Urenregistratie voor de horeca
Wisselende diensten, bijbanen en piekuren? Met JustRunBiz registreer je uren van al je personeel — en exporteer je direct naar je salarisadministratie.
Waarom horeca-ondernemers een slim urensysteem nodig hebben
In de horeca werk je met wisselende roosters, oproepkrachten en piekuren. Handmatig uren bijhouden op papier of in Excel leidt tot fouten en discussies. JustRunBiz automatiseert je urenregistratie met in- en uitklokken, automatische toeslagberekening en een directe koppeling met je salarisadministratie.
Herkenbaar?
Papieren urenlijsten raken kwijt of worden achteraf aangepast
Toeslagen voor avond-, weekend- en feestdagdiensten handmatig berekenen
Discussies met personeel over gewerkte uren en overuren
Geen realtime overzicht van loonkosten per dienst of per week
Oproepkrachten en bijbanen lastig bij te houden in één systeem
Salarisadministratie kost uren door handmatig overtypen van roosters
Zo lost JustRunBiz het op
JustRunBiz snapt hoe de horeca werkt: wisselende diensten, flexibel personeel en snelle facturatie.
Personeel klokt in via telefoon of tablet. GPS-verificatie optioneel voor meerdere locaties.
Avond-, weekend- en feestdagtoeslagen worden automatisch berekend op basis van je CAO-instellingen.
Geplande diensten vs. werkelijke uren direct naast elkaar. Afwijkingen worden gemarkeerd.
Ontvang meldingen als medewerkers over hun contracturen heen gaan, voordat het te laat is.
Exporteer uren per periode naar je salarisadministratie of accountant met één klik.
Zie direct wat een avonddienst of weekenddienst je kost aan loonkosten.
Hoe andere horecaondernemers JustRunBiz gebruiken
Restaurant
Keuken- en bediening personeel klokt in op een gedeelde tablet. Splitdiensten automatisch verwerkt.
Café of bar
Oproepkrachten registreren hun uren via de app. Overuren en nachttoeslagen worden automatisch berekend.
Hotel
Receptie, housekeeping en F&B in één rooster. Uren per afdeling inzichtelijk voor management.
Alle modules die je nodig hebt — inbegrepen
Geen extra kosten per module. Alles zit in je abonnement.
Waarom horecaondernemers overstappen naar JustRunBiz
Alle modules beschikbaar. Altijd opzegbaar.
Automatische toeslagen en inklokken elimineren handmatige rekenfouten.
Geen urenstaten meer overtypen voor je salarisadministratie.
Veelgestelde vragen
Klaar met urenlijsten op papier?
Start vandaag gratis en automatiseer de urenregistratie van je horecapersoneel.
Branche-specifieke informatie
De horecabranche kent een van de meest complexe urenregistraties van alle sectoren in Nederland. Wisselende diensten, oproepkrachten, nul-uren contracten en de verplichting om pauzetijden nauwkeurig bij te houden maken handmatige tijdregistratie vrijwel onhoudbaar. Daar komt bij dat de Horeca-CAO specifieke bepalingen kent rondom onregelmatigheidstoeslag (ORT), feestdagentoeslag en de maximale aaneengesloten werktijd van 13 uur per dienst. Wie als horecaondernemer of horecamanager geen waterdichte urenregistratie bijhoudt, riskeert niet alleen naheffingen van de Belastingdienst, maar ook claims van medewerkers op basis van de CAO Horeca 2024-2026.
Oproepkrachten en nul-urencontracten: hoe je diensten feilloos vastlegt
In een gemiddeld horecabedrijf werkt 40 tot 60 procent van het personeel op een oproepbasis of nul-urencontract. Dit betekent dat jouw urenregistratie per dienst exact moet bijhouden wanneer iemand is ingeroosterd, wanneer diegene daadwerkelijk arriveerde en wanneer de dienst eindigde. Stel: je runt een restaurant en roept op zaterdag vier bedieningsmedewerkers op voor de dinnershift van 17:00 tot 23:00. Een medewerker wordt om 22:00 naar huis gestuurd omdat het rustig is. Zonder digitale tijdregistratie is achteraf nauwelijks te reconstrueren wie hoeveel uur heeft gewerkt. Met een urenregistratiemodule die werknemer-specifieke start- en eindtijden per dienst registreert, beschik je direct over de juiste grondslag voor de salarisverwerking.
