Jaarrekening deponeren bij de KvK

Wanneer moet je jaarrekening deponeren bij de KvK doen?

BV's, NV's, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn zonder uitzondering verplicht om hun jaarrekening openbaar te maken via de Kamer van Koophandel. Stichtingen en verenigingen zijn dat ook als zij twee opeenvolgende jaren aan minimaal twee van de drie criteria voldoen: een netto-omzet van meer dan 6 miljoen euro, een balanstotaal van meer dan 3 miljoen euro of gemiddeld meer dan 50 werknemers. De wettelijke termijn bedraagt 12 maanden na afloop van het boekjaar. Voor het boekjaar 2025 is de uiterste deponeringstermijn dus 31 december 2026. Dien je de jaarrekening eerder vast, dan geldt een kortere termijn: doorgaans moet je binnen 8 dagen na vaststelling deponeren.

Er bestaan enkele speciale situaties waarbij de standaardtermijn afwijkt of waarbij extra regels gelden. Heeft jouw BV een verlengd of verkort boekjaar, dan telt de termijn van 12 maanden vanaf de laatste dag van dát boekjaar. Nieuw opgerichte ondernemingen hebben soms een eerste boekjaar dat langer is dan een kalenderjaar; ook dan geldt de termijn van 12 maanden na afsluiting. Ondernemingen die onder een concern vallen en gebruik willen maken van de vrijstelling op grond van artikel 2:403 BW — de zogeheten 403-verklaring — moeten aanvullende documenten deponeren. Raadpleeg bij twijfel altijd een accountant of juridisch adviseur en controleer de actuele vereisten op https://www.kvk.nl/jaarrekening-deponeren.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je kunt beginnen met deponeren, moet je een aantal documenten verzamelen. Het belangrijkste stuk is de vastgestelde jaarrekening zelf, bestaande uit minimaal de balans en de winst-en-verliesrekening. Afhankelijk van de omvang van jouw onderneming — micro, klein, middelgroot of groot — gelden aanvullende eisen zoals een toelichting, een kasstroomoverzicht of een bestuursverslag. Controleer in welke categorie jouw onderneming valt, want dit bepaalt wat je precies moet indienen. Verder heb je het KvK-nummer van jouw onderneming nodig en een geldig identificatiemiddel voor het inloggen via eHerkenning.

De voorbereiding vergt meer tijd dan de daadwerkelijke deponering. Zorg ervoor dat de jaarrekening tijdig is opgesteld door jouw boekhouder of accountant en dat het bevoegde orgaan — doorgaans de algemene vergadering van aandeelhouders bij een BV — de jaarrekening formeel heeft vastgesteld. Dit vaststellen moet vóór het deponeren plaatsvinden. Bij grotere ondernemingen is een controleverklaring van een registeraccountant vereist, wat extra tijd kost. Plan daarom de aandeelhoudersvergadering ruim vóór de deadline in en zorg dat alle ondertekende notulen beschikbaar zijn voordat je het deponeringsproces start.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1 — Stel de categorie van jouw onderneming vast. Bepaal of jouw onderneming valt onder micro, klein, middelgroot of groot op basis van balanstotaal, netto-omzet en gemiddeld aantal werknemers. Deze categorie bepaalt welke onderdelen van de jaarrekening je moet deponeren en of je gebruik mag maken van een vereenvoudigd publicatieschema. Twijfel je over de categorie? Raadpleeg je accountant of kijk op https://www.kvk.nl/jaarrekening-deponeren voor de actuele drempelwaarden.

Stap 2 — Laat de jaarrekening vaststellen. Organiseer de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) of het daartoe bevoegde orgaan en laat de jaarrekening formeel vaststellen. Leg de vaststelling vast in ondertekende notulen of een besluit buiten vergadering. Bewaar deze documentatie zorgvuldig, want de KvK kan ernaar vragen en je hebt het nodig voor je eigen administratie.

