Hoe werkt een incassoprocedure stap voor stap?
Een incassoprocedure start op het moment dat een klant een factuur niet betaalt en gewone herinneringen geen resultaat opleveren. Voor MKB-ondernemers is dit een vervelende maar realistische situatie: in Nederland loopt gemiddeld 3 tot 5 procent van alle uitstaande facturen op tot een serieus betalingsprobleem. Een incasso traject kent vaste stappen — van een vriendelijke aanmaning tot een gerechtelijk vonnis en eventuele executie — en elk beslissingsmoment heeft financiële en juridische gevolgen. Dit artikel legt de volledige incasso procedure uit, inclusief kosten, doorlooptijden en de momenten waarop jij als ondernemer een keuze moet maken.
Voorbereiding: wat moet je op orde hebben vóór je start
Voordat je een incasso traject opstarten kunt, moet je dossier waterdicht zijn. Dat betekent dat je een ondertekende overeenkomst, een duidelijke factuur met betalingstermijn, en bewijs van levering of dienstverlening moet kunnen overleggen. Ontbreekt één van deze elementen, dan vergroot je de kans dat de debiteur de vordering succesvol betwist. Controleer ook of je algemene voorwaarden geldig zijn. Ze moeten tijdig verstrekt zijn — idealiter vóór of bij het sluiten van de overeenkomst — en voor B2B-klanten is dat juridisch aantoonbaar vereist. Bewaar alle communicatie: e-mails, appberichten en brieven tellen als bewijs. Een goed bijgehouden administratie in boekhoudsoftware helpt enorm om alle relevante documenten snel bij de hand te hebben.
Controleer ook of de betalingstermijn al formeel verstreken is. In Nederland geldt voor B2B-facturen een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, tenzij je contractueel een andere termijn hebt afgesproken. Is die termijn overschreden, dan staat de debiteur in verzuim en heb je recht op wettelijke handelsrente. Deze rente bedraagt in 2026 circa 12 procent per jaar en loopt automatisch op zolang de factuur openstaat. Noteer de vervaldatum nauwkeurig, want dit bepaalt later ook de hoogte van de incassokosten die je kunt vorderen. Een goede voorbereiding verkort het incasso traject aanzienlijk en verhoogt de kans op volledige terugbetaling.
Fase 1: het buitengerechtelijke incasso traject
Het buitengerechtelijke incasso traject is de eerste formele fase en bestaat uit aanmaningen en sommaties, zonder tussenkomst van een rechter. Na de gebruikelijke betalingsherinnering stuur je een ingebrekestelling: een formele brief waarin je de debiteur een laatste termijn geeft, doorgaans 14 dagen. Vermeld hierin de openstaande hoofdsom, de tot dan toe opgelopen rente en de wettelijke incassokosten die je zult vorderen als er niet betaald wordt. Deze incassokosten zijn vastgelegd in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) en bedragen minimaal 40 euro, oplopend tot maximaal 6.775 euro voor vorderingen boven 1 miljoen euro. Voor een vordering van 2.000 euro mag je bijvoorbeeld 15 procent rekenen, wat neerkomt op 300 euro aan incassokosten.
Kies je ervoor om een incassobureau in te schakelen, dan neemt dat bureau het contact met de debiteur over. Bureaus werken doorgaans op no-cure-no-pay basis voor de eerste fase: betaalt de debiteur, dan ontvangen ze een percentage van de vordering als vergoeding. Dat percentage ligt meestal tussen de 10 en 20 procent van het geïncasseerde bedrag. Sommige bureaus rekenen ook opstartkosten van 25 tot 75 euro. Het voordeel is dat professioneel incassocontact psychologisch druk uitoefent op de debiteur. Circa 70 tot 80 procent van alle incassozaken wordt in deze buitengerechtelijke fase opgelost, waardoor een gerechtelijke procedure in de meeste gevallen niet nodig is. Geef het bureau een realistische bedenktijd, maar stel ook een harde deadline.
Fase 2: gerechtelijke incasso — dagvaarding en vonnis
Als de buitengerechtelijke fase geen resultaat oplevert, start je de gerechtelijke incasso. Dit betekent dat je de debiteur dagvaardt via een deurwaarder. De deurwaarder stelt de dagvaarding op en betekent deze officieel aan de debiteur. Vervolgens wordt de zaak aangebracht bij de rechtbank. Voor vorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd; daarboven behandelt de civiele rechtbank de zaak. De gemiddelde doorlooptijd voor een onbetwiste zaak bij de kantonrechter bedraagt 4 tot 8 weken. Is de vordering betwist, dan kan een procedure 6 tot 18 maanden duren, afhankelijk van de complexiteit en het aantal zittingen.
De kosten van een gerechtelijke incasso zijn aanzienlijk hoger dan de buitengerechtelijke fase. Denk aan deurwaarderskosten voor de dagvaarding (circa 100 tot 200 euro), griffierechten die variëren van 85 euro voor kleine vorderingen tot meer dan 2.000 euro bij hogere bedragen, en advocaatkosten als de zaak complex is. In de meeste onbetwiste kantonzaken kun je zonder advocaat procederen. Wint je de zaak — wat bij duidelijk onderbouwde vorderingen bijna altijd het geval is — dan worden de proceskosten en de wettelijke handelsrente door de rechter aan jou toegewezen en zijn ze verhaalbaar op de debiteur. Het vonnis dat de rechter uitspreekt vormt de basis voor de volgende fase: de executie.
