Eenmanszaak inschrijven

Wanneer moet je een eenmanszaak inschrijven?

Je bent verplicht je eenmanszaak in te schrijven bij de KvK voordat je start met ondernemen, of uiterlijk op de eerste dag dat je bedrijfsactiviteiten verricht. De wet stelt geen uitlooptermijn: wie factureert zonder inschrijving, riskeert een boete van de Belastingdienst en loopt btw-voordelen mis. De inschrijvingsplicht geldt voor iedereen die structureel en zelfstandig diensten of goederen levert tegen vergoeding, ongeacht of je dit naast een loondienst doet of voltijds. Ook bijverdiensten via een hobbybedrijf kunnen onder deze plicht vallen zodra er sprake is van regelmatig inkomen en winstoogmerk.

Er zijn situaties waarbij de grens minder duidelijk is. Ben je bijvoorbeeld een freelancer die incidenteel klussen aanneemt, dan kan de Belastingdienst alsnog oordelen dat er sprake is van een onderneming op basis van criteria zoals het aantal opdrachtgevers, de omzet en de mate van zelfstandigheid. Particuliere activiteiten zoals het sporadisch verkopen van eigen spullen vallen doorgaans buiten de inschrijvingsplicht. Twijfel je of jouw situatie kwalificeert als ondernemerschap? Neem dan vooraf contact op met de KvK of de Belastingdienst voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je de inschrijving start, verzamel je een geldig legitimatiebewijs, namelijk een paspoort, identiteitskaart of verblijfsvergunning. Daarnaast heb je een privé-adres of zakelijk vestigingsadres nodig dat je tijdens de inschrijving opgeeft. Zorg dat je de volgende informatie bij de hand hebt: de exacte naam van je bedrijf, een omschrijving van je bedrijfsactiviteiten aan de hand van de juiste SBI-code (Standaard Bedrijfsindeling), en het gekozen startdatum van je onderneming. Het is verstandig je handelsnaam vooraf te controleren op https://www.kvk.nl/inschrijven/eenmanszaak om te zien of de naam al in gebruik is.

Sommige voorbereidingen kosten meer tijd dan verwacht. Zo moet je eerst nadenken over je handelsnaam en of je een apart zakelijk e-mailadres en website wilt. Als je bedrijf op een ander adres dan je woonadres gevestigd is, heb je bewijs van dat vestigingsadres nodig, zoals een huurcontract of toestemmingsbrief van de eigenaar. Ga je meteen ook een zakelijke bankrekening openen, dan vragen banken vrijwel altijd om je KvK-uittreksel, wat je pas na inschrijving kunt opvragen. Plan je inschrijving daarom op tijd, zodat je niet onnodig wacht.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1: Maak een afspraak via de KvK-website. Ga naar https://www.kvk.nl/inschrijven/eenmanszaak en plan een inschrijfafspraak bij een KvK-kantoor bij jou in de buurt. Online inschrijven volledig zonder afspraak is momenteel niet mogelijk; je moet altijd persoonlijk langskomen om je identiteit te laten vaststellen. Kies een datum en tijdstip die je past en bevestig de afspraak via het systeem. Je ontvangt een bevestigingsmail met instructies over wat je moet meenemen.

Stap 2: Bepaal je SBI-code en handelsnaam. Zoek via de KvK-website de SBI-code op die het beste bij jouw bedrijfsactiviteiten past. Heb je meerdere activiteiten, dan kun je meerdere SBI-codes opgeven. Controleer ook of je gewenste handelsnaam beschikbaar is door te zoeken in het Handelsregister. Kies een naam die je activiteiten duidelijk omschrijft en die je zakelijk wilt gebruiken op facturen en je website.

Stap 3: Vul het inschrijfformulier in. Via de KvK-website kun je een digitaal voorintakeformulier invullen voordat je naar je afspraak gaat. Daarin geef je je persoonsgegevens, vestigingsadres, handelsnaam, SBI-code en startdatum op. Controleer alle gegevens zorgvuldig, want fouten in het Handelsregister kosten later tijd om te corrigeren. Sla het formulier op en neem de bevestiging mee naar je afspraak.

