Bewaarplicht administratie: hoe lang documenten bewaren?
Als ondernemer in Nederland ben je wettelijk verplicht om je administratie een bepaalde periode te bewaren. De basisregel is 7 jaar, maar voor sommige documenten geldt een bewaartermijn van 10 jaar. In dit artikel leggen we uit welke regels gelden, welke documenten je moet bewaren, hoe je digitaal mag archiveren en wat er gebeurt als je niet aan de bewaarplicht voldoet.
De wettelijke basis: artikel 52 AWR
De bewaarplicht voor ondernemers is vastgelegd in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Dit artikel bepaalt dat administratieplichtigen (ondernemers, rechtspersonen en lichamen) verplicht zijn om hun administratie zodanig te voeren en te bewaren dat hun rechten en verplichtingen en de voor de belastingheffing relevante gegevens daaruit duidelijk blijken.
De bewaarplicht geldt voor alle ondernemers, ongeacht de rechtsvorm. Of je nu een eenmanszaak, vof, maatschap of bv hebt, je bent verplicht om je administratie te bewaren. Ook stichtingen en verenigingen met een onderneming vallen onder de bewaarplicht. De verplichting gaat in op het moment dat je een onderneming start en eindigt pas na afloop van de bewaartermijn na beeindiging.
Artikel 52 lid 4 AWR bepaalt dat de administratie gedurende 7 jaar bewaard moet worden. De termijn begint te lopen aan het einde van het boekjaar waarop de documenten betrekking hebben. Een factuur uit maart 2026 hoort bij boekjaar 2026, en de bewaartermijn loopt af op 31 december 2033. Voor onroerend goed geldt een afwijkende termijn van 10 jaar.
De bewaarplicht is niet vrijblijvend. De Belastingdienst kan tot 5 jaar terug een aanslag opleggen (de navorderingstermijn). Bij kwade trouw is dit zelfs 12 jaar. Als je de administratie niet kunt overleggen bij een controle, kan de Belastingdienst de bewijslast omkeren. Dit betekent dat jij moet bewijzen dat de aanslag onjuist is, in plaats van dat de Belastingdienst moet bewijzen dat je fout zit.
De basisregel: 7 jaar bewaren
De standaard bewaartermijn van 7 jaar geldt voor het overgrote deel van je administratie. Dit omvat alle financiele stukken: de grootboekadministratie, het journaal, de balans en winst-en-verliesrekening, de btw-aangiften en de bijbehorende berekeningen, en de aangiften inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
Alle in- en verkoopfacturen moeten 7 jaar worden bewaard. Dit geldt ook voor creditnota's, pro-formafacturen en offertes die tot een transactie hebben geleid. Bankafschriften, kasstaten en betaalbewijzen vallen eveneens onder de 7-jaarstermijn. Bewaar ook kopieafschriften van verstuurde facturen, niet alleen de ontvangen facturen.
Contracten en overeenkomsten die betrekking hebben op de bedrijfsvoering moeten 7 jaar na afloop van het contract worden bewaard. Denk aan huurovereenkomsten, leasecontracten, samenwerkingsovereenkomsten en leveringsvoorwaarden. Subsidie-dossiers bewaar je 7 jaar na de vaststelling van de subsidie, niet na de aanvraag.
Voorraadadministratie, productieregistraties, werkbriefjes en urenstaten vallen ook onder de 7-jaarstermijn. Voor ondernemers met personeel geldt daarnaast dat loonadministratie, salarisstroken en jaaropgaven 7 jaar na het einde van het dienstverband bewaard moeten worden. Pensioenadministratie heeft geen wettelijke einddatum en moet in principe onbeperkt worden bewaard.
Uitzondering: 10 jaar voor onroerend goed
Voor gegevens die betrekking hebben op onroerend goed (vastgoed) geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Dit houdt verband met de herzieningsperiode voor de btw op onroerend goed. Als je een bedrijfspand hebt gekocht en de btw hebt afgetrokken, moet deze aftrek worden herzien als het gebruik van het pand binnen 10 jaar wijzigt (bijvoorbeeld van btw-belast naar btw-vrijgesteld).