Stap 3 — Zet de jaarrekening om naar het juiste digitale formaat. De KvK accepteert de jaarrekening als PDF of, bij gebruik van SBR-aanlevering (Standard Business Reporting), als XBRL-bestand. Kleine en micro-ondernemingen kiezen vaak voor de PDF-route via het online portaal van de KvK. Grotere ondernemingen leveren doorgaans aan via boekhoudsoftware of ERP-software met een ingebouwde SBR-koppeling. Controleer welk formaat voor jouw situatie van toepassing is.

Stap 4 — Log in op het KvK-portaal en dien de jaarrekening in. Ga naar https://www.kvk.nl/jaarrekening-deponeren en log in met eHerkenning (niveau eH2+ of hoger). Vul het formulier in, upload de jaarrekening in het gevraagde formaat en controleer alle gegevens — waaronder het KvK-nummer, het boekjaar en de ingediende documenten — voordat je de aanvraag definitief verstuurt.

Stap 5 — Bewaar de ontvangstbevestiging en controleer de verwerking. Na het indienen ontvang je een ontvangstbevestiging van de KvK. Controleer na enkele werkdagen in het Handelsregister of de jaarrekening correct is verwerkt en openbaar zichtbaar is. Sla de bevestiging op in jouw administratie als bewijs van tijdige deponering. Zijn er fouten geconstateerd? Neem dan direct contact op met de KvK of pas de ingediende stukken aan.

Kosten en doorlooptijd

Het deponeren van de jaarrekening bij de KvK is in 2026 kosteloos voor de onderneming zelf; de KvK brengt geen tarief in rekening voor het indienen. De kosten zitten vooral in de voorbereiding: het opstellen van de jaarrekening door een boekhouder of accountant kan variëren van enkele honderden euro's voor een kleine BV tot duizenden euro's voor een middelgrote onderneming met een volledige accountantscontrole. Maak je gebruik van een administratiekantoor of notaris voor aanvullende stukken zoals een 403-verklaring, dan komen daar extra kosten bij. Vraag altijd vooraf een offerte op.

De daadwerkelijke deponering via het online portaal van de KvK duurt doorgaans niet langer dan 15 tot 30 minuten als alle documenten klaarstaan. De verwerking door de KvK en de openbaarmaking in het Handelsregister vindt in de meeste gevallen binnen 1 tot 3 werkdagen plaats. De totale doorlooptijd van de voorbereiding is echter veel langer: reken op minimaal 4 tot 8 weken voor het opstellen, controleren en vaststellen van de jaarrekening. Start dit proces dus ruim vóór de deadline van 31 december 2026 om problemen te voorkomen.

Veelgemaakte fouten

Een veelgemaakte fout is te laat beginnen, waardoor de AVA of de accountantscontrole de deadline in gevaar brengt. Een andere veelvoorkomende misser is het deponeren van een niet-vastgestelde jaarrekening — dit is niet toegestaan en kan leiden tot een ongeldige deponering. Sommige ondernemers deponeren bovendien de verkeerde stukken: een micro-BV die onnodig alle bijlagen instuurt, of omgekeerd een middelgrote BV die te weinig aanlevert. Controleer ook of de eHerkenning van de tekenbevoegde persoon nog geldig en op het juiste niveau is ingesteld, want een verlopen of onjuist niveau blokkeert de indiening volledig. Ten slotte vergeten bestuurders soms te controleren of de deponering daadwerkelijk is verwerkt in het Handelsregister — een upload die mislukt zonder foutmelding is een risico dat eenvoudig te ondervangen is door achteraf te controleren op https://www.kvk.nl/jaarrekening-deponeren.

Wat na afloop?

Na een succesvolle deponering is de jaarrekening zeven jaar openbaar raadpleegbaar in het Handelsregister. Jij bent als ondernemer verplicht de volledige administratie — inclusief de onderliggende boekhouding en de vastgestelde jaarrekening — zelf ook zeven jaar te bewaren. Houd er rekening mee dat de verplichting elk jaar terugkeert: voor het boekjaar 2026 moet je in 2027 opnieuw deponeren. Controleer bij een groeiende onderneming jaarlijks of jouw bedrijf in een andere publicatiecategorie valt, want dit kan leiden tot aanvullende eisen. Stel alvast een herinnering in voor het volgende boekjaar zodat de voorbereiding tijdig begint.