Fase 3: executie — je vordering daadwerkelijk innen
Een vonnis betekent niet automatisch dat je het geld ook ontvangt. Als de debiteur nog steeds niet betaalt, start je de executiefase. De deurwaarder heeft dan bevoegdheden om beslag te leggen: op bankrekeningen, op roerende zaken zoals voertuigen en machines, of op onroerend goed. Bankbeslag is de meest gebruikte en snelste methode. De deurwaarder benadert de bank direct en blokkeert het saldo ter hoogte van de vordering. De bank is verplicht dit saldo over te maken aan de deurwaarder, die het doorstort naar jou als schuldeiser. Dit proces duurt doorgaans 2 tot 4 weken na het leggen van het beslag.
Beslag op loon of inkomen is ook mogelijk als de debiteur een particulier of ZZP-er is. Hierbij geldt een beslagvrije voet: een minimumbedrag dat de debiteur altijd moet overhouden voor levensonderhoud. In 2026 ligt die vrije voet voor alleenstaanden op circa 1.100 euro netto per maand. Zijn er geen activa of inkomsten waarop beslag mogelijk is, dan is de debiteur in praktijk insolvent en heb je de mogelijkheid om een faillissementsaanvraag in te dienen. Dit kost circa 1.650 euro aan griffierechten. Een faillissement leidt echter zelden tot volledige terugbetaling van de vordering, omdat andere schuldeisers — zoals de Belastingdienst — hogere prioriteit hebben. Weeg dit risico zorgvuldig af.
Kosten van een incassoprocedure in 2026 — volledig overzicht
De totale kosten van een incasso procedure hangen sterk af van de fase waarin de zaak eindigt. In de buitengerechtelijke fase zijn de kosten beperkt: bureau-commissie van 10 tot 20 procent van het geïncasseerde bedrag, eventuele opstartkosten en de wettelijke incassokosten die je zelf ook bij de debiteur kunt vorderen. Bij een vordering van 5.000 euro zijn die wettelijke incassokosten 625 euro (12,5 procent). In de gerechtelijke fase lopen de kosten op. Reken op minimaal 500 tot 1.500 euro voor dagvaarding, griffierechten en deurwaarderskosten bij een eenvoudige kantonzaak. Wordt er geappelleerd of schakelt de debiteur een advocaat in, dan stijgen de kosten snel naar 3.000 tot 8.000 euro of meer.
De executiefase brengt extra deurwaarderskosten mee van gemiddeld 200 tot 600 euro per beslagmaatregel. Hoewel de proceskosten bij een gewonnen vonnis verhaalbaar zijn op de debiteur, loopt jij als eisende partij het liquiditeitsrisico: jij betaalt de kosten vooruit en wacht op terugbetaling. De werkelijke kosten komen pas definitief bij de debiteur te liggen als die solvabel is. Maak vóór elke fase een kosten-baten analyse: is de vordering 800 euro en denk je 1.200 euro kwijt te zijn aan gerechtelijke procedures, dan is een minnelijke schikking of afschrijving financieel verstandiger. Boekhoudsoftware kan je helpen om openstaande posten en verwachte kosten naast elkaar te zetten.
Veelgemaakte fouten die het incasso traject vertragen of schaden
De grootste fout die MKB-ondernemers maken is te lang wachten. Hoe ouder een vordering, hoe kleiner de kans op betaling: vorderingen ouder dan 90 dagen hebben statistisch gezien 40 procent minder kans om volledig geïnd te worden. Begin het incasso traject dus zodra de betaaltermijn is verstreken en jouw herinnering geen reactie heeft opgeleverd. Een tweede veelgemaakte fout is het niet correct versturen van de ingebrekestelling. Een ingebrekestelling moet schriftelijk zijn, een concrete betaaltermijn bevatten, en gericht zijn aan het juiste adres van de debiteur. Een informele appbericht geldt juridisch niet als ingebrekestelling. Zorg dat je een bewijs van verzending hebt, bij voorkeur per aangetekende post of met een e-mailbevestiging met leesbevestiging.
Een derde fout is het niet bewaken van de verjaringstermijn. De meeste handelsvorderingen verjaren na 5 jaar, maar sommige vorderingen — zoals op basis van een onrechtmatige daad — kennen een kortere termijn van 3 jaar. Stuur tijdig een stuitingsbrief om de verjaringstermijn te onderbreken als je nog niet in actie kunt komen. Een stuitingsbrief is een schriftelijke mededeling aan de debiteur waarin je aangeeft je recht op betaling te handhaven. Tot slot onderschatten ondernemers regelmatig het belang van dossieropbouw. Bewaar alle communicatie gestructureerd, bij voorkeur in één centraal systeem. Rechters en deurwaarders beoordelen je claim ook op de kwaliteit en volledigheid van het bewijs dat je aanlevert.
Samenvatting
Een incassoprocedure verloopt in drie duidelijke fasen: buitengerechtelijk, gerechtelijk en executie. Start tijdig, zorg voor een waterdicht dossier en weeg bij elke fase de kosten af tegen de kans op daadwerkelijke inning. Circa 70 tot 80 procent van de zaken wordt opgelost zonder rechter. Loopt het toch door naar een gerechtelijke incasso, dan zijn de proceskosten bij een gewonnen zaak verhaalbaar maar betaal je ze vooruit. Wacht nooit langer dan 14 tot 21 dagen na het verstrijken van de betaaltermijn met het versturen van een formele ingebrekestelling. Heb je meerdere openstaande vorderingen, dan helpt een gestructureerde debiteurenbeheer-module in je boekhoudsoftware om geen deadline te missen.
Klaar om dit te automatiseren?
JustRunBiz combineert boekhouding, CRM, HR, helpdesk, voorraad, marketing en projectmanagement in één platform. AI ingebouwd in elke module, alle modules inbegrepen. 30 dagen gratis proberen.
Gratis proberen