De 10-jaarstermijn geldt voor: aankoopaktes van onroerend goed, hypotheekdocumenten, taxatierapporten, bouwvergunningen, aanneemovereenkomsten, facturen van verbouwingen en onderhoud, huurovereenkomsten voor vastgoed, en alle documenten die betrekking hebben op de btw-herziening. Bewaar ook de WOZ-beschikkingen gedurende 10 jaar.
Het gaat niet alleen om eigen vastgoed. Ook als je bedrijfspand huurt en je btw-belaste investeringen in het gehuurde pand doet (zoals een inbouwkeuken in een restaurant of een verbouwing van een kantoor), moet je de documenten 10 jaar bewaren. De herzieningsperiode kan namelijk ook van toepassing zijn op roerende zaken die als onroerend worden aangemerkt vanwege aard-en-nagelvast karakter.
Bij verkoop van onroerend goed adviseren fiscalisten om de dossiers zelfs langer dan 10 jaar te bewaren. De verkoop kan namelijk fiscale gevolgen hebben die pas jaren later relevant worden, bijvoorbeeld bij een herinvesteringsreserve of bij discussie over de boekwinst. Bewaar vastgoeddocumenten bij voorkeur tot minimaal 5 jaar na verkoop, met een minimum van 10 jaar.
Digitaal versus papier bewaren
De Belastingdienst staat digitale archivering toe, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Sinds 2014 is het expliciet toegestaan om papieren documenten te scannen en digitaal te bewaren. Je mag het papieren origineel daarna vernietigen, zolang de digitale versie aan de eisen voldoet. Dit scheelt enorm in opslagruimte.
De eisen voor digitale archivering zijn vastgelegd in het Besluit Fiscale Bewaarplicht. De belangrijkste eis is dat de digitale bestanden gedurende de gehele bewaartermijn toegankelijk en leesbaar moeten zijn. Dit betekent dat je bestanden niet mag opslaan in een formaat dat over 7 jaar mogelijk niet meer te openen is. PDF/A is het aanbevolen formaat voor langdurige archivering.
Daarnaast moeten digitale documenten onwijzigbaar zijn opgeslagen. Een scan moet identiek zijn aan het origineel en mag na het scannen niet meer worden bewerkt. Veel boekhoudprogramma's bieden een ingebouwde documentenkluis die aan deze eisen voldoet. De Belastingdienst mag bij controle inzage eisen in het oorspronkelijke digitale bestand, niet in een afdruk daarvan.
Voor documenten die oorspronkelijk digitaal zijn (zoals e-mailfacturen, digitale bankafschriften en online contracten) geldt dat je het digitale origineel moet bewaren. Een afdruk op papier is niet voldoende. Bewaar e-mails in hun oorspronkelijke formaat (bijvoorbeeld .eml of .msg), niet als screenshot of gekopieerde tekst. Maak regelmatig back-ups van je digitale archief op een andere locatie dan je werkcomputer.
E-mail en digitale documenten
E-mails die onderdeel uitmaken van je administratie vallen onder de bewaarplicht. Dit betreft e-mails met facturen als bijlage, orderbevestigingen, correspondentie over prijsafspraken, contractonderhandelingen en betalingsherinneringen. Niet alle zakelijke e-mail valt onder de bewaarplicht, alleen e-mail die relevant is voor de belastingheffing.
De Belastingdienst verwacht dat je e-mail met fiscale relevantie systematisch opslaat. Dit kan in je boekhoudpakket (door de e-mail te koppelen aan de factuur of boeking), in een apart archief, of in je e-mailprogramma mits dit gedurende de hele bewaartermijn toegankelijk blijft. Het is niet voldoende om te vertrouwen op de inbox van je e-mailprovider zonder back-up.
