Hoeveel vakantiedagen heeft een fulltime werknemer?

Het wettelijke minimum is 20 dagen per jaar (4 x 5 werkdagen). De meeste werkgevers bieden meer via de cao of arbeidsovereenkomst. Het gemiddelde in Nederland is circa 25 dagen. Daarnaast kunnen er ATV-dagen en bovenwettelijke dagen van toepassing zijn.

Hoe bereken je verlof bij parttime?

De formule is 4 keer het aantal werkdagen per week. Een werknemer die 3 dagen werkt, heeft recht op 12 wettelijke dagen. Bij wisselende uren is het handiger om in uren te rekenen: het contractueel aantal uren per week gedeeld door de fulltime norm, vermenigvuldigd met 160 uur.

Vervallen vakantiedagen bij ziekte?

Wettelijke dagen vervallen in principe 6 maanden na het opbouwjaar, maar niet als de werknemer redelijkerwijs niet in staat was ze op te nemen (bijvoorbeeld bij langdurige ziekte). Bovenwettelijke dagen verjaren na 5 jaar. Werknemers bouwen ook tijdens ziekte het volledige wettelijke verlof op.

Verlof berekenen: wettelijke vakantiedagen en regels 2025/2026 | JustRunBiz

Wettelijk verlof: de basisregel

De basis voor het wettelijk verlof is vastgelegd in artikel 7:634 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Elke werknemer heeft recht op minimaal vier keer het aantal werkdagen per week aan vakantie-uren per jaar. Bij een fulltime dienstverband van 5 dagen per week komt dit neer op 20 vakantiedagen (4 x 5 = 20). Bij een werkweek van 40 uur is dit 160 vakantie-uren per jaar.

Het wettelijk minimum is een Europese verplichting op basis van de Arbeidstijdenrichtlijn (Richtlijn 2003/88/EG). Nederland mag meer bieden dan het Europese minimum, maar niet minder. In de praktijk bieden de meeste werkgevers meer dan 20 dagen, via de cao of individuele arbeidsovereenkomst. Het gemiddelde in Nederland is circa 25 vakantiedagen per jaar.

De vakantiedagen worden opgebouwd naar rato van het aantal gewerkte maanden. Een werknemer die op 1 april in dienst treedt, bouwt in dat jaar 9/12e van het jaarlijkse verlof op. Bij 20 wettelijke dagen is dit 15 dagen (9/12 x 20 = 15). De opbouw vindt plaats per maand of per loonperiode, afhankelijk van de afspraken in de arbeidsovereenkomst.

Het wettelijk verlof is een minimumrecht. Je mag als werkgever niet minder bieden, ook niet als de werknemer ermee instemt. Een afspraak in de arbeidsovereenkomst die minder dan 20 dagen per jaar toekent (bij fulltime), is nietig op grond van artikel 7:645 BW. De werknemer kan alsnog aanspraak maken op het wettelijke minimum.

Berekening bij parttime dienstverband

Voor parttimers geldt dezelfde formule: 4 keer het aantal werkdagen per week. Een werknemer die 3 dagen per week werkt, heeft recht op 12 wettelijke vakantiedagen per jaar (4 x 3 = 12). Een werknemer die 4 dagen per week werkt, heeft recht op 16 dagen (4 x 4 = 16). De berekening is evenredig aan de arbeidsduur.

Het wordt complexer wanneer de arbeidsduur niet in hele dagen wordt uitgedrukt maar in uren. Een werknemer met een contract van 24 uur per week op een fulltime norm van 40 uur, werkt 3/5e van fulltime. Het wettelijk verlof is dan 3/5 x 160 = 96 uur. Als deze werknemer op 3 dagen van 8 uur werkt, komt dit neer op 12 verlofdagen. Werkt de werknemer op 4 dagen van 6 uur, dan is het 96/6 = 16 verlofdagen.

Voorbeeld 1: een werknemer werkt 32 uur per week, verdeeld over 4 dagen van 8 uur. Wettelijk verlof: 4/5 x 160 = 128 uur, ofwel 16 dagen. Voorbeeld 2: een werknemer werkt 28 uur per week, verdeeld over 4 dagen (2 dagen van 8 uur en 2 dagen van 6 uur). Wettelijk verlof: 28/40 x 160 = 112 uur. Het aantal verlofdagen hangt af van welke dag wordt opgenomen: een dag van 8 uur kost 8 verlofuren, een dag van 6 uur kost 6 verlofuren.

Bij wisselende werkroosters (bijvoorbeeld in de horeca of retail) bereken je het verlof op basis van het contractuele aantal uren per jaar. Een jaarcontract van 1.040 uur (gemiddeld 20 uur per week) geeft recht op 1.040/40 x 160 = 80 verlofuren. De werknemer neemt verlof op in uren, niet in dagen, wat de flexibiliteit vergroot.