Een bijkomend juridisch risico bij oproepkrachten is de oproeptermijn. Volgens de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) moet je een oproepkracht minimaal vier dagen van tevoren oproepen, anders heeft hij of zij het recht de oproep te weigeren. Een digitale urenregistratie met koppeling aan je roosterapplicatie geeft je direct inzicht in wanneer een oproep is verzonden en bevestigd. Dit beschermt je bij eventuele arbeidsrechtelijke geschillen. Bovendien ben je voor de loonheffingen verplicht een deugdelijke loonadministratie bij te houden. De Belastingdienst kan bij een boekenonderzoek tot vijf jaar terug controleren; betrouwbare urendata vormen dan jouw eerste verdedigingslinie.
De valkuil van onregelmatigheidstoeslag: fouten die jou geld kosten
De CAO Horeca 2024-2026 verplicht werkgevers om een onregelmatigheidstoeslag (ORT) uit te betalen voor gewerkte uren op maandag tot en met vrijdag tussen 00:00 en 08:00 uur (25% toeslag), op zaterdagen (25% toeslag) en op zondagen en erkende feestdagen (50% toeslag). Dit klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk gaat het regelmatig mis. Een medewerker die op vrijdagnacht doorwerkt tot 01:30 uur heeft recht op de reguliere toeslag voor de nachturen, maar als de dienst administratief als zaterdag is ingeboekt, wordt de hogere zaterdagtoeslag ten onrechte niet berekend. Handmatige invoer vergroot de kans op dit soort sluipende fouten aanzienlijk.
Een correct geconfigureerde urenregistratiemodule koppelt automatisch de gewerkte uren aan de juiste ORT-categorieën op basis van dag en tijdstip. Zo voorkom je zowel te weinig als te veel uitbetalen. Te weinig uitbetalen leidt tot claims van medewerkers en mogelijke boetes van de Nederlandse Arbeidsinspectie; te veel uitbetalen verhoogt je loonkosten onnodig. In 2026 liggen de gemiddelde loonkosten per uur in de bediening (schaal 3-4 CAO Horeca) rond de 16,50 tot 19,00 euro bruto exclusief werkgeverslasten. Een consequente fout in de ORT-berekening van slechts 15 minuten per dienst per medewerker kan bij een team van tien mensen maandelijks honderden euro's aan incorrecte uitbetalingen opleveren.
Horecacijfers 2026: wat de branche je vertelt over arbeidstijdregistratie
Volgens Koninklijke Horeca Nederland (KHN) werkten er in 2025 ruim 440.000 mensen in de Nederlandse horecabranche, waarvan circa 60 procent een flexibel contract had. Het personeelsverloop ligt met gemiddeld 35 procent per jaar ver boven het nationaal gemiddelde van 20 procent. Dit hoge verloop maakt nauwkeurige urenregistratie extra urgent: nieuwe medewerkers werken niet altijd de volledige maand en hun uren moeten pro-rata correct worden verantwoord voor de verlofopbouw (minimaal 4 procent van het brutoloon op basis van gewerkte uren conform de CAO Horeca) en de vakantiedagentelling. In 2026 verwacht de branchevereniging een verdere stijging van het minimumloon met 1,2 procent, waardoor de ondergrens voor oproepkrachten stijgt naar circa 14,20 euro per uur.
De Belastingdienst intensiveerde in 2024 en 2025 haar controles op de horeca, specifiek gericht op kassasystemen, afdrachten loonheffingen en de aansluiting tussen urenstaten en loonstroken. Bij geconstateerde tekortkomingen in de administratie legt de dienst een verzuimboete op van minimaal 68 euro per aangifte, oplopend tot 5.514 euro bij herhaald verzuim. Voor grotere horecabedrijven met meer dan vijftien medewerkers kan een boekenonderzoek waarbij de urenregistratie niet klopt leiden tot correcties op meerdere jaren tegelijk. Een betrouwbare digitale module die timestamps, medewerkersnamen en dienstrubrieken automatisch opslaat, reduceert dit risico aanzienlijk.