Digitale facturen (e-facturering via UBL, Peppol of PDF) moeten in hun oorspronkelijke digitale formaat worden bewaard. Als je een factuur ontvangt als PDF-bijlage bij een e-mail, bewaar je zowel de PDF als de e-mail. Als je een factuur ontvangt via Peppol in UBL-formaat, bewaar je het UBL-bestand. De menselijk leesbare weergave (PDF-versie) is een extra, niet een vervanging.
Clouddiensten zoals Google Drive, OneDrive of Dropbox mogen worden gebruikt voor het bewaren van je administratie, mits je kunt garanderen dat de bestanden gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar en leesbaar blijven. Houd rekening met het risico dat een cloudprovider zijn dienst beeindigt of dat je account wordt geblokkeerd. Maak altijd lokale back-ups.
Bewaarplicht voor personeelsdossiers
Personeelsdossiers bevatten zowel fiscaal relevante documenten als privacygevoelige gegevens. De fiscale bewaarplicht (7 jaar na einde dienstverband) geldt voor loonadministratie, salarisstroken, jaaropgaven, loonbelastingverklaringen en de kopie van het identiteitsbewijs. Let op: de kopie van het identiteitsbewijs moet 5 jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard (niet 7 jaar), op basis van de Wet op de loonbelasting.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) legt beperkingen op aan hoe lang je persoonsgegevens mag bewaren. Je mag gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit kan op gespannen voet staan met de fiscale bewaarplicht. In de praktijk geldt: bewaar fiscaal relevante documenten gedurende de wettelijke termijn, en vernietig niet-fiscale persoonsgegevens zodra ze niet meer nodig zijn.
Sollicitatiebrieven en cv's van niet-aangenomen kandidaten moet je binnen 4 weken na afwijzing vernietigen, tenzij de sollicitant toestemming geeft voor langere bewaring (maximaal 1 jaar). Functioneringsverslagen, beoordelingen en disciplinaire maatregelen bewaar je gedurende het dienstverband plus 2 jaar. Arbo-gerelateerde documenten (verzuimregistratie, RI&E) bewaar je minimaal 20 jaar vanwege mogelijke beroepsziektes.
Ziektemeldingen en medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG. Werkgevers mogen alleen registreren dat een werknemer ziek is, de verwachte duur en eventuele werkaanpassingen. Medische details mag je niet vastleggen. Verzuimdossiers bewaar je 2 jaar na het einde van het dienstverband. De bedrijfsarts bewaart medische informatie 20 jaar.
Niet voldoen aan de bewaarplicht: gevolgen en boetes
Als je niet aan de bewaarplicht voldoet, kan de Belastingdienst de bewijslast omkeren en verzwaren (artikel 27e AWR). Dit betekent dat bij een belastingcontrole niet de inspecteur hoeft te bewijzen dat je te weinig belasting hebt betaald, maar dat jij moet aantonen dat de aanslag van de inspecteur te hoog is. In de praktijk is dit vrijwel onmogelijk zonder administratie.
De Belastingdienst kan een informatiebeschikking afgeven op grond van artikel 52a AWR als je niet aan je administratie- en bewaarplicht voldoet. Je krijgt dan een termijn om alsnog aan je verplichtingen te voldoen. Doe je dit niet, dan staat de omkering van de bewijslast definitief vast. De inspecteur kan dan een geschatte (vaak hoge) aanslag opleggen die je vrijwel niet kunt bestrijden.
Naast de omkering van de bewijslast kan de Belastingdienst een bestuurlijke boete opleggen. Voor het niet voldoen aan de administratieplicht bedraagt de boete maximaal 5.514 euro per overtreding (bedrag 2025). Bij opzet of grove schuld kan een vergrijpboete worden opgelegd van 25% tot 100% van de te weinig geheven belasting. In extreme gevallen kan strafrechtelijke vervolging plaatsvinden.
Bij een faillissement onderzoekt de curator of de administratie op orde is. Als bestuurder van een bv kun je persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor het faillissementstekort als de administratie niet voldoet aan de eisen van artikel 2:10 BW (boekhoudplicht) en artikel 52 AWR (bewaarplicht). De bewijslast dat het faillissement niet aan jou te wijten is, ligt dan bij jou.
