Voorschotfactuur
Een voorschotfactuur is een factuur die je stuurt voordat je de volledige opdracht hebt uitgevoerd of het product hebt geleverd. Je vraagt hiermee een (gedeeltelijke) betaling vooraf. Voor MKB-ondernemers is dit een praktisch instrument om de cashflow te bewaken, financieel risico te beperken en te voorkomen dat je grote bedragen voor-financiert bij langlopende projecten of grote orders.
Wat is Voorschotfactuur?
Een voorschotfactuur — ook wel aanbetaling of vooruitbetalingsfactuur genoemd — is een factuur die je aan een klant stuurt vóórdat je een dienst volledig hebt geleverd of een product hebt verzonden. Het bedrag op de voorschotfactuur is een gedeelte of soms het volledige factuurbedrag van de uiteindelijke opdracht. De klant betaalt dit bedrag vooraf, waarna jij met het werk begint of de goederen bestelt. Het is daarmee een duidelijk zakelijk afspraak over wie welk financieel risico draagt.
Een voorschotfactuur verschilt van een reguliere factuur doordat er op dat moment nog geen levering heeft plaatsgevonden. Zodra de opdracht is afgerond, stuur je een eindafrekening waarop het al betaalde voorschot in mindering wordt gebracht. Stel dat je een project van 10.000 euro aanneemt en 30 procent vooraf factureert, dan bedraagt jouw voorschotfactuur 3.000 euro. De eindfactuur bevat dan het resterende bedrag van 7.000 euro, minus eventuele kortingen of meerwerk.
Hoe werkt Voorschotfactuur in de praktijk?
In de praktijk begin je met het vastleggen van de afspraak in een offerte of overeenkomst. Daarin staat welk percentage of bedrag je vooraf factureert en wanneer de rest verschuldigd is. Vervolgens maak je de voorschotfactuur aan met dezelfde verplichte gegevens als een normale factuur: jouw bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, het factuurnummer, de datum en een duidelijke omschrijving. Vermeld altijd dat het om een voorschot gaat en koppel het aan de bijbehorende offerte of het projectnummer, zodat de eindafrekening later probleemloos aansluit.
Boekhoudsoftware maakt het verwerken van voorschotfacturen eenvoudiger. Veel pakketten laten je een voorschotfactuur direct koppelen aan een lopend project of offerte, zodat je bij de eindfactuur automatisch het juiste restbedrag berekent. Let op de btw-verwerking: over een voorschotbetaling ben je in principe direct btw verschuldigd op het moment van ontvangst, ook al heb je de dienst nog niet volledig geleverd. Controleer dit altijd met jouw boekhouder of belastingadviseur, want de regels kunnen per situatie verschillen.
Waarom is Voorschotfactuur belangrijk?
Voor MKB-ondernemers is een gezonde cashflow essentieel. Zonder voorschotfacturen kan het voorkomen dat je weken of maanden werkt, kosten maakt voor materialen of onderaannemers, en pas aan het einde betaald krijgt. Dat legt druk op jouw liquiditeit. Een voorschotfactuur vermindert dit risico direct. Bovendien toont het commitment van de klant: wie bereid is een aanbetaling te doen, is serieus. Het verlaagt ook het risico op wanbetaling, omdat je minder open staat op de eindrekening als een klant onverhoopt niet betaalt.
Samenvatting
Een voorschotfactuur stel je op vóór de volledige levering van een dienst of product en helpt je cashflow op peil te houden. Leg de voorschotafspraak altijd vast in een offerte of contract, vermeld op de factuur dat het een voorschot betreft, en verwerk de btw correct op het moment van ontvangst. Sluit de opdracht af met een eindafrekening waarop je het ontvangen voorschot in mindering brengt.
Klaar om met boekhouding aan de slag te gaan?
JustRunBiz biedt boekhouding als één van de modules in het complete platform. 30 dagen gratis proberen — alle modules inbegrepen.
Gratis proberen