Incassobureau inschakelen: kosten, rechten en alternatieven

Wat doet een incassobureau precies?

Een incassobureau is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het innen van openstaande vorderingen namens derden. Zodra je een vordering overdraagt, neemt het bureau het volledige debiteurenbeheer over. Dit omvat het versturen van sommatiebrieven, telefonisch contact met de debiteur en eventueel juridische stappen.

Het incassobureau werkt doorgaans in fasen. Eerst probeert het via minnelijke incasso, dus zonder rechter, de debiteur tot betaling te bewegen. Lukt dat niet, dan kan het bureau een gerechtsdeurwaarder of advocaat inschakelen voor een gerechtelijke procedure. In Nederland zijn incassobureaus niet wettelijk verplicht om een vergunning te hebben, maar ze moeten zich wel houden aan de Wet Incassokosten (WIK) en het Burgerlijk Wetboek.

Het is belangrijk om te weten dat een incassobureau geen beslagleggingsbevoegdheid heeft. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag, na een rechterlijk vonnis, beslag leggen op bezittingen van de debiteur. Een incassobureau fungeert dus als tussenpersoon die druk uitoefent en het administratieve proces regelt.

Veel ondernemers schakelen een incassobureau in wanneer de standaard aanmaningsprocedure niet werkt. Gemiddeld wordt een vordering na 90 dagen betalingsachterstand overgedragen. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op succesvolle inning, want na 6 maanden daalt het slagingspercentage naar circa 50%.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

De vuistregel is dat je minimaal twee herinneringen en een aanmaning met een betalingstermijn van 14 dagen hebt verstuurd voordat je een incassobureau inschakelt. Deze 14-dagentermijn is wettelijk verplicht bij consumenten op basis van artikel 6:96 lid 6 BW. Bij zakelijke debiteuren (B2B) geldt deze verplichting niet, maar het is wel aan te raden.

Schakel een incassobureau in als de factuur 30 tot 60 dagen na de vervaldatum nog steeds openstaat en je zelf geen reactie meer krijgt. Bij bedragen onder de €500 is het verstandig om eerst zelf de kosten van incasso af te wegen tegen de vordering. Sommige bureaus hanteren minimumbedragen.

Let op het verschil tussen consumenten en zakelijke debiteuren. Bij consumenten ben je gebonden aan de maximale incassokosten uit de WIK-staffel. Bij zakelijke debiteuren mag je in principe hogere incassokosten doorberekenen, mits dit redelijk is en bij voorkeur contractueel is vastgelegd in je algemene voorwaarden.

Het is ook verstandig om te controleren of de debiteur niet in een schuldsaneringstraject (WSNP) of faillissement zit. In dat geval moet je je vordering indienen bij de bewindvoerder of curator, en heeft een incassobureau weinig zin.

Kosten van een incassobureau: de WIK-staffel

De Wet Incassokosten (WIK) bepaalt hoeveel incassokosten je maximaal aan een consument mag doorberekenen. De staffel werkt als volgt: over de eerste €2.500 mag 15% worden berekend met een minimum van €40. Over het deel van €2.500 tot €5.000 geldt 10%, van €5.000 tot €10.000 is dat 5%, van €10.000 tot €200.000 geldt 1% en boven de €200.000 is het 0,5%.

Een rekenvoorbeeld: bij een openstaande factuur van €3.000 betaalt de debiteur maximaal €375 aan incassokosten bij een consumentenvordering. Dit is 15% over de eerste €2.500 (= €375) plus 10% over de resterende €500 (= €50), maar afgetopt op €375 plus €50 = €425. Deze kosten komen bovenop de hoofdsom en eventuele wettelijke rente.

Bij zakelijke vorderingen (B2B) geldt de WIK-staffel niet als dwingend recht. Hier mag je in je algemene voorwaarden hogere incassokosten opnemen. Veel bedrijven hanteren een percentage van 15% over de gehele vordering met een minimum van €75 tot €150. Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd bij de KvK en aan de wederpartij zijn overhandigd.