Van kassa-sluiting tot loonverwerking: een typische workflow in de horeca
Een praktische workflow voor een horecabedrijf met een digitale urenregistratiemodule ziet er als volgt uit. Aan het begin van iedere dienst klokken medewerkers in via een tablet bij de ingang van de keuken of bar; de module registreert automatisch datum, tijdstip en de gekoppelde medewerker. Halverwege de shift worden pauzes bijgehouden conform de Arbeidstijdenwet: bij diensten langer dan 5,5 uur minimaal 30 minuten onbetaalde pauze. Aan het einde van de dienst klokt de medewerker uit en accordeert de leidinggevende de uren digitaal via het dashboard. Aan het einde van de week genereert de module een weekoverzicht per medewerker, inclusief automatische ORT-berekening, overuren boven de 40 uur per week conform de CAO en de totaaluren voor de verlofopbouw. Dit overzicht wordt direct doorgestuurd naar de salarisverwerking, waardoor de kans op invoerfouten nagenoeg nul is en jij als ondernemer altijd een actueel en controleerbaar overzicht hebt van je arbeidskosten.
Samenvatting
Urenregistratie in de horeca is geen administratieve bijzaak, maar een kernproces dat direct invloed heeft op jouw loonkosten, juridische compliance en relatie met medewerkers. De combinatie van oproepkrachten, nul-urencontracten, complexe ORT-regelgeving uit de CAO Horeca 2024-2026 en intensievere Belastingdienst-controles maakt een betrouwbare digitale module onmisbaar. Correcte tijdregistratie beschermt je bij arbeidsrechtelijke geschillen, voorkomt fouten in onregelmatigheidstoeslagen en zorgt dat je loonverwerking altijd aansluit op de werkelijke gewerkte uren.
Branche-specifieke vragen
Moet ik als horecaondernemer pauzetijden apart registreren in mijn urenadministratie?▼
Ja, de Arbeidstijdenwet verplicht je pauzetijden apart vast te leggen wanneer een dienst langer dan 5,5 uur duurt. In dat geval heeft de medewerker recht op minimaal 30 minuten onbetaalde pauze. Bij diensten langer dan 10 uur geldt 45 minuten. Een digitale urenregistratiemodule kan pauzeregistratie als verplicht veld instellen, zodat jij altijd een complete en controleerbare tijdverantwoording hebt die voldoet aan zowel de wet als de CAO Horeca.
Hoe bereken ik de onregelmatigheidstoeslag correct voor nachtdiensten die over middernacht heen gaan?▼
Een dienst die begint op vrijdagavond en eindigt op zaterdagochtend wordt opgesplitst in twee perioden: de uren voor middernacht vallen onder de vrijdagnachttoeslag (25% voor uren tussen 00:00 en 08:00), de uren na middernacht onder de zaterdagtoeslag (25%). Een goede urenregistratiemodule verdeelt de dienst automatisch op basis van het tijdstip van de klokovergang, zodat de juiste toeslag per uur wordt toegepast en jij voldoet aan de CAO Horeca 2024-2026.
Wat zijn de gevolgen als mijn urenregistratie niet op orde is bij een controle van de Nederlandse Arbeidsinspectie?▼
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij een controle boetes opleggen als je geen deugdelijke arbeidstijdenadministratie bijhoudt. Minimumboetes starten bij 340 euro per overtreding, maar kunnen bij herhaald of ernstig verzuim oplopen tot meerdere duizenden euro's. Bovendien kan een medewerker achteraf alsnog betaling van niet-geregistreerde uren of toeslagen claimen via de rechter, met terugwerkende kracht tot vijf jaar.
Hoe ga ik om met medewerkers die regelmatig vergeten in of uit te klokken?▼
Dit is een veelvoorkomend probleem in de horeca. Stel in jouw urenregistratiemodule automatische herinneringsnotificaties in voor medewerkers die vergeten in of uit te klokken. Zorg daarnaast dat een leidinggevende dagelijks een signaallijst krijgt van ontbrekende registraties. Bouw een herstelprocedure in waarbij de manager uren handmatig kan corrigeren met een verplichte toelichting, zodat wijzigingen traceerbaar en auditeerbaar blijven voor de loonadministratie.
Telt de reistijd van het magazijn naar de werkvloer als werktijd in de horeca?▼
In de horeca is reistijd van huis naar werk in beginsel geen werktijd. Echter, als jij medewerkers verplicht op een centrale locatie te verzamelen voor gezamenlijk vervoer naar het evenement of de cateringlocatie, telt die tijd vanaf het verzamelpunt wel als werktijd. Leg dit soort afspraken schriftelijk vast in de arbeidsovereenkomst en registreer de start van de dienst altijd vanaf het afgesproken beginpunt om discussies te voorkomen.