Rittenregistratie volgens de Belastingdienst
Een complete uitleg van de wettelijke eisen, een voorbeeld-PDF en de regels die JustRunBiz automatisch afdwingt. Onderdeel van de boekhoudmodule, dus geen losse app of kastje nodig.
Verplichte velden per rit
Deze velden moeten in je rittenregistratie staan. Bij ontbreken kan de Belastingdienst de administratie als "niet-sluitend" afkeuren.
| Veld | Toelichting | Verplicht |
|---|---|---|
| Datum | Per rit, ISO formaat | |
| Begin-km-stand | Cumulatief, sluit aan op vorige rit | |
| Eind-km-stand | Begin-km nieuwe rit = eind-km oude rit | |
| Beginadres | Volledig: straat + nummer + plaats | |
| Eindadres | Volledig adres | |
| Karakter rit | Zakelijk / privé / woon-werk | |
| Afwijking route | Reden noteren bij omrijden | |
| Klant of doel | Bij zakelijke ritten verplicht |
Wat is een "sluitende" rittenregistratie?
Sluitend betekent dat de chronologie van km-standen klopt. Praktisch:
- De begin-km van rit B = de eind-km van rit A (als A en B opeenvolgend zijn op dezelfde auto)
- Geen onverklaarde "gaten" tussen twee ritten
- Geen kilometers vóór de ingebruikname-datum of ná einddatum van het voertuig
Voorbeeld: rit van 10 april eindigt op km-stand 45.230. Rit van 12 april begint op 45.380. Tussen die data is 150 km onverklaard. Dit is geen sluitende admin: je moet ofwel een rit aanvullen, ofwel de 150 km als "privé" markeren.
JustRunBiz heeft een ingebouwde gap-detector die deze problemen toont. De app blokkeert nieuwe ritten die niet aansluiten. Zo kan je administratie nooit per ongeluk niet-sluitend worden.
Auto van de zaak: bijtelling vermijden
Bij een auto van de zaak betaal je bijtelling (16-25% van de cataloguswaarde) als je meer dan 500 km privé per jaar rijdt. Wil je dat vermijden? Dan teken je een "Verklaring geen privégebruik" en moet je een sluitende rittenregistratie kunnen overleggen.
Let op: één rommelige rit kan duizenden euro's kosten
Als de Belastingdienst je registratie afkeurt, vervalt de Verklaring geen privégebruik en wordt bijtelling alsnog opgelegd over het hele jaar, plus boete. Voor een auto van € 40.000 cataloguswaarde is dat al snel € 8.000 extra belasting per jaar.
Met JustRunBiz hoef je je daar geen zorgen over te maken: alle wettelijke regels zijn afgedwongen op data-niveau, en de export bevat een hash zodat je kunt bewijzen dat je administratie niet later is aangepast.
Hash-keten: onveranderbaar bewijs
Bij boekjaar-afsluiting krijgt elke rittenset een SHA-256 hash. Deze hash wordt gekoppeld aan de hash van het vorige boekjaar, net als bij blockchain. Eén bit wijzigen in een rit van vorig jaar maakt de hele keten ongeldig.
Bij een controle kan je accountant of de Belastingdienst zelf de hash herberekenen en vergelijken met de hash op je export-PDF. Klopt? Dan is je administratie aantoonbaar onveranderd.
Voorbeeld lock-hash
4f8a2b9d1c6e0f3a8b5d7c2e9f1a4b6d3c5e8f2a9b1d4c7e0f3a8b5d2c9e6f1aBerekend over alle ritten van het boekjaar + hash van vorig jaar. Kan onafhankelijk worden geverifieerd.
Voorbeeld Belastingdienst-PDF
Zo ziet een export uit JustRunBiz eruit. Alle vereiste velden, totalen per categorie, en bij gesloten boekjaar een hash onderaan voor onveranderbaarheid.
Rittenregistratie
12-AB-345 BMW 320i · Periode 2026-01-01 t/m 2026-12-31
Houder: Voorbeeld B.V.
Brandstof: Diesel
Aantal ritten: 247
Begin km: 45.000
| Datum | Begin km | Eind km | Afstand | Vanaf | Naar | Karakter |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 02-01 | 45.000 | 45.087 | 87 | Damrak Amsterdam | Coolsingel Rotterdam | Zakelijk |
| 02-01 | 45.087 | 45.174 | 87 | Coolsingel Rotterdam | Damrak Amsterdam | Zakelijk |
| 03-01 | 45.174 | 45.198 | 24 | Damrak Amsterdam | Schiphol-Oost | Zakelijk |
Hash (SHA-256): 4f8a2b9d1c6e0f3a8b5d7c2e9f1a4b6d3c5e8f2a9b1d4c7e0f3a8b5d2c9e6f1a
Veelgestelde vragen
Welke gegevens eist de Belastingdienst per rit?↓
Datum, begin- en eind-km-stand, begin- en eindadres, het karakter van de rit (zakelijk, privé of woon-werk) en bij afwijkende routes de reden. Deze velden moeten compleet zijn voor elke rit.
Wat betekent "sluitende rittenregistratie"?↓
Sluitend = geen onverklaarde kilometers tussen ritten. De begin-km van elke rit moet gelijk zijn aan de eind-km van de vorige rit op dezelfde auto. Lukt dit niet, dan is je administratie niet sluitend en kan de Belastingdienst correcties opleggen.
Hoe lang moet ik mijn rittenregistratie bewaren?↓
7 jaar. De fiscale bewaarplicht geldt voor alle stukken die relevant zijn voor je belastingaangifte, inclusief rittenadministratie. JustRunBiz bewaart automatisch.
Kan ik mijn rittenregistratie achteraf wijzigen?↓
Tot het boekjaar wordt afgesloten kun je wijzigen, maar elke aanpassing wordt gelogd in een audit log met tijdstip, gebruiker en reden. Na afsluiting kan alleen via een correctierit. Het origineel blijft intact, zo blijft de hash-keten geldig.
Wat is een "Verklaring geen privégebruik"?↓
Een verklaring die je tekent als je een auto van de zaak hebt en minder dan 500 km privé per jaar rijdt. Je vermijdt daarmee de bijtelling, maar moet wel een sluitende rittenregistratie kunnen overleggen bij controle.
Wat als de Belastingdienst mijn registratie afkeurt?↓
Bij een onsluitende of incomplete administratie kan de Belastingdienst de bijtelling alsnog opleggen of zakelijke aftrek weigeren. Vandaar het belang van een tool die de regels afdwingt in plaats van vertrouwt op handmatige discipline.
Kun je een Excel-bestand inleveren?↓
Ja, Excel is wettelijk geldig zolang alle vereiste velden compleet zijn en de admin sluitend is. Het probleem: Excel dwingt geen regels af, dus 1 vergeten rit en je administratie is waardeloos.
Is de PDF-export van JustRunBiz Belastingdienst-proof?↓
Ja. Alle wettelijke velden zijn aanwezig, totalen per categorie zijn correct, en bij gesloten boekjaar is een SHA-256 hash toegevoegd zodat je achteraf kunt aantonen dat de export ongewijzigd is.
Belastingdienst-controle zonder stress
Begin gratis. Alle eisen worden automatisch afgedwongen.
30 dagen gratis