Deelfactuur

Wat is Deelfactuur?

Een deelfactuur, ook wel tussentijdse factuur of termijnfactuur genoemd, is een factuur die betrekking heeft op een gedeelte van een totaalopdracht. Je stuurt deze factuur op basis van een vooraf afgesproken schema, een voltooide projectfase of een percentage van de totale opdrachtwaarde. De deelfactuur verwijst altijd naar de overkoepelende overeenkomst of offerte, zodat voor zowel jou als de klant duidelijk is welk deel van het werk in rekening wordt gebracht.

Een deelfactuur verschilt van een voorschotfactuur doordat deze betrekking heeft op werk dat al daadwerkelijk is uitgevoerd of een onderdeel dat al is geleverd. Een voorschotfactuur stuur je juist vóór aanvang van de werkzaamheden. Bij een deelfactuur is er dus altijd sprake van een concrete prestatie die al is verricht. Aan het einde van het project volgt doorgaans een slotfactuur voor het resterende bedrag, waarbij rekening wordt gehouden met eerder gefactureerde termijnen.

Hoe werkt Deelfactuur in de praktijk?

Stel dat je als aannemer een verbouwingsopdracht hebt ter waarde van 30.000 euro. In de offerte spreek je af dat je factureert in drie termijnen van elk 10.000 euro: bij start, na de ruwbouwfase en bij oplevering. Elke deelfactuur geeft duidelijk aan welk deel van de opdracht het betreft, het bijbehorende bedrag en de eerder gestuurde facturen in de reeks. Zo weet de klant precies waarvoor betaald wordt en voorkom je discussies achteraf.

Vanuit boekhoudkundig perspectief boek je elke deelfactuur als omzet op het moment dat de factuur wordt gestuurd, mits het werk daadwerkelijk is verricht. In je boekhoudsoftware kun je deelfacturen vaak koppelen aan een project of hoofdopdracht, zodat je altijd inzicht hebt in het totaaloverzicht van wat al gefactureerd is en wat nog openstaat. Bij de btw-aangifte telt elke deelfactuur mee in het tijdvak waarin je hem hebt verstuurd.

Waarom is Deelfactuur belangrijk?

Voor MKB-ondernemers is de deelfactuur in de eerste plaats een cashflow-instrument. Bij langlopende projecten kan het weken of maanden duren voordat je het volledige bedrag ontvangt als je pas aan het einde factureert. Door tussentijds te factureren ontvang je regelmatig inkomsten, waardoor je lopende kosten zoals personeel, materialen en huur kunt betalen zonder liquiditeitsproblemen. Daarnaast beperkt de deelfactuur het financiële risico: als een klant halverwege een project in betalingsproblemen komt, heb je al een deel van de vergoeding ontvangen.