UBL-factuur

Wat is UBL-factuur?

UBL staat voor Universal Business Language, een internationale standaard voor het uitwisselen van zakelijke documenten zoals facturen, offertes en pakbonnen. Een UBL-factuur is een factuur opgeslagen in het XML-bestandsformaat dat voldoet aan deze standaard. In tegenstelling tot een gewone PDF-factuur, die eigenlijk een digitale afbeelding van een papieren document is, bevat een UBL-factuur gestructureerde data die door computersystemen direct herkend en verwerkt kan worden. Elk veld, zoals het factuurnummer, de datum en de BTW-bedragen, heeft een vaste, gedefinieerde plek in het bestand.

In Nederland wordt veelal gebruikgemaakt van het NLCIUS-profiel, een Nederlandse invulling van de Europese standaard EN 16931. Dit profiel bepaalt precies welke velden verplicht zijn en hoe de gegevens gecodeerd moeten worden. Wanneer jouw boekhoudsoftware een UBL-factuur aanmaakt, genereert het automatisch dit XML-bestand. De ontvanger kan dit bestand direct inlezen in zijn eigen systeem, zonder dat iemand handmatig gegevens hoeft over te typen. Dat maakt de hele factuurverwerking sneller en betrouwbaarder voor beide partijen.

Hoe werkt UBL-factuur in de praktijk?

Als je een UBL-factuur wilt versturen, heb je boekhoudsoftware of een ERP-systeem nodig dat dit formaat ondersteunt. Je maakt de factuur aan zoals je dat normaal doet: je vult de klantgegevens, de omschrijving, het bedrag en het BTW-tarief in. De software genereert vervolgens automatisch een XML-bestand met al deze gegevens in de juiste gestandaardiseerde structuur. Sommige ondernemers sturen dit XML-bestand direct mee als bijlage bij een e-mail, terwijl anderen gebruikmaken van een elektronisch facturennetwerk zoals Peppol om de factuur veilig af te leveren.

Peppol is een Europees netwerk waarover UBL-facturen uitgewisseld worden, vergelijkbaar met een postnetwerk maar dan volledig digitaal en geautomatiseerd. Zodra jouw factuur via Peppol aankomt bij de ontvanger, wordt deze direct ingelezen in diens boekhoudsysteem. Dit elimineert handmatig werk aan beide kanten. Factureert je aan de Nederlandse overheid, dan ben je zelfs wettelijk verplicht om via dit netwerk te factureren. Steeds meer grote bedrijven sluiten zich hierbij aan en vragen ook hun leveranciers, waaronder MKB-bedrijven, om op deze manier te factureren.

Waarom is UBL-factuur belangrijk?

Het gebruik van UBL-facturen heeft meerdere voordelen. Ten eerste verkort het de betaaltermijn, omdat de ontvanger de factuur direct en foutloos kan verwerken zonder vertraging door handmatig invoeren. Ten tweede verlaag je de kans op afwijzing van een factuur wegens foute of ontbrekende gegevens, omdat de softwarevalidatie dit vooraf controleert. Ten derde wordt elektronisch factureren steeds meer een wettelijke verplichting, zeker richting overheden en in B2B-ketens binnen Europa. Door nu al te starten met UBL, ben je voorbereid op toekomstige verplichtingen en werk je professioneler samen met grote klanten.