Naast de incassokosten mag je wettelijke handelsrente (B2B) of wettelijke rente (B2C) in rekening brengen. De wettelijke handelsrente bedraagt per 1 januari 2026 12,5% op jaarbasis. De wettelijke rente voor consumenten ligt op 6%. Deze rente loopt vanaf de dag na het verstrijken van de betalingstermijn.

Wie betaalt de kosten van het incassobureau?

In principe draait de debiteur op voor de incassokosten, mits aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Bij consumenten moet je de eerdergenoemde 14-dagenbrief hebben verstuurd. Pas daarna mogen incassokosten in rekening worden gebracht. Als je deze brief niet hebt verstuurd, mag de rechter de incassokosten afwijzen.

Het incassobureau zelf werkt meestal op basis van "no cure, no pay" of op provisiebasis. Bij no cure, no pay betaal je alleen als het bureau de vordering daadwerkelijk int. De provisie varieert doorgaans van 10% tot 25% van het geinde bedrag, afhankelijk van de hoogte van de vordering en de ouderdom ervan.

Sommige incassobureaus werken met vaste tarieven of een combinatie van vast tarief plus provisie. Vergelijk altijd meerdere bureaus en let op verborgen kosten zoals dossierkosten (€25 tot €50), registratiekosten of kosten voor juridische procedures. Een transparant bureau communiceert alle kosten vooraf.

Als de incasso mislukt, draai je als schuldeiser zelf op voor de gemaakte kosten, tenzij je een no-cure-no-pay-overeenkomst hebt. Bij gerechtelijke incasso komen er extra kosten bij, zoals griffierecht (vanaf €92 voor vorderingen tot €500) en deurwaarderskosten.

Minnelijke incasso versus gerechtelijke incasso

Bij minnelijke incasso probeert het incassobureau de vordering te innen zonder tussenkomst van de rechter. Dit gebeurt via sommatiebrieven, telefonisch contact en betalingsregelingen. Het voordeel is dat het sneller en goedkoper is dan een juridische procedure. Ongeveer 70% van de incassozaken wordt in de minnelijke fase opgelost.

Gerechtelijke incasso is de volgende stap als de debiteur niet reageert of weigert te betalen. Het incassobureau of een advocaat start dan een gerechtelijke procedure bij de kantonrechter (voor vorderingen tot €25.000) of de rechtbank. De gemiddelde doorlooptijd van een kantonprocedure is 4 tot 8 weken voor een verstekvonnis.

De kosten van gerechtelijke incasso zijn aanzienlijk hoger. Reken op griffierecht van €92 tot €2.837 afhankelijk van de hoogte van de vordering, plus advocaat- of gemachtigdenkosten en deurwaarderskosten voor het betekenen van de dagvaarding (circa €120 tot €150). Deze kosten kun je in de meeste gevallen verhalen op de debiteur via de proceskostenveroordeling.

Na een verstekvonnis kan de deurwaarder executoriaal beslag leggen op bankrekeningen, loon of bezittingen van de debiteur. Een vonnis is 20 jaar geldig, dus zelfs als de debiteur nu niet kan betalen, kun je later alsnog je geld claimen.

Incassobureau voor particulieren

Ook als particulier kun je een incassobureau inschakelen, bijvoorbeeld voor een niet-terugbetaalde lening aan een kennis of een geschil met een aannemer. De meeste incassobureaus accepteren ook particuliere vorderingen, mits je de vordering kunt onderbouwen met documentatie zoals een leenovereenkomst, factuur of whatsappberichten.

Let wel op dat gratis incassobureaus zelden echt gratis zijn. Sommige bureaus rekenen geen voorafgaande kosten maar nemen een fors percentage van het geinde bedrag, soms tot 30% of meer. Reken uit of dit de moeite waard is bij kleinere bedragen. Bij een vordering van €500 en 25% provisie houd je slechts €375 over.

Een alternatief voor particulieren is de gang naar de kantonrechter via een verzoekschrift of dagvaarding. Voor vorderingen tot €25.000 heb je geen advocaat nodig en kun je zelf procederen. Het griffierecht voor natuurlijke personen bedraagt €92 voor vorderingen tot €500 en €236 voor vorderingen van €500 tot €5.000.

