwoordelijk bent volgens de Arbo-wet.
Voorbeelden van nihilwaarderingen zijn: consumpties op de werkplek die geen maaltijd zijn (koffie, thee, fruit, koekjes), arbovoorzieningen die verplicht zijn op grond van de Arbo-wet (ergonomische bureaustoel, beeldschermbril, veiligheidsschoenen), werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen (uniformen, bedrijfskleding met logo van minimaal 70 cm²), en het privégebruik van gereedschappen, computers en mobiele telefoons die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Het noodzakelijkheidscriterium verdient extra aandacht. Sinds 2015 geldt dat als een werkgever oordeelt dat een voorziening noodzakelijk is voor het werk, de verstrekking of terbeschikkingstelling op nihil wordt gewaardeerd. Dit geldt voor gereedschappen, computers, mobiele telefoons en tablets. De werkgever moet dit oordeel zelf maken, en het privégebruik van de werknemer is dan onbelast. De voorziening moet wel teruggegeven worden bij einde dienstverband.
Een veelgestelde vraag is of de thuiswerkplek ook geldt als werkplek voor nihilwaarderingen. Het antwoord is gedeeltelijk: de thuiswerkplek valt onder de Arbo-wet, maar niet alle nihilwaarderingen gelden daar. Arbovoorzieningen die op de thuiswerkplek noodzakelijk zijn (bijvoorbeeld een ergonomische stoel of een beeldscherm) vallen wel onder de nihilwaardering. Consumpties op de thuiswerkplek vallen er niet onder, die zijn voor rekening van de werknemer. Voor de thuiswerkvergoeding geldt een apart forfait van €2,35 per dag in 2026.
Populaire WKR-vergoedingen: kerstpakket, fiets en meer
Het kerstpakket is misschien wel de bekendste post die via de WKR loopt. De waarde van het kerstpakket (inclusief BTW) gaat ten laste van de vrije ruimte. Veel werkgevers besteden €25 tot €75 per werknemer aan een kerstpakket. Let op: als je een cadeaubon geeft in plaats van een pakket, geldt dezelfde regel. De bon wordt op de nominale waarde gewaardeerd. Een pakket wordt gewaardeerd op de factuurwaarde inclusief BTW.
De fiets van de zaak is een populaire regeling die sinds 2020 eenvoudiger is geworden. Je kunt als werkgever een fiets ter beschikking stellen aan je werknemer voor woon-werkverkeer en privégebruik. De bijtelling bedraagt 7% van de consumentenadviesprijs per jaar, en dit bedrag gaat ten laste van de vrije ruimte. Bij een fiets van €1.500 is de bijtelling dus €105 per jaar. De werknemer mag zelf ook een eigen bijdrage betalen, wat het bedrag in de vrije ruimte verlaagt.
Bedrijfsfitness is een andere veelgebruikte verstrekking. Als de sportvoorziening op de werkplek is (een bedrijfsgym), valt het onder de nihilwaardering en kost het geen vrije ruimte. Betaal je als werkgever de sportschool buiten de werkplek, dan gaat de factuurwaarde inclusief BTW ten laste van de vrije ruimte. Een alternatief is een vergoeding geven; die gaat eveneens ten laste van de vrije ruimte maar de werknemer kiest dan zelf waar hij sport.
Andere veelvoorkomende WKR-posten zijn: personeelsfeesten en -uitjes (waarde gaat naar vrije ruimte), jubileumuitkeringen (bij 25 of 40 jaar dienstverband geldt een vrijstelling), maaltijden op de werkplek (gewaardeerd op een normbedrag van €3,55 per maaltijd in 2026, gaat naar vrije ruimte), cadeaus bij bijzondere gelegenheden zoals een huwelijk of geboorte, en de inmiddels gangbare thuiswerkvergoeding van €2,35 per thuiswerkdag. Door slim te combineren kun je een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden samenstellen.
Eindheffing van 80%: wat als je de vrije ruimte overschrijdt?
Als de totale waarde van alle vergoedingen en verstrekkingen die je in de vrije ruimte hebt ondergebracht hoger is dan de beschikbare vrije ruimte, betaal je als werkgever een eindheffing van 80% over het meerdere. Dit is een zogenaamde eindheffing: de werkgever betaalt deze belasting, niet de werknemer. Het tarief van 80% is bewust hoog gekozen om werkgevers te stimuleren binnen de vrije ruimte te blijven.
Een voorbeeld: je vrije ruimte bedraagt €4.800 en je hebt in totaal €6.800 aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte ondergebracht. De overschrijding is €2.000. De eindheffing is 80% van €2.000 = €1.600. Dit bedrag moet je als werkgever afdragen aan de Belastingdienst via de aangifte loonheffingen. Je geeft dit aan in het eerste aangiftetijdvak van het volgende jaar, of als je eerder wilt afrekenen in het lopende jaar.
In de praktijk hoef je pas aan het einde van het kalenderjaar definitief te bepalen of je de vrije ruimte hebt overschreden. Gedurende het jaar kun je alvast een inschatting maken op basis van de vergoedingen die je al hebt gedaan en die je nog verwacht te doen. Het is verstandig om een WKR-administratie bij te houden waarin je per kwartaal de stand opneemt. Zo voorkom je verrassingen aan het einde van het jaar.
