Factuurstelsel

Wat is Factuurstelsel?

Het factuurstelsel is een boekhoudkundige verwerkingsmethode waarbij je inkomsten en uitgaven registreert op de factuurdatum, dus op het moment dat je een factuur verstuurt aan een klant of ontvangt van een leverancier. Dit in tegenstelling tot het kasstelsel, waarbij je pas boekt op het moment van daadwerkelijke betaling. Bij het factuurstelsel is de datum op de factuur leidend voor de periode waarin de transactie in je boekhouding thuishoort, ongeacht wanneer het geld van eigenaar wisselt.

In de Nederlandse fiscale praktijk is het factuurstelsel de standaard voor de btw-aangifte van de meeste ondernemers. Dit betekent dat je de btw die je op een factuur in rekening brengt al moet aangeven in het tijdvak waarin je de factuur hebt verstuurd, ook als de klant nog niet heeft betaald. Hetzelfde geldt voor inkoopfacturen: de btw op een ontvangen factuur mag je verrekenen in het tijdvak van ontvangst, zelfs als je de leverancier nog niet hebt betaald.

Hoe werkt Factuurstelsel in de praktijk?

Stel dat je op 28 maart een factuur verstuurt aan een klant voor geleverde diensten. De klant betaalt pas op 15 april. Onder het factuurstelsel boek je de omzet én de btw in maart, omdat dat de factuurdatum is. In je btw-aangifte over het eerste kwartaal neem je deze btw mee, ook al heb je het geld nog niet ontvangen. Dit kan een liquiditeitsuitdaging opleveren: je draagt btw af aan de Belastingdienst voordat je de betaling hebt geïncasseerd.

In de dagelijkse boekhouding verwerk je elke uitgaande factuur direct als debiteur op de balans en elke inkomende factuur als crediteur. Goede boekhoudsoftware koppelt betalingen automatisch aan openstaande facturen zodra deze binnenkomen of worden gedaan. Zo houd je op elk moment een actueel overzicht van openstaande debiteuren en crediteuren. Het nauwkeurig bijhouden van factuurdatums is daarmee essentieel, want een verkeerde datum kan leiden tot een onjuiste btw-aangifte en mogelijke boetes of naheffingen.

Waarom is Factuurstelsel belangrijk?

Het factuurstelsel zorgt voor een betrouwbaar en volledig beeld van je financiële prestaties in een bepaalde periode, onafhankelijk van betalingstermijnen. Omdat omzet en kosten worden gekoppeld aan het moment van levering of afname, sluit je boekhouding beter aan op de economische werkelijkheid van je bedrijf. Voor de jaarrekening en de vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting is dit principe eveneens van belang: winst wordt bepaald op basis van verdiende omzet, niet op ontvangen kasstromen. Bovendien verwacht de Belastingdienst dat je consistent één stelsel toepast, waarbij wisselen zonder toestemming niet is toegestaan.