Gebruik bij voorkeur een incassobureau dat is aangesloten bij de Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen (NVI) of het Keurmerk Incasso. Deze bureaus hanteren ethische gedragscodes en zijn gebonden aan klachtenprocedures.

Sinds 2024 is er ook de mogelijkheid om online via e-Court of Rechtspraak.nl een procedure te starten voor vorderingen tot €25.000. De kosten zijn lager dan een reguliere dagvaardingsprocedure en de doorlooptijd is korter. Dit is een interessant alternatief voor particulieren die niet de kosten van een incassobureau willen betalen.

Incasso bij kleine bedragen: is het de moeite waard?

Bij vorderingen onder de €200 is het inschakelen van een incassobureau zelden rendabel. De minimale incassokosten volgens de WIK zijn €40, maar de werkelijke kosten voor het bureau liggen hoger. Veel bureaus hanteren een minimumvordering van €100 tot €250.

Voor kleine bedragen zijn er alternatieven. Online incassodiensten zoals e-Court of digitale incassoplatforms rekenen lagere tarieven, vaak een vast bedrag van €15 tot €30 per vordering. Sommige boekhoudprogrammas bieden geintegreerde incassofuncties waarmee je geautomatiseerd herinneringen en aanmaningen verstuurt.

Een andere optie is het bundelen van meerdere kleine vorderingen op dezelfde debiteur. Als een klant drie facturen van elk €150 niet heeft betaald, kun je het totaalbedrag van €450 als een vordering overdragen. Dit maakt het voor het incassobureau interessanter en verhoogt je kans op succesvolle inning.

Preventie is bij kleine bedragen belangrijker dan incasso. Overweeg om vooruitbetaling te vragen, met iDEAL-betaallinks te werken of automatische incasso in te stellen. Zo voorkom je dat kleine bedragen zich opstapelen tot een serieus cashflowprobleem.

Alternatieven voor een incassobureau

Voordat je een incassobureau inschakelt, zijn er verschillende alternatieven die je kunt proberen. Een persoonlijk telefoongesprek met de debiteur is vaak effectiever dan schriftelijke aanmaningen. Vraag naar de reden van niet-betaling en bied eventueel een betalingsregeling aan.

Factoring is een ander alternatief: je verkoopt je openstaande facturen aan een factoringmaatschappij die direct 80% tot 90% van het factuurbedrag uitbetaalt. De factoringmaatschappij neemt het debiteurenrisico over. De kosten liggen tussen 1% en 5% van het factuurbedrag, afhankelijk van het risicoprofiel.

Een aangetekende ingebrekestelling via de post heeft vaak meer impact dan een e-mail. De kosten zijn beperkt tot circa €8 per brief. Vermeld expliciet het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum, de wettelijke rente die inmiddels is opgelopen en een laatste betalingstermijn van 14 dagen.

Mediation is een optie als er een commerciele relatie is die je wilt behouden. Een mediator kost gemiddeld €150 tot €300 per uur, maar als beide partijen tot een oplossing komen, bespaar je de kosten en tijd van een juridische procedure. Bij het Rechtspraak-mediationbureau zijn de kosten lager.

Een incassobureau kiezen: waar let je op?

Niet alle incassobureaus zijn gelijk. Let bij het kiezen op de aansluiting bij een brancheorganisatie zoals de NVI, het Keurmerk Incasso of de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG). Aangesloten bureaus zijn gebonden aan gedragscodes en klachtenprocedures.

Vergelijk de tariefstructuur van minimaal drie bureaus. Vraag naar de provisie, eventuele dossierkosten, kosten bij mislukking en de voorwaarden voor gerechtelijke incasso. Een betrouwbaar bureau werkt transparant en legt alle kosten vooraf vast in een overeenkomst.

Check de slagingspercentages en specialisaties. Sommige bureaus zijn gespecialiseerd in B2B-incasso, andere in consumenten of specifieke sectoren zoals de bouw of zorg. Een bureau met ervaring in jouw sector kent de specifieke problematiek en heeft doorgaans een hoger slagingspercentage.