Bovenwettelijk verlof en vervaltermijnen

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn de dagen die de werkgever toekent bovenop het wettelijke minimum. Als een werknemer recht heeft op 25 dagen vakantie per jaar en het wettelijk minimum is 20 dagen, dan zijn er 5 bovenwettelijke dagen. Het onderscheid is belangrijk vanwege de verschillende vervaltermijnen.

Wettelijke vakantiedagen vervallen 6 maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd (artikel 7:640a BW). Vakantiedagen opgebouwd in 2025 vervallen dus op 1 juli 2026. Dit is bedoeld om werknemers te stimuleren daadwerkelijk vakantie op te nemen, wat goed is voor de gezondheid en productiviteit. Als werkgever heb je een inspanningsverplichting om werknemers erop te wijzen dat hun dagen dreigen te vervallen.

Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren na 5 jaar (artikel 7:642 BW). Bovenwettelijke dagen opgebouwd in 2025 verjaren dus pas op 31 december 2030. Dit geeft werknemers meer ruimte om deze dagen te sparen. Sommige cao's staan toe dat bovenwettelijke dagen worden uitbetaald of gespaard in een verlofspaarregeling.

Let op: de korte vervaltermijn van 6 maanden voor wettelijke dagen geldt niet als de werknemer redelijkerwijs niet in staat was om de dagen op te nemen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij langdurige ziekte of als de werkgever het verlof steeds weigerde. In die gevallen geldt de verjaringstermijn van 5 jaar. De Europese rechtspraak (HvJ EU, Max-Planck-arrest) bepaalt dat de werkgever moet bewijzen dat de werknemer voldoende gelegenheid had om vakantie op te nemen.

Bijzonder verlof: calamiteiten, zorg, geboorte en meer

Naast vakantiedagen bestaan er diverse vormen van bijzonder verlof waarop werknemers recht hebben. Calamiteitenverlof (artikel 4:1 Wet arbeid en zorg, Wazo) is bedoeld voor onvoorziene situaties die onmiddellijke actie vereisen: een lekkende waterleiding thuis, een ziek kind dat van school moet worden gehaald, of het overlijden van een naast familielid. De duur is "een naar billijkheid te berekenen periode", meestal enkele uren tot maximaal een dag. Het loon wordt volledig doorbetaald.

Kortdurend zorgverlof (artikel 5:1 Wazo) is bedoeld voor de noodzakelijke verzorging van een ziek kind, partner of ouder. De werknemer heeft recht op maximaal 2 keer het aantal werkuren per week per 12 maanden. Bij een werkweek van 40 uur is dit 80 uur (10 dagen) per jaar. Tijdens het zorgverlof betaalt de werkgever minimaal 70% van het loon door (maar minimaal het minimumloon).

Geboorteverlof (artikel 4:2 Wazo) is uitgebreid sinds 2019 en 2020. De partner heeft recht op 1 week volledig doorbetaald geboorteverlof (op te nemen binnen 4 weken na de geboorte) plus 5 weken aanvullend geboorteverlof (op te nemen binnen 6 maanden na de geboorte, betaald door het UWV tegen 70% van het dagloon, maximaal 70% van het maximumdagloon van 274,44 euro bruto per dag in 2025).

Ouderschapsverlof (artikel 6:1 Wazo) biedt ouders het recht om maximaal 26 keer het aantal werkuren per week op te nemen totdat het kind 8 jaar wordt. Hiervan zijn de eerste 9 weken betaald (70% van het dagloon via het UWV, mits opgenomen in het eerste levensjaar van het kind). De overige 17 weken zijn onbetaald, tenzij de cao anders bepaalt. Rouwverlof is niet wettelijk geregeld maar wordt door veel cao's toegekend, vaak 2 tot 4 dagen bij overlijden van een naast familielid.

Verlof en ziekte

De relatie tussen verlof en ziekte is complex en leidt regelmatig tot geschillen. De hoofdregel is dat een werknemer ook tijdens ziekte vakantiedagen opbouwt. Op grond van artikel 7:635 lid 4 BW bouwt een zieke werknemer het volledige wettelijke vakantieverlof op over de gehele ziekteperiode. Voor bovenwettelijke dagen kan in de arbeidsovereenkomst of cao worden afgesproken dat er geen opbouw plaatsvindt tijdens ziekte.

Een werknemer die ziek wordt tijdens vakantie, is ziek en niet op vakantie. De vakantiedagen worden niet afgeschreven, tenzij de werknemer instemt. De werknemer moet zich wel ziek melden volgens de gebruikelijke procedure. Dit is geregeld in artikel 7:637 lid 2 BW en bevestigd door het Europese Hof van Justitie.