Stap 4: Kom langs bij het KvK-kantoor. Neem bij je afspraak je geldige legitimatiebewijs mee, het ingevulde formulier en eventueel aanvullende documenten zoals een huurcontract voor het vestigingsadres. Een KvK-medewerker controleert je gegevens, verifieert je identiteit en rondt de inschrijving af. Je betaalt de inschrijfkosten ter plekke of vooraf via iDEAL. Direct na afloop ontvang je je KvK-nummer en kun je een uittreksel aanvragen.

Stap 5: Meld je aan bij de Belastingdienst. Na je KvK-inschrijving registreert de KvK je automatisch als ondernemer bij de Belastingdienst, die je vervolgens een btw-nummer (omzetbelastingnummer) toestuurt. Controleer of je brief met het btw-nummer binnen twee weken arriveert. Zodra je btw-nummer bekend is, kun je facturen sturen, een zakelijke bankrekening openen en eventueel boekhoudsoftware instellen. Bewaar je inschrijfbevestiging en uittreksel op een veilige plek.

Kosten en doorlooptijd

In 2026 bedragen de inschrijfkosten bij de KvK eenmalig 75,50 euro voor een eenmanszaak. Dit bedrag betaal je bij de inschrijving en het omvat de registratie in het Handelsregister. Een officieel KvK-uittreksel, dat je bijvoorbeeld nodig hebt voor een bankrekening of zakelijk contract, kost 14,95 euro per stuk. Digitale uittreksels zijn goedkoper en kosten 3,00 euro. Houd er rekening mee dat deze tarieven door de KvK jaarlijks kunnen worden aangepast; controleer de actuele bedragen op https://www.kvk.nl/inschrijven/eenmanszaak voordat je je afspraak maakt.

De inschrijving zelf duurt gemiddeld 15 tot 30 minuten tijdens je afspraak. Je KvK-nummer krijg je direct mee na afloop. Het btw-nummer van de Belastingdienst volgt doorgaans binnen 5 tot 10 werkdagen per post. Houd dus rekening met een wachttijd van één tot twee weken voordat je volledig operationeel bent met alle benodigde nummers. Plan je inschrijving daarom ruim voor je eerste factuurmoment in, zodat je niet hoeft te wachten met het opstarten van je werkzaamheden.

Veelgemaakte fouten

Een veelgemaakte fout is te laat inschrijven: veel starters beginnen al met klanten en facturen voordat ze officieel geregistreerd zijn. Dit kan leiden tot een boete en administratieve problemen achteraf. Een andere valkuil is het kiezen van een onduidelijke of al bestaande handelsnaam, wat later tot juridische conflicten kan leiden. Starters vergeten ook regelmatig de juiste SBI-code te kiezen, waardoor de Belastingdienst een verkeerd beeld krijgt van de bedrijfsactiviteiten. Controleer bovendien altijd of je vestigingsadres geldig is: een postbusnummer is niet toegestaan als vestigingsadres. Tot slot nemen sommigen niet alle benodigde documenten mee naar de afspraak, waardoor de inschrijving niet kan worden afgerond en ze een nieuwe afspraak moeten maken.

Wat na afloop?

Na je inschrijving volgen er meteen vervolgstappen. Open zo snel mogelijk een zakelijke bankrekening op naam van je eenmanszaak, want zakelijke en privéfinanciën gescheiden houden is essentieel voor een overzichtelijke administratie. Zet je boekhouding op, hetzij zelf met boekhoudsoftware, hetzij via een boekhouder. Je bent verplicht je administratie minimaal 7 jaar te bewaren, facturen en btw-gerelateerde documenten zelfs 10 jaar. Vergeet ook niet je btw-aangifte in te plannen: de meeste eenmanszaken doen dit per kwartaal. Bij wijzigingen in je bedrijf, zoals een nieuw vestigingsadres of extra activiteiten, moet je dit altijd doorgeven aan de KvK.