Controleer ook de communicatie en rapportage. Een goed incassobureau houdt je op de hoogte van de voortgang via een online portal of regelmatige updates. Je moet altijd inzicht hebben in de status van je dossier en de ondernomen acties.

Wettelijke rechten en plichten bij incasso

Als schuldeiser heb je het recht om incassokosten en wettelijke rente in rekening te brengen zodra de betalingstermijn is verstreken. Bij consumenten moet je eerst de 14-dagenbrief versturen conform artikel 6:96 lid 6 BW. Bij zakelijke debiteuren is de wettelijke handelsrente direct verschuldigd na het verstrijken van de betalingstermijn (artikel 6:119a BW).

De debiteur heeft ook rechten. Hij mag de vordering betwisten en moet daartoe in de gelegenheid worden gesteld. Een incassobureau mag geen onredelijke druk uitoefenen, bedreigen of misleiden. De Autoriteit Consument en Markt (ACM) houdt toezicht op de naleving van consumentenregels bij incasso.

Sinds 2024 geldt de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) die strengere eisen stelt aan incassobureaus. Bureaus moeten zich registreren bij de Inspectie Justitie en Veiligheid en voldoen aan kwaliteitseisen. Dit beschermt zowel schuldeisers als debiteuren tegen malafide praktijken.

Verjaring is een belangrijk aandachtspunt. Handelsvorderingen verjaren na 5 jaar (artikel 3:307 BW). Je kunt de verjaring stuiten door een aangetekende brief te sturen waarin je ondubbelzinnig aanspraak maakt op betaling. Na stuiting begint een nieuwe verjaringstermijn van 5 jaar.

Voorkom incassoproblemen met goed debiteurenbeheer

Het beste incassobeleid is preventief. Zorg voor duidelijke betalingsvoorwaarden op je facturen en in je algemene voorwaarden. Vermeld de betalingstermijn (standaard 30 dagen, maar 14 dagen is effectiever), het rekeningnummer en wat er gebeurt bij te laat betalen.

Voer een consequent aanmaningsbeleid. Stuur na 7 dagen een vriendelijke herinnering, na 14 dagen een tweede herinnering en na 21 dagen een formele aanmaning met verwijzing naar incassokosten en rente. Automatiseer dit proces met je boekhoudsoftware om menselijke fouten te voorkomen.

Doe een kredietcheck voordat je grote orders accepteert. Via het Handelsregister van de KvK, Graydon of Creditsafe kun je de kredietwaardigheid van een bedrijf opvragen. De kosten zijn €5 tot €30 per rapport, maar dit voorkomt potentieel duizenden euros aan oninbare vorderingen.

Overweeg om bij nieuwe klanten of grote opdrachten een aanbetaling van 30% tot 50% te vragen. Dit verlaagt je risico en geeft de klant een financiele commitment. In sectoren zoals de bouw en ICT is dit gebruikelijk en geaccepteerd.

Incasso en je boekhouding

Openstaande vorderingen die je overdraagt aan een incassobureau blijven op je balans staan als debiteuren. Pas wanneer definitief vaststaat dat de vordering oninbaar is, mag je deze afboeken. De btw over een oninbare vordering kun je terugvragen bij de Belastingdienst via het suppletieformulier, mits de vordering minimaal 1 jaar openstaat.

De kosten van het incassobureau zijn aftrekbaar als bedrijfskosten. Boek deze op de grootboekrekening "Incassokosten" of "Algemene kosten". Als je btw-plichtig bent, kun je de btw over de incassokosten verrekenen als voorbelasting.

Houd een aparte administratie bij van al je incassodossiers, inclusief de oorspronkelijke factuur, alle correspondentie, de 14-dagenbrief en de overeenkomst met het incassobureau. Dit is niet alleen belangrijk voor je eigen overzicht, maar ook als bewijs bij een eventuele gerechtelijke procedure.

Met JustRunBiz automatiseer je je debiteurenbeheer volledig. Het systeem stuurt automatisch herinneringen en aanmaningen, houdt de ouderdom van je facturen bij en signaleert wanneer een vordering rijp is voor incasso. Zo houd je je cashflow gezond zonder handmatig werk.