Bij langdurige ziekte kan de werkgever de werknemer niet verplichten om vakantiedagen op te nemen. De werknemer moet instemmen met het opnemen van vakantie tijdens ziekte. Uitzondering: als de werknemer volledig is vrijgesteld van re-integratieverplichtingen en op vakantie gaat naar het buitenland, mogen wel vakantiedagen worden afgeschreven.

Na 2 jaar ziekte en beeindiging van het dienstverband heeft de werknemer recht op uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen (zowel wettelijk als bovenwettelijk). Dit kan een aanzienlijk bedrag zijn. Bij een fulltime werknemer met 25 vakantiedagen per jaar die 2 jaar ziek is geweest, kan dit oplopen tot 50 dagen (als geen enkele dag is opgenomen). Dit is een financieel risico waar veel werkgevers niet op rekenen.

Verlofopbouw berekenen: pro rata bij indiensttreding

Wanneer een werknemer niet het hele jaar in dienst is, wordt het verlof pro rata berekend. De opbouw vindt plaats per maand of per loonperiode. Bij indiensttreding op 1 maart heeft de werknemer nog 10 maanden te gaan in dat kalenderjaar. Bij 20 wettelijke dagen is de opbouw 10/12 x 20 = 16,67 dagen, afgerond naar boven: 17 dagen.

Bij beeindiging van het dienstverband in de loop van het jaar wordt eveneens pro rata berekend. Een werknemer die per 1 september uit dienst treedt, heeft in dat jaar 8/12e van het jaarlijkse verlof opgebouwd. Niet-opgenomen dagen worden bij de eindafrekening uitbetaald. Teveel opgenomen dagen mogen in principe worden verrekend met het laatste salaris, mits dit in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd.

Bij een contract dat midden in een maand begint, telt die maand volledig mee voor de verlofopbouw (tenzij de cao anders bepaalt). Een werknemer die op 15 maart in dienst treedt, bouwt vanaf maart verlof op. In de praktijk berekenen de meeste salarissystemen de opbouw per loonperiode (maand of 4-weken), wat kleine afwijkingen kan geven.

Voorbeeld: een werknemer treedt op 1 april in dienst voor 32 uur per week (4 dagen). Het wettelijk verlof is 4 x 4 = 16 dagen per jaar. Pro rata voor 9 maanden: 9/12 x 16 = 12 dagen. Het bovenwettelijk verlof (stel 5 extra dagen per jaar) is pro rata: 9/12 x 5 = 3,75 dagen, afgerond 4 dagen. Totaal: 16 dagen in het eerste (onvolledige) jaar.

Vakantietoeslag (vakantiegeld)

Naast vakantiedagen heeft elke werknemer recht op vakantietoeslag, beter bekend als "vakantiegeld". Dit is geregeld in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML). De wettelijke vakantietoeslag bedraagt minimaal 8% van het bruto jaarsalaris. Veel cao's kennen een hoger percentage toe.

De vakantietoeslag wordt opgebouwd per loonperiode en wordt traditioneel in mei of juni uitbetaald. De werkgever mag de toeslag ook maandelijks uitbetalen, mits dit schriftelijk is overeengekomen. Steeds meer werkgevers bieden werknemers de keuze: alles in mei of maandelijks een evenredig deel. Maandelijkse uitbetaling geeft de werknemer een hoger maandloon, maar geen grote som in mei.

De berekeningsbasis voor de vakantietoeslag is het bruto loon inclusief vaste looncomponenten (zoals een dertiende maand als deze structureel is), maar exclusief overwerk, onkostenvergoedingen en incidentele bonussen. Bij een bruto jaarsalaris van 40.000 euro is de vakantietoeslag minimaal 3.200 euro bruto (8% x 40.000). Over de vakantietoeslag worden loonheffingen ingehouden.

Voor werknemers met een salaris boven drie keer het minimumloon (in 2025: 3 x 2.070,63 = 6.211,89 euro bruto per maand) kan schriftelijk worden overeengekomen dat er geen vakantietoeslag wordt betaald, of dat deze is inbegrepen in het loon. Dit moet expliciet in de arbeidsovereenkomst staan. Bij lagere salarissen is de vakantietoeslag altijd verplicht.

Feestdagen en ATV-dagen

Nederland kent geen wettelijk recht op vrije feestdagen. Of een werknemer vrij is op feestdagen, wordt bepaald door de cao of de arbeidsovereenkomst. In de praktijk zijn de meeste werknemers vrij op: Nieuwjaarsdag, Goede Vrijdag, Eerste en Tweede Paasdag, Koningsdag (27 april), Bevrijdingsdag (5 mei, in de meeste cao's om de 5 jaar of altijd), Hemelvaartsdag, Eerste en Tweede Pinksterdag, en Eerste en Tweede Kerstdag.

