Aansluiten bij arbodienst

Wanneer moet je Aansluiten bij arbodienst doen?

De verplichting geldt vanaf het moment dat je jouw eerste medewerker in dienst neemt. Het maakt niet uit of het gaat om een vast contract, een tijdelijk contract of een oproepovereenkomst — zodra er sprake is van een arbeidsrelatie ben je als werkgever verplicht toegang te bieden tot een bedrijfsarts. Dit staat vastgelegd in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Er is geen officiële aanmeldingstermijn waarbinnen je moet handelen, maar de praktijk vereist dat je het contract hebt afgesloten vóórdat een medewerker zich ziek meldt. Wacht je te lang, dan loop je direct risico bij de eerste verzuimmelding.

Er bestaat een uitzondering voor werkgevers die kiezen voor de zogenoemde maatwerkregeling of basiscontract. In dat geval sluit je geen volledig pakketcontract af met een gecertificeerde arbodienst, maar contracteer je een zelfstandige bedrijfsarts voor de wettelijke kerntaken: het spreekuur, de probleemanalyse bij ziekte en het toetsen van het plan van aanpak. Dit mag alleen als jouw ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging ermee instemt. Heb je geen OR of PVT, dan moeten de medewerkers individueel instemmen. Informeer je goed via https://www.arboportaal.nl/ over welke route bij jouw organisatie past.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je offertes opvraagt of een contract afsluit, verzamel je een aantal bedrijfsgegevens. Je hebt in ieder geval nodig: jouw KvK-nummer, het aantal medewerkers (in fte), de cao die van toepassing is (indien aanwezig), de branche-indeling van jouw bedrijf en een overzicht van de functies en de bijbehorende risico's. Arbodiensten gebruiken deze gegevens om te bepalen welke verplichte keuringen of preventieve spreekuren van toepassing zijn. Heb je al een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E), dan is die ook nuttig om mee te sturen. Zonder RI&E ben je overigens ook verplicht die op te stellen.

Het opstellen of actualiseren van een RI&E kost tijd — reken op enkele weken als je dit zorgvuldig aanpakt. Een RI&E is verplicht voor elke werkgever met personeel en vormt de basis voor jouw arbobeleid. Arbodiensten toetsen de RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak. Zorg er ook voor dat je weet wie binnen jouw bedrijf de preventiemedewerker is, want arbodiensten werken nauw samen met deze persoon. Als je nog geen preventiemedewerker hebt aangesteld, doe dat dan vóór of gelijktijdig met het afsluiten van het arbocontract.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1 — Kies de vorm van arbodienstverlening. Beslis of je gaat voor een volledig pakket via een gecertificeerde arbodienst of voor een basiscontract met een zelfstandige bedrijfsarts. Bij een basiscontract is instemming van medewerkers vereist. Vergelijk beide opties op inhoud en kosten voordat je verder gaat. Raadpleeg https://www.arboportaal.nl/ voor een overzicht van de wettelijke eisen per optie.

Stap 2 — Stel een lijst op met jouw specifieke arbobehoeften. Denk aan: verzuimbegeleiding, periodiek medisch onderzoek (PMO), RI&E-toetsing en een open spreekuur voor medewerkers. Noteer ook de risico's die in jouw branche spelen, zoals fysieke belasting of gevaarlijke stoffen. Hoe specifieker jouw vraag, hoe beter je offertes kunt vergelijken.

Stap 3 — Vraag bij minimaal drie arbodiensten een offerte op. Vermeld daarbij het aantal medewerkers, de branche, de gewenste diensten en of je een basiscontract of volledig pakket wilt. Let bij de vergelijking op: de beschikbaarheid van de bedrijfsarts, de responstijd bij verzuimmeldingen, de kosten per medewerker per jaar en eventuele extra kosten per consult.

Stap 4 — Beoordeel de offertes en controleer de certificering. Een arbodienst moet gecertificeerd zijn door een geaccrediteerde certificerende instelling. Vraag naar het certificaat en controleer de geldigheid. Bij een zelfstandige bedrijfsarts controleer je of deze BIG-geregistreerd is en aan de kwaliteitseisen van de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB) voldoet.

Stap 5 — Sluit het contract af en stel een basiscontract op. Zorg dat het contract minimaal de vier wettelijke kerntaken omschrijft: toegang tot de bedrijfsarts, de probleemanalyse bij ziekte langer dan zes weken, het toetsen van de RI&E en het verzorgen van een open spreekuur. Leg het contract voor aan jouw medewerkers of OR als je kiest voor de maatwerkroute. Bewaar het ondertekende contract in jouw personeelsadministratie.

Kosten en doorlooptijd

De kosten voor een arbocontract variëren sterk per aanbieder en dienstenpakket. Voor een volledig pakket bij een gecertificeerde arbodienst betaal je in 2026 gemiddeld tussen de 150 en 350 euro per medewerker per jaar voor een basispakket. Losse consulten bij de bedrijfsarts kosten gemiddeld 150 tot 250 euro per uur, afhankelijk van de aanbieder. Een basiscontract met een zelfstandige bedrijfsarts is doorgaans goedkoper in vaste kosten, maar je betaalt per gebruik. Vraag altijd naar de totale jaarkosten bij jouw verwachte gebruik, zodat je een eerlijke vergelijking maakt.

Rekening houdend met het opvragen van offertes, het vergelijken van aanbieders en het doorlopen van de interne stemprocedure (instemming medewerkers bij basiscontract), kost het gehele aansluitproces gemiddeld twee tot zes weken. Het afsluiten van het contract zelf gaat snel als alle documenten klaarliggen. Houd rekening met een extra verwerkingstijd van één tot twee weken aan de kant van de arbodienst voor de administratieve verwerking en de koppeling aan hun systemen. Begin daarom ruim van tevoren, zeker als je al weet dat je nieuw personeel aanneemt.

Veelgemaakte fouten

Een veelgemaakte fout is wachten met het afsluiten van een arbocontract totdat een medewerker zich ziek meldt. Op dat moment ben je te laat en loop je het risico op een boete van de Inspectie SZW, die kan oplopen tot duizenden euro's. Een tweede veelgemaakte fout is het afsluiten van een contract dat niet de vier wettelijke kerntaken dekt. Goedkopere contracten laten soms het open spreekuur of de RI&E-toetsing weg, wat formeel niet is toegestaan. Controleer het contract altijd op volledigheid voordat je tekent. Een derde fout is het vergeten van de instemmingsprocedure bij de keuze voor een basiscontract: zonder instemming van medewerkers of OR is dit contract juridisch niet geldig. Raadpleeg bij twijfel https://www.arboportaal.nl/ voor de actuele wettelijke vereisten.

Wat na afloop?

Na het afsluiten van het arbocontract ben je niet klaar. Je bent verplicht een RI&E op te stellen (als je dat nog niet hebt gedaan) en een preventiemedewerker aan te wijzen. Zorg dat medewerkers weten hoe ze de bedrijfsarts kunnen bereiken via het open spreekuur. Evalueer het arbocontract jaarlijks en pas het aan als het personeelsbestand groeit of de risico's veranderen. Bewaar het arbocontract minimaal zeven jaar in jouw administratie. Controleer ook of jouw cao aanvullende verplichtingen oplegt rond arbodienstverlening, zoals verplichte keuringen of periodiek medisch onderzoek voor specifieke functies.