Je kunt de eindheffing vermijden door vergoedingen die de vrije ruimte overschrijden te bruteren en als regulier loon uit te betalen. De werknemer betaalt dan inkomstenbelasting over de vergoeding, maar het tarief is vaak lager dan de 80% eindheffing. Dit is vooral interessant voor werknemers in de lagere belastingschijven. Per situatie moet je berekenen wat voordeliger is: de 80% eindheffing of het bruteren van de vergoeding.
WKR-administratie bijhouden: tips en valkuilen
Een goede WKR-administratie is essentieel om overschrijdingen te voorkomen en bij een controle door de Belastingdienst aan te tonen dat je de regels correct hebt toegepast. De kern van de WKR-administratie is het bijhouden van alle vergoedingen en verstrekkingen die je als eindheffingsloon hebt aangewezen, onderverdeeld in: posten die ten laste van de vrije ruimte gaan, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.
Per post leg je vast: de datum, de omschrijving, de waarde inclusief BTW, de categorie (vrije ruimte, gerichte vrijstelling of nihilwaardering), en eventuele onderbouwende documenten zoals facturen en declaraties. Het is verstandig om dit bij te houden in een overzichtelijk spreadsheet of, beter nog, in je salarisadministratie of HR-software. Met JustRunBiz kun je je WKR-posten direct koppelen aan de salarisadministratie, zodat je altijd een actueel overzicht hebt van je vrije ruimte.
Een veelgemaakte fout is het vergeten om verstrekkingen aan te wijzen als eindheffingsloon. Als je dit niet doet, wordt de vergoeding of verstrekking behandeld als regulier loon van de werknemer. De werknemer betaalt dan loonbelasting en premies, en jij als werkgever hebt alsnog een correctie nodig. Wijs daarom elke WKR-vergoeding expliciet aan in je administratie, bij voorkeur vóór of op het moment van verstrekking.
Andere valkuilen zijn: het niet meenemen van BTW bij de waardering (de WKR werkt met bedragen inclusief BTW), het vergeten van verstrekkingen aan specifieke groepen werknemers (als je alleen het salesteam een bonus geeft, telt die gewoon mee voor de WKR), en het niet bijhouden van gebruikelijkheidsnorm. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat vergoedingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Een kerstpakket van €5.000 per werknemer zal de Belastingdienst niet accepteren als onbelaste verstrekking.
WKR optimaliseren: zo haal je het maximale eruit
Er zijn verschillende strategieën om het maximale uit de WKR te halen zonder de vrije ruimte te overschrijden. De eerste stap is om zoveel mogelijk kosten onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen te brengen. Deze kosten gaan niet ten laste van de vrije ruimte. Controleer of je alle zakelijke reiskosten, studiekosten, arbovoorzieningen en noodzakelijke devices al als gerichte vrijstelling of nihilwaardering hebt aangemerkt.
Een tweede strategie is het instellen van een cafetariaregeling (ook wel keuzebudget of IKB, individueel keuzebudget). Hiermee kunnen werknemers belast loon (zoals vakantiegeld of een eindejaarsuitkering) uitruilen tegen onbelaste vergoedingen die onder de vrije ruimte vallen. Bijvoorbeeld: een werknemer ruilt €500 bruto vakantiegeld in voor een fiets van €500 via de WKR. De werknemer krijgt de fiets netto, en het bedrag gaat ten laste van de vrije ruimte in plaats van het brutoloon.
Timing kan ook helpen. Als je aan het einde van het jaar ziet dat je nog vrije ruimte over hebt, kun je die benutten voor een extraatje aan je personeel, zoals een kerstpakket of een teamuitje. Andersom: als je merkt dat je de vrije ruimte dreigt te overschrijden, kun je bepaalde verstrekkingen uitstellen naar het volgende jaar of kiezen voor alternatieven die onder een gerichte vrijstelling vallen.
Vergeet niet dat de vrije ruimte ook een instrument is voor werkgeversaantrekkelijkheid. In een krappe arbeidsmarkt maken secundaire arbeidsvoorwaarden het verschil. Een goed samengesteld WKR-pakket met een fietsregeling, sportbijdrage, thuiswerkvergoeding en een mooi kerstpakket draagt bij aan werknemerstevredenheid en helpt bij het werven en behouden van talent. Bereken aan het begin van het jaar je beschikbare vrije ruimte en maak een bestedingsplan.
Samenvatting
De Werkkostenregeling (WKR) regelt hoe werkgevers in Nederland onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers mogen doen. De vrije ruimte bedraagt in 2026 1,92% over de eerste €400.000 en 1,18% daarboven van de fiscale loonsom. Daarnaast zijn er gerichte vrijstellingen (reiskosten, studiekosten, arbovoorzieningen) en nihilwaarderingen (koffie, werkkleding, noodzakelijke devices) die buiten de vrije ruimte vallen. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever een eindheffing van 80%. Door slim gebruik te maken van gerichte vrijstellingen en een goede administratie kun je het maximale uit de WKR halen.
WKR-administratie automatiseren?
Met de HR-module van JustRunBiz houd je je WKR-posten automatisch bij, zie je realtime hoeveel vrije ruimte je nog hebt en voorkom je de eindheffing van 80%. Start vandaag gratis.
Gratis proberen