Kolommenbalans

Wat is Kolommenbalans?

Een kolommenbalans, ook wel aangeduid als werkblad of proefbalans met kolommen, is een boekhoudkundige opstelling die meerdere overzichten samenvoegt in één tabel. Elke rij vertegenwoordigt een grootboekrekening, terwijl de kolommen achtereenvolgens de debet- en creditsaldi van de proefbalans, de correcties, de gecorrigeerde saldi, de winst-en-verliesrekening en de balans tonen. Zo hoef je niet meerdere losse overzichten naast elkaar te leggen, maar heb je alles in één document beschikbaar.

De kolommenbalans is afkomstig uit het traditionele handmatige boekhouden, maar wordt ook vandaag de dag nog gebruikt als controlemiddel en als tussentijdse opstelling. In de Nederlandse boekhouding wordt het instrument vooral ingezet aan het einde van een boekhoudperiode, zoals aan het einde van een kwartaal of boekjaar. Het helpt de boekhouder of ondernemer te controleren of de boekingen correct zijn verwerkt en of de debetsaldi en creditsaldi met elkaar in evenwicht zijn.

Hoe werkt Kolommenbalans in de praktijk?

In de praktijk begin je met het optellen van alle boekingen per grootboekrekening om de proefbalans op te stellen. Die saldi vul je in de eerste twee kolommen in: één kolom voor debet en één voor credit. Vervolgens verwerk je eventuele journaalposten of correcties in aparte kolommen. Daarna bereken je de gecorrigeerde saldi door de proefbalanssaldi en de correcties bij elkaar op te tellen of van elkaar af te trekken. Het totaal van debet en credit moet in elke kolompaar gelijk zijn.

Stel dat je een vergeten afschrijving van 500 euro op een machine wilt verwerken. Dan boek je die correctie in de correctiekolommen, waarna de gecorrigeerde saldi automatisch 500 euro lager uitvallen op de activarekening en de afschrijvingskosten dienovereenkomstig stijgen. Tot slot verdeel je de gecorrigeerde saldi over de kolommen van de winst-en-verliesrekening (voor kosten en opbrengsten) en de balanskolommen (voor bezittingen, schulden en eigen vermogen). Zo ontstaat een compleet overzicht van de financiële situatie van je bedrijf.

Waarom is Kolommenbalans belangrijk?

De kolommenbalans fungeert als een belangrijk controlemiddel: als de kolommen niet in evenwicht zijn, weet je meteen dat er een fout in de boekhouding zit. Voor MKB-ondernemers is dit waardevol, omdat fouten vroeg worden opgespoord voordat de jaarrekening definitief wordt opgesteld. Daarnaast geeft de kolommenbalans een volledig tussentijds beeld van de financiële gezondheid van je bedrijf. Je kunt er zowel het verwachte resultaat als de actuele vermogenspositie uit aflezen, zonder dat je al een volledige jaarrekening hoeft op te maken.