Als een feestdag op een werkdag valt en de werknemer is vrij, gaat dit in principe niet af van de vakantiedagen. De feestdag is dan een betaalde vrije dag bovenop het verlof. Sommige cao's regelen dit expliciet. Als er geen cao of afspraak is, bepaalt de werkgever of feestdagen vrije dagen zijn. Weigert de werkgever een vrije feestdag, dan moet de werknemer werken of een vakantiedag opnemen.

ATV-dagen (arbeidstijdverkorting) zijn extra vrije dagen die voortkomen uit cao-afspraken. Ze zijn ontstaan in de jaren 80 als alternatief voor een kortere werkweek. Een werknemer met een contractuele werkweek van 40 uur die op basis van de cao effectief 36 uur werkt, krijgt het verschil gecompenseerd in de vorm van ATV-dagen (circa 13 dagen per jaar). ATV-dagen hebben een andere juridische status dan vakantiedagen.

Het verschil tussen ATV-dagen en vakantiedagen is belangrijk. ATV-dagen verjaren volgens de afspraken in de cao (vaak aan het einde van het jaar, zonder opbouw). Ze worden niet doorbetaald bij ziekte (tenzij de cao anders bepaalt) en hoeven niet te worden uitbetaald bij einde dienstverband (tenzij anders afgesproken). Vakantiedagen worden altijd uitbetaald bij het einde van het dienstverband.

Verlofregistratie in de praktijk

Een correcte verlofregistratie is essentieel om geschillen te voorkomen. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van het verlofsaldo per werknemer. Dit omvat: het aantal opgebouwde wettelijke en bovenwettelijke dagen, het aantal opgenomen dagen, het resterende saldo, en de vervaldatums van de wettelijke dagen.

Gebruik altijd een digitaal systeem voor de verlofregistratie. Een Excel-bestand is foutgevoelig en schaalt niet bij groei. Moderne HR-software registreert automatisch de opbouw, houdt opnames bij en waarschuwt wanneer wettelijke dagen dreigen te vervallen. De werknemer kan via een app of portaal het eigen saldo inzien en verlof aanvragen.

Als werkgever heb je een actieve informatieplicht. Je moet werknemers tijdig informeren dat hun wettelijke vakantiedagen dreigen te vervallen. Doe dit schriftelijk (per e-mail of brief) minimaal 3 maanden voor de vervaldatum. Op grond van Europese rechtspraak (Max-Planck-arrest) vervallen wettelijke dagen niet als de werkgever niet aan deze informatieplicht heeft voldaan.

Bewaar de verlofregistratie als onderdeel van je personeelsadministratie. Bij een geschil over het verlofsaldo ligt de bewijslast bij de werkgever. Als je geen deugdelijke administratie kunt overleggen, wordt het standpunt van de werknemer als uitgangspunt genomen. Dit kan leiden tot nabetaling van niet-opgenomen dagen, soms over meerdere jaren.

Veelgemaakte fouten bij verlofberekening

De meest voorkomende fout is het niet onderscheiden van wettelijke en bovenwettelijke dagen. Veel werkgevers administreren alle vakantiedagen als een pot, zonder onderscheid. Dit leidt tot problemen bij de vervaltermijnen: wettelijke dagen vervallen na 6 maanden, bovenwettelijke na 5 jaar. Zonder onderscheid kun je niet bepalen welke dagen vervallen.

Een tweede veelgemaakte fout is het niet pro rata berekenen bij parttime. Een parttimer die 3 dagen per week werkt, heeft recht op 12 wettelijke dagen, niet op 20. Maar als de parttimer op een dag opneemt waarop normaal 6 uur wordt gewerkt, worden 6 uur afgeschreven, niet 8 uur. Bereken verlof in uren, niet in dagen, om fouten te voorkomen.

Veel werkgevers vergeten dat werknemers ook tijdens ziekte vakantiedagen opbouwen. Na 2 jaar ziekte kan dit een aanzienlijk saldo opleveren dat bij het einde van het dienstverband moet worden uitbetaald. Neem dit risico mee in je financiele planning en bespreek tijdig met de zieke werknemer of deze vakantiedagen wil opnemen (met instemming).

Andere veelgemaakte fouten zijn: het verplichten van vakantie op feestdagen zonder contractuele basis, het niet waarschuwen voor het vervallen van wettelijke dagen (waardoor ze alsnog niet vervallen), het inhouden van vakantiedagen bij ziekte zonder instemming, en het niet uitbetalen van resterende dagen bij einde dienstverband. Al deze fouten kunnen leiden tot juridische claims en nabetaling.

Verlof berekenen: wettelijke vakantiedagen en regels