Praktische tips voor het organiseren van je archief
Maak een duidelijke mappenstructuur aan, zowel digitaal als eventueel fysiek. Een logische indeling is per jaar, en binnen elk jaar per categorie: inkoop, verkoop, bank, btw, loonbelasting, contracten en overig. Binnen elke categorie sorteer je op maand of op relatie. Gebruik een consistente naamgeving voor bestanden, bijvoorbeeld: 2026-03-INK-001-leveranciersnaam.pdf.
Automatiseer het archiveren zoveel mogelijk. Moderne boekhoudprogramma's slaan facturen, bonnetjes en bankafschriften automatisch op in een beveiligd archief dat aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Koppel je bankrekening zodat afschriften automatisch worden gedownload. Gebruik de app om bonnetjes direct te fotograferen en te koppelen aan boekingen.
Plan jaarlijks een opschoonmoment in. Na afloop van de bewaartermijn mag (en moet, vanuit AVG-perspectief) je documenten vernietigen. Maak hier een terugkerend agendapunt van. In januari 2027 mag je bijvoorbeeld de administratie van 2019 vernietigen (7 jaar bewaartermijn). Maak een vernietigingsprotocol: noteer welke documenten je vernietigt, wanneer en door wie.
Zorg voor een goede back-upstrategie. De 3-2-1-regel is een goede richtlijn: bewaar minimaal 3 kopieen van je administratie, op 2 verschillende mediatypen (bijvoorbeeld harde schijf en cloud), waarvan 1 op een externe locatie (off-site). Test regelmatig of je back-ups leesbaar en volledig zijn. Een back-up die je niet kunt terugzetten is waardeloos.
Checklist bewaartermijnen per documenttype
Documenten met een bewaartermijn van 7 jaar: grootboek en journaal, balans en winst-en-verliesrekening, btw-aangiften en btw-berekeningen, in- en verkoopfacturen, bankafschriften, kasboek, contracten (7 jaar na afloop), voorraadadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie, loonadministratie (7 jaar na einde dienstverband), en aangiften inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
Documenten met een bewaartermijn van 10 jaar: aankoopaktes onroerend goed, hypotheekdocumenten, bouwvergunningen, facturen van verbouwingen en groot onderhoud, huurcontracten vastgoed, WOZ-beschikkingen, taxatierapporten en alle documenten die betrekking hebben op de btw-herziening van onroerend goed.
Documenten met een afwijkende bewaartermijn: kopie identiteitsbewijs personeel (5 jaar na einde dienstverband), sollicitatiegegevens niet-aangenomen kandidaten (4 weken, of 1 jaar met toestemming), arbo-documenten en RI&E (20 jaar), pensioenadministratie (onbeperkt), notariele aktes (onbeperkt bewaren aanbevolen), en verzekeringspolissen (5 jaar na afloop polis, maar onbeperkt bij letselschade).
Tip: twijfel je over de bewaartermijn van een specifiek document? Bewaar het dan 10 jaar. De kosten van te lang bewaren (extra opslagruimte) wegen nooit op tegen de risico's van te vroeg vernietigen. Raadpleeg bij complexe situaties, zoals internationale transacties of subsidiedossiers, altijd je boekhouder of belastingadviseur over de juiste bewaartermijn.
Samenvatting
De wettelijke bewaarplicht voor je administratie bedraagt 7 jaar (artikel 52 AWR). Voor documenten die betrekking hebben op onroerend goed geldt 10 jaar. Digitaal bewaren is toegestaan mits de bestanden gedurende de hele termijn toegankelijk, leesbaar en onwijzigbaar zijn. Niet voldoen aan de bewaarplicht kan leiden tot omkering van de bewijslast, boetes tot 5.514 euro en persoonlijke aansprakelijkheid bij faillissement.
Automatisch compliant archiveren
JustRunBiz slaat al je facturen, bonnetjes en bankafschriften automatisch op in een beveiligd archief